¿Cómo importar presupuestos?

La importación de los presupuestos es una importante herramienta de automatismo en la creación del presupuesto no módulo de Construcción.En este sentido, se pueden importar presupuestos a través de un archivo excel, ya sean presupuestos normales o elaborados en el CCS, o presupuestos en formato BC3.

Para garantizar la correcta importación y exportación de los presupuestos, utilizando archivos Excel, es necesario cumplir los siguientes requisitos:

• Microsoft Office: solo en la importación en formato Excel;
• Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable de 64bits: solo para versiones anteriores a la Service Release 3 de la v10.20; para el resto de opciones de importación y exportación.

Recomendamos consultar el artículo Requisitos de Software para asegurarse de que utiliza las versiones de Microsoft Office actualmente compatibles.

Importar presupuestos del Excel

En la importación de los presupuestos deberá tener en consideración los siguientes aspectos:

• El archivo excel debe contener el presupuesto en una única hoja y no puede tener celdas combinadas;
• Cada columna tiene que incluir exclusivamente el mismo tipo de datos;
• El registro de estos datos, relativos a cada Grupo o Partida del Presupuesto, debe iniciarse a partir de la 2.ª línea del archivo;
• Deberá indicar las columnas "Identificación", "Descripción", "Cantidad", "Unidad" y "Precio Unitario", aunque no presenten registros. La columna "Descripción" debe obligatoriamente contener registros;
• Si en todos los grupos y partidas existe una columna con la marcación de la 1.ª línea de la descripción, podrá señalar como Comparación e indicar el nombre de la columna correspondiente. De este modo, si una descripción cubre más de una celda, estas informaciones serán automáticamente reunidas en una única celda;
• El Símbolo Agrupador contiene el símbolo utilizado en la agrupación automática;
• El Símbolo de Exclusión (‘-‘), añadido en la columna de indentación, identificará las líneas del presupuesto que serán excluidas de la importación;
• En el archivo no pueden existir, además de las líneas con los datos relativos a cada grupo o Partida del Presupuesto, otras líneas con otro tipo de información (por ejemplo, comentarios, transporte o totales);

Cabe referir que, para que la importación sea realizada, es necesario inicialmente tener un concurso u obra creado.

Para importar presupuestos de excel, deben efectuarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Construcción | Concursos;
2. Crear una propuesta;
3. Hacer clic en el botón de contexto Importar/Exportar;
4. Seleccionar el formato Excel y, a continuación, seleccionar el archivo deseado; Nota: Después de esta selección, el procedimiento de importación, al ser interrumpido, tendrá que ser reiniciado;
5. Indicar las columnas "Identificación", "Descripción", "Cantidad", "Unidad" y "Precio Unitario" en el cuadro Configuración que surge en el archivo Excel; Nota: Deberá indicar estas columnas aunque no contengan registros, excepto la columna "Descripción" que debe tener registros;
6. A continuación, el archivo será formateado, y son eliminadas automáticamente todas las líneas en blanco y todas las líneas identificadas con el símbolo de exclusión;
7. Posteriormente, se presenta sobre el archivo Excel el cuadro Operaciones sobre la estructura que facilita la conclusión de la preparación para importación;
8. Filtrar las líneas de cada columna a través del botón Filtrar;
9. Hacer clic en el botón Reunir para unir las líneas o celdas pertenecientes al mismo grupo o partida; Nota: Si Comparación está señalado en el cuadro Letras y Columnas, esta operación será automática;
10. Asociar en cada línea del archivo Excel el nivel en que el respectivo grupo o partida está localizado en la estructura del presupuesto a través del botón Agrupar; Nota: También puede utilizar el botón Agrupa Todo que con base en el Símbolo Agrupador agrupa todas las líneas utilizando el símbolo como separador de nivel (este proceso no asegura que todos los capítulos y partidas sean correctamente identificados y es necesario una posterior validación);
11. Hacer clic en Validar para comprobar si existe alguna anomalía que impida la importación;
12. Por fin, hacer clic en Importar.

Importar presupuestos en el formato BC3

El formato BC3 permite intercambiar bases de dados de presupuestos y precios, independientemente de la aplicación instalada.

Por ejemplo, si desea intercambiar presupuestos de aplicaciones diferentes del módulo Construcción, puede usar este formato sin perder la calidad de los datos.

