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En el módulo Construcción, están disponibles diversas operaciones relacionadas con los presupuestos de una obra.
En este sentido, se pueden crear propuestas/presupuestos, así como duplicar y/o consultar los presupuestos disponibles. Además, el número de decimales puede ser configurado, bien como las opciones generales de los presupuestos. Si existen errores o omisiones en el presupuesto, podrá registrarlas, así como utilizar fórmulas para ayudar a calcular el precio de coste del presupuesto.
Crear propuestas y presupuestos
Para crear nuevas propuestas/presupuestos es necesario identificar todos los datos necesarios que caracterizan las propuestas, por ejemplo:
- Código del presupuesto (opcional);
- Fecha de creación del presupuesto (obligatorio y para posible orden);
- Título del presupuesto;
- Título abreviado del presupuesto;
- Tipo de Concurso;
- Comentarios (si desea registrar situaciones específicas, por ejemplo).
Para crear una nueva propuesta/presupuesto, deben realizarse los siguientes pasos:
- Acceder a Construcción | Concursos;
- Crear o editar un concurso;
- En el árbol lateral, navegar hasta Presupuestación | PropuestaBase;
- En la barra de herramientas hacer clic en Nuevo;
- En la pestaña General introducir los datos genéricos del presupuesto;
- En la pestaña Fórmulas definir las variables y las correspondientes fórmulas del presupuesto;
- En el ámbito de los concursos de obras públicas en España, en la pestaña Porcentajes (solo disponible en el mercado español) deben introducirse los siguientes campos: - Gastos Generales: porcentaje que se aplica a la suma de los costes directos e indirectos de la empresa. Por ejemplo, gastos con personal o con transporte. Es generalmente igual a 13%; - Beneficio Industrial: porcentaje que se desea ganar con la realización de la obra. Este porcentaje recae sobre los gastos generales de la empresa. Es generalmente igual a 6%; - Porcentaje de baja: forma parte de uno de los criterios de adjudicación en los concursos de España. Este porcentaje recae sobre la suma de los costes directos e indirectos, los gastos generales y el beneficio industrial. Nota: Estos porcentajes se usan al emitir la Hoja resumen, el Análisis de Obra y en la creación del presup. de ejecución (R=C):
- En la pestaña Parámetros definir el número de decimales a utilizar en las mediciones;
- Por fin, hacer clic en Guardar.
Después de guardar, podrá elaborar el presupuesto.
Utilizar operaciones disponibles
En el presupuesto existe un conjunto de operaciones esenciales a la utilización de este documento en el cotidiano de una organización, por ejemplo:
- Duplicación de presupuestos: permite acelerar el proceso de creación de nuevos presupuestos y las posibles modificaciones en un presupuesto em específico y es posible duplicar cualquier tipo de presupuesto;
- Apertura de presupuestos: permite abrir un presupuesto y cambiar los valores de presupuesto;
- Definición del número de decimales: definir el número de decimales que se tendrá en cuenta en el presupuesto;
- Consulta del resumen del presupuesto: permite consultar un resumen de los valores estimados, así como exportarlos en diversos formatos (excel, html o texto). Esta opción permite una visualización menos detallada de los valores que forman el presupuesto en los casos en los que el detalle no es importante;
- Edición de presupuestos por diversos usuarios: permite definir si un presupuesto puede ser editado al mismo tiempo por dos usuarios;
- Actualización de datos del presupuesto: permite actualizar los datos específicos de un presupuesto, por ejemplo, la fecha de entrega, el título, si es o no la propuesta base o posibles notas;
- Ordenación: permite ordenar todos los artículos del presupuesto o solo los artículos seleccionados.
Para efectuar estas operaciones, deben efectuarse los siguientes pasos:
Duplicar presupuestos
- Acceder a Construcción | Obras;
- Seleccionar la obra en la que se encuentra el presupuesto a duplicar;
- Acceder al menú Presupuestación;
- Seleccionar el presupuesto a duplicar;
- Acceder a Contexto y hacer clic en la opción Copiar presupuestos;
- Seleccionar la obra destino;
- Definir el código y la descripción del nuevo presupuesto; Nota: El sistema muestra una sugerencia: para el código sugiere el prefijo "D_", seguido del código del presupuesto original y para la descripción sugiere el prefijo "( Copia de )", seguido de la descripción del presupuesto original;
- Seleccionar los datos a duplicar;
- Hacer clic en Confirmar;
- El presupuesto se duplica en la obra destino seleccionada.
