¿Cómo crear un contrato?

Un contrato estipula las diversas condiciones de venta y compra de productos o servicios. Este contrato puede ser renovado y consultado, así como ser replicado en una nueva versión cuando existen nuevas modificaciones.

Crear contratos

Un contrato de Compra o Venta, asociado a un Cliente/Otro Deudor o a un Proveedor/Otro Acreedor, permite definir las diversas condiciones de suministro de Productos o Servicios, si se trata de un contrato de venta o de adquisición de Productos/Servicios, si se trata de un contrato de compra.

Pueden ser definidas las siguientes características:

• Validez: se configura un periodo para el que el contrato es válido;
• Estado: define el estado actual en está el Contrato (Nuevo, Presupuestado, Rechazado, Activo-Facturación Activada, Activo-Facturación Suspendida);
• Condiciones Comerciales: como la moneda, modo y condiciones de pago, descuentos;
• Contabilización: a forma como un contrato es contabilizado, por ejemplo, el proyecto, la cuenta, el centro de costes, etc.;
• Garantíascontractuales asociadas al contrato: estas pueden ser obligatorias u opcionales.

Para crear un contrato, deben realizarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Servicios | Contratos | Contratos;
2. Indicar el Documento y la Serie que definen el contrato;
3. Identificar la referencia del contrato;
4. Identificar la Entidad asociada al contrato;
5. En la pestaña Generales, definir los criterios de validez del contrato: - Periodo: intervalo de fechas de validez del contrato; - Renovable: indica si el contrato es renovable;
6. Definir el valor del contrato, así como la moneda del mismo;
7. Si el contrato está asociado a un proyecto puede hacerse esta asociación;
8. En los contratos de venta puede indicarse el responsable del contrato (vendedor), así como la oportunidad de ventaque le ha dado origen;
9. En la pestaña Condiciones comerciales, definir la:
   • Divisa, Forma de Pago, Cond. Pago, Dto. comercial y Dto. Adicional;
   • Regla de facturación con otras condiciones comerciales;
10. En la pestaña Contabilidad, definir las reglas que después se copian a los documentos;
11. En la pestaña Observaciones, pueden introducirse datos adicionales al contrato;
12. En la pestaña Garantías, asociar las garantías aplicables al contrato;
13. En la pestaña CCP, definir los datos relativos al Código de Contrato Público asociado al contrato
14. Por fin, hacer clic en Guardar.

Pueden crearse Planes de Facturación para un Contrato de Venta a partir de su menú de contexto, en la opción Contexto | Plan de Facturación. En este caso, la ventana de la programación de la facturación se abre con los campos de Cliente y Contrato introducidos con los datos correspondientes.

Renovar contratos

Para simplificar el proceso de renovación de los contratos se ha creado una utilidad que permite efectuar esta operación en lote.

Para efectuar la renovación de contratos deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Servicios | Contratos | Renovación de Contratos;
2. En la pestaña Restricciones, definir la fecha hasta la que se deben considerar las renovaciones;
3. Seleccionar el botón Actualizar;
4. En la lista, seleccionar los contratos que se van a renovar: - Al seleccionar un contrato, los datos del contrato que se va a generar se sugieren según los datos del documento original (tipo de documento y duración del periodo de validez), el estado sugerido será siempre el Presupuestado; - Si se desea, pueden modificarse los datos del nuevo contrato, incluso el estado del contrato; - El nuevo valor del contrato se sugiere aplicando el factor de actualización definida en el tipo de documento de contrato al valor actual del contrato. El factor de actualización puede modificarse, contrato a contrato, sin cambiar el margen definido en el tipo de documento contrato. El nuevo valor también se puede modificar, contrato a contrato, para lo que basta con editar el valor directamente en el campo.
5. Seleccionar el botón Calcular.

Al final del cálculo se muestra una lista con los contratos generados, lo que permite editarlos a través de la funcionalidad de drill down.

Al renovar un contrato, se mantiene la referencia en el nuevo contrato. En el editor de contratos, puede navegarse al contrato generado a partir de la renovación, así como al contrato de origen si el contrato editado ya resulta de una renovación.

Crear nuevas versiones de contrato

Los Contratos pueden tener versiones, es decir, podemos generar una nueva versión del contrato para realizar cambios, guardando así un historial de los valores del contrato antes de su modificación. Este historial puede después consultarse, pero no se puede modificar. Cualquier modificación debe realizarse en la versión más reciente del contrato.

En el encabezado del contrato existe un campo que indica su versión y, al lado del número, se indica si es la versión actual o si es del historial.

Para crear una nueva versión de un contrato deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Servicios | Contratos | Contratos;
2. Editar un contrato;
3. Seleccionar en el menú de contexto del Contrato la opción Crear Nueva Versión;
4. Confirmar si se desea seguir creando la nueva versión.

El editor se actualiza con los datos de la nueva versión del contrato y puede verse en el campo versión que esta ha aumentado.

Consultar contratos

El objetivo de esta opción es presentar una lista detallada de contratos.

Para ello, deberá acceder a Gestión de Contratos | Informes | Consultas | Contratos y hacer clic en Actualizar.

En la pestaña Restricciones, puede condicionarse la información presentada para obtener los resultados adecuados a los parámetros deseados.