Para importar un presupuesto a un archivo en formato BC3 deben efectuarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Construcción |Obra o Construcción | Concurso;
2. Seleccionar y editar la obra/concurso;
3. Acceder a Presupuestación y hacer clic en Presupuesto/Propuesta;
4. Seleccionar el Presupuesto/Propuesta Base a importar;
5. Hacer clic en Importar/Exportar a través de la opciónContexto;
6. Seleccionar la operación Importar Presupuesto;
7. Seleccionar el formato BC3;
8. Indicar el tipo de presupuesto a importar (Costes o de Ejecución) y la ruta del archivo BC3 a importar;
9. Se abre un asistente para ayudar a efectuar la importación del Presupuesto/Propuesta para el formato BC3;
10. Hacer clic en Siguiente;
11. Indicarla ruta en la que se encuentra el archivo en formato BC3 (el sistema sugiere la que se ha indicado previamente en la ventana Importación / Exportación), y opcionalmente, modificar la ruta sugerida por el sistema en la que se desea guardar el informe del proceso;
12. Hacer clic en Siguiente;
13. Validar los datos del archivo de origen;
14. Hacer clic en Siguiente;
15. Seleccionar las zonas a importar. En el caso de que la zona aún no exista se creará automáticamente. La zona seleccionada es la que se usa también en los Precios;
16. Hacer clic en Siguiente;
17. Definir el número de decimales (mínimo 0 y máximo 3). Siguiente;
18. Validar los datos a importar. Se muestran los datos del presupuesto a importar (recursos, fichas y partidas).
19. Hacer clic en Siguiente;
20. Definir el comportamiento de los Recursos y de las Fichas de Rendimiento; Nota: Podrá no crear en esta fase los recursos y las fichas en la base de datos de precios para no se dupliquen en la base de datos las partidas y los recursos que ya existen pero que tienen códigos diferentes. En la fase de adjudicación, es obligatorio crear estos elementos;
21. Definir si se desean actualizar los precios de los Recursos y la composición de las Fichas de Rendimiento existentes;
22. Hacer clic en Siguiente;
23. Definir las carpetas donde los recursos deberán ser creados por tipo: personal, materiales, equipamientos y diversos;
24. Hacer clic en Siguiente;
25. Hacer clic en Finalizar;
26. Opcionalmente, activar las siguientes opciones: - Adjuntar archivo origen: permite adjuntar el archivo BC3 de origen en los datos generales de la obra; - Adjuntar informe: permite adjuntar el informe del proceso a los datos generales de la obra; - Mostrar informe de procesamiento: abre el informe de proceso;
27. Por fin, hacer clic en Finalizar.

En el caso de que existan errores, modificaciones de los códigos, registros o partidas ignoradas, el informe do procesamiento mostrará una descripción de estas situaciones.

La importación de archivos BC3 implementada es para el formato FIEDBC3/2007.

Importar presupuestos elaborados en CCS

Esta operación tiene como finalidad importar presupuestos elaborados en CCS a un formato Excel.

Para importar presupuestos elaborados en CCS deben efectuarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Construcción | Concursos;
2. Seleccionar la lista de concursos;
3. Editar un concurso o crear un nuevo;
4. En la pantalla del concurso seleccionar la propuesta base;
5. Seleccionar la opción Importar/Exportar;
6. Seleccionar el formato del tipo CCS;
7. Seleccionar el archivo;
8. Por fin, hacer clic en Confirmar.

Después de confirmar, se mostrará un asistente en el que se indican todos los datos necesarios a una importación:

Tipo de presupuesto a importar:

• Si la importación se realiza a una nueva propuesta;
• El Presup. de ejecución de la obra, usado cuando ya tenemos un presupuesto importado y se modifica el CCS, por lo que hay que actualizar el existente. Para las partidas que no existan en el presupuesto previamente importado, debe indicarse lo que se desea hacer, o se ignoran o se añaden estas partidas.

Datos del presupuesto que se introducen según el tipo de presupuesto indicado:

• En la Propuesta Base, indicar los datos base como el código, la descripción y el título, con posibilidad de heredar estos descriptivos de la ficha del concurso;
• En el Presup. de Ejecución de la obra, indicar el presupuesto que se va a actualizar.

Identificación del archivo Excel:

• La localización del archivo Excel;
• Indicar el código de unidad usado para partidas de tipo valor global (VG). Normalmente estas partidas en el archivo de exportación creado por el CCS contienen la información sobre la cantidad y el precio unitario cambiada. Así, en el proceso de importación pueden identificarse automáticamente estas partidas y cambiar esta información.
• Indicar en el archivo Excel el número de la primera línea con datos válidos;
• Indicar si los recursos deben colocarse en el presupuesto como libres o si se crean automáticamente en la tabla de precios.

Identificación de las columnas:

Para que sea posible importar un archivo exportado del CCS, deberá indicar la localización de todas las informaciones existentes. Para eso, deberá indicar la letra de cada columna del Excel.