Nota: Pueden duplicarse presupuestos en una misma obra o entre obras y todas las planificaciones en utilización.
El sistema debe copiar los valores de los recursos consumidos al destino siempre que éste se aplique solo al origen. También se copian todos los atributos de la propuesta.
Copiar valores de venta
- Acceder a Construcción | Obras;
- Seleccionar la obra en la que se encuentra el presupuesto al que desea copiar los valores de venta;
- Acceder al menú Presupuestación;
- Seleccionar el presupuesto con los valores de venta que desea copiar (presupuesto de origen).;
- Acceder a Contexto y hacer clic en la opción Copiar Presupuestos;
- No En el tipo de copia, seleccionar la opción Copiar Valores de Venta;
- Seleccionar la obra y el presupuesto de destino.
Nota: La copia de los valores entre presupuestos se realiza teniendo en cuenta el código, la descripción breve, la unidad y la cantidad del elemento. Si en el presupuesto de origen hay más de un elemento con información idéntica y valores de venta distintos, la copia no se realizará correctamente en estos elementos. En estos casos, antes de realizar la copia, aparecerá una alerta preguntando si desea continuar.
Abrir presupuestos
- Acceder a Construcción | Obras;
- Seleccionar la obra deseada;
- En el área Presupuestación seleccionar el presupuesto;
- Hacer clic en la opción Operaciones sobre el Estado del Presupuesto;
- Hacer clic en la opción Abrir.
Más tarde el usuario podrá volver a cerrar el presupuesto, para ello debe acceder a la misma opción y hacer clic en Cerrar.
En caso de que se desee modificar los valores del presupuesto de venta cuando éste se encuentra abierto debe garantizarse que la opción Permite editar sin restricciones los presupuestos abiertos después de Consignación, en Administrador | [Empresa] | Construcción | Parámetros de la Empresa | Presupuestos | Generales, está activada.
Por defecto, los presupuestos en estado Consignado se cierran y bloquean automáticamente. Esto significa que no se podrán modificar las descripciones de los presupuestos de venta o de coste, ni tampoco los valores del presupuesto de ejecución.
Nota: cuando existen certificaciones, solo es posible mover elementos dentro del mismo capítulo/subcapítulo.
Configurar el número de decimales en el presupuesto
- Acceder a Construcción | Concursos | Presupuestación | Propuesta Base;
- Seleccionar un presupuesto de la lista;
- Hacer clic en Editar;
- En la pestaña Parámetros indicar los decimales que se usarán en el presupuesto.
Por defecto, los valores de los decimales del presupuesto son los valores definidos en los Parámetros de la Empresa.
Consultar el resumen del presupuesto
- Acceder a Construcción | Obras;
- Seleccionar la obra deseada;
- En la pestaña Presupuestación seleccionar el presupuesto y, posteriormente, la opción Resumen del Presupuesto (en la barra de herramientas en la opción Contexto);
- Seleccionar los detalles para el resumen a través de la opción Ver detalles hasta el nivel. Nota: Por ejemplo: si en un presupuesto existe el Capítulo Arquitectura, el subcapítulo Cubierta y dentro de éste el elemento Impermeabilización, entonces existen los niveles 0, 1 y 2, respectivamente;
- Seleccionar la opción Detallar Costes Indirectos para exhibir los detalles en los casos en que la información es relevante (en caso contrario solo es presentado el resumen/total);
- Hacer clic en Mostrar Importes del Presupuesto de Coste y/o Presup. de Ejecución para presentar los valores asociados a cada nivel y su peso en el total do Presupuestos. También es aplicable cuando existe Presup. de Ejecución;
- Indicar el formato para la exportación del resumen.
Permitir la edición de presupuestos por diversos usuarios simultáneamente
Por defecto, el módulo de Construcción no permite la edición simultánea del mismo presupuesto por diversos usuarios. Cuando un segundo usuario intenta entrar en el presupuesto, solo podrá verlo como modo de lectura.
Sin embargo puede definirse que dos usuarios puedan editar un presupuesto al mismo tiempo. En estos casos se muestra un mensaje en el que se informa de que otro usuario está consultando el mismo presupuesto y para que sea posible editarlo, hay que bloquear la parte que se desea editar.
Para definir la edición de presupuestos por diversos usuarios en simultáneo deberá acceder a Administrador | [Empresa] | Construcción | Parámetros de la Empresa | Presupuestos | Generales y activar la opción Permite la edición simultánea del mismo presupuesto por diversos usuarios.
En el presupuesto, los usuarios a través de la opción de contexto Bloquear (botón derecho del ratón) indican las áreas que desean editar, una vez que los presupuestos pasan a ser presentados en modo de lectura, obligando a bloquear lo que desea editar.
Después de guardar las modificaciones realizadas en el presupuesto, el presupuesto es bloqueado.
Actualizar datos del presupuesto
- Acceder a Construcción | Obra o Construcción | Concurso;
- Seleccionar la obra/concurso deseada y editar;
- Acceder al presupuesto em Presupuestación;
- Seleccionar el presupuesto/propuesta base y hacer clic en Editar;
- En la pestaña General cambiar los datos generales del presupuesto. Por ejemplo, añadir notas relativas al presupuesto (opcional);
- En la pestaña Fórmulas definir fórmulas del presupuesto (opcional);
- En la pestaña Información Archivo cambiar los campos deseados; Nota: Esta pestaña solo está disponible si el presupuesto se ha importado a través del asistente. En las importaciones en el formato BC3 no es posible editar ningún campo;
- Por fin, hacer clic en Guardar.
Ordenar artículos del presupuesto
Se pueden ordenar los artículos del presupuesto de dos formas: automática o manual.
Ordenación automática con base en el código
Esta opción permite ordenar todo el presupuesto o solo un capítulo/subcapítulo seleccionado, con base en el código y de forma ascendiente. La ordenación es realizada sobre los subítems del ítem seleccionado y los ítems de subcontrata serán siempre posicionados inmediatamente después del ítem que les ha dado origen. Las modificaciones se reflejan en los restantes tipos de presupuesto independientemente del tipo en que se ha modificado.
Para ello, deben seguirse los siguientes pasos:
- Seleccionar en el árbol del presupuesto el ítem que desea ordenar;
- Hacer clic con el botón derecho del ratón en el ítem seleccionado;
- Seleccionar la opción Reordenar por el Código.
Ordenación manual
A través de esta opción, es posible ordenar los ítems del presupuesto de forma manual con recurso al arrastrar y soltar. Basta con seleccionar los ítems del presupuesto que se desean mover, utilizando las teclas auxiliares CTRL o SHIFT, para un selección múltiple. Y, a continuación, arrastrar los ítems para la posición deseada.
Cabe referir que:
- Al arrastrar un ítem para dentro de otro, este asume la última posición;
- Para introducir un ítem entre otros, es necesario mantener pulsada la tecla SHIFT durante el arrastrar y soltar;
- Los ítems con cantidad subcontrata solo podrán ser movidos dentro del mismo ítem padre/capítulo/subcapítulo, moviendo los respectivos ítems de subcontrata para las posiciones siguientes;
- Los ítems de subcontrata no pueden ser movidos, ni servir de referencia para el arrastrar y soltar;
- Para mover ítems con clasificaciones diferentes, deberá confirmar que desea reclasificar el ítem;
- Las modificaciones son reflejadas en los restantes tipos de presupuesto, independientemente del tipo en que se ha modificado.
Controlar errores y omisiones en el presupuesto
Al elaborar incorrectamente un presupuesto, pueden existir consecuencias, por ejemplo, perder una propuesta o ganar una obra con precios demasiado bajos. La utilidad de Auditoría de Presupuestos/Comprobación de Errores permite comprobar potenciales situaciones extrañas.
Sin embargo, también existen otras situaciones en que los presupuestos no son estimados correctamente debido a errores u omisiones, o sea, la cantidad de un artículo no se ha estimado correctamente o el artículo no se ha considerado inicialmente. En estos casos, es necesario registrar estas situaciones en el presupuesto.
Para comprobar la existencia de errores y registrarlos en el presupuesto, deben efectuarse los siguientes pasos:
Comprobar errores en el presupuesto
- Acceder a Construcción | [Concurso | Obra];
- Seleccionar el concurso/obra deseado y editarlo(a);
- Acceder al presupuesto que desea comprobar los errores;
- En el menú Ver acceder a la opción Comprobación de Errores;
- Hacer clic en Filtro de Comprobaciones;
- Seleccionar los errores a comprobar e indicar la condición correspondiente, si necesario;
- Por fin, hacer clic en Comprobar Errores.
Al posicionarse en el error, el sistema navega hasta el artículo del presupuesto que contiene el error.
Después de realizar los pasos anteriores, los errores son presentados y será posible realizar las siguientes operaciones:
- Agrupar por Tipo de Error;
- Detallar/Resumir;
- Exportar;
- Imprimir.
Nota importante: Durante este proceso, se comprueba la existencia de fichas o recursos libres en un presupuesto, o sea, se comprueba si se utilizan fichas o recursos libres en el desglose del presupuesto. Para crear recursos definitivos en sustitución de recursos libres, deberá usar la utilidad de clonaje.
Registrar errores u omisiones en el presupuesto
- Acceder a Construcción |Concursos;
- Crear un contrato adicional asociado a la obra del tipo Errores y Omisiones;
- Crear una propuesta base en el contrato adicional;
- Acceder a Construcción |Concursos;
- Seleccionar el concurso del tipo Obra y editarlo;
- Hacer clic en la opción Propuesta Base;
- Seleccionar y procesar la propuesta base deseada;
- Seleccionar la opción aplicable: - Error: En el menú Ver, seleccionar la opción Errores del Presupuesto y seleccionar el ítem con el error; - Omisión: En el menú Ver, seleccionar la opción Omisiones al Presupuesto;
- Indicar el Contrato Adicional asociado al Error/Omisión. En esta lista solo están disponibles los contratos asociados a la Obra, donde el tipo de contrato adicional asociado tiene la opción Usado para Errores y Omisiones activa;
- Introducir los demás campos;
- Por fin, hacer clic en Guardar.
Después de este proceso, en el presupuesto del contrato adicional serán presentados los artículos de errores u omisiones introducidos.
Cabe referir que también podrá editar el precio de las omisiones en el contrato adicional.
Durante este proceso, se comprueba la existencia de fichas o recursos libres en un presupuesto, o sea, se comprueba si son usadas fichas o recursos libres en la decomposición del presupuesto. Para crear recursos definitivos en sustitución de recursos libres, deberá usar la utilidad de clonación.
Configurar opciones generales de los presupuestos
Esta configuración permite cargar fichas de sugerencia cuando son creados nuevos presupuestos.
Para configurar las opciones generales de los presupuestos, debes seguir los siguientes pasos:
- Acceder al Administrador | [Empresa] | Construcción | Parámetros de la Empresa | Presupuestos;
- En la pestaña Generales definir la máscara; Nota: Esta configuración del código que se sugiere automáticamente al crear un nuevo presupuesto en la obra;
- Indicar el Tipo de Documento, Serie, Prefijo de Artículo y Número del Artículo de sugerencia en el registro de una Solicitud de Precios;
- Definir el comportamiento del control de cantidades;
- En la pestaña Ficha sugerencia son definidas las plantillas para la creación de presupuestos. Por defecto, el sistema ya presenta una solución: - Cotizaciones directas: Código de la ficha y recurso correspondiente a usar en la composición de precios para cotizaciones directas (anteriormente conocidas como precios impuestos); - Importaciones externas: Código de la ficha y del recurso correspondiente para asociar automáticamente a la partida del presupuesto cuando los precios se importan a través de fuentes externas (Excel o XML); - Costes directos: Código de la ficha para ser utilizado como plantillaen la composición de precios para costes directos; - Costes indirectos: Código de la ficha para ser utilizado como plantillaen la composición de precios para costes indirectos.
- Por fin, hacer clic en Confirmar.
Al estimar un artículo, si las Fichas Plantilla están definidas y no existe ninguna ficha aplicada al artículo, el sistema sugiere la ficha definida en los pasos anteriores. Los Recursos no utilizados no serán guardados en base de dados.
Si no existir la licencia Precios, solo están disponibles los recursos de sistema.
Utilizar fórmulas en el presupuesto
Las fórmulas del presupuesto ayudan el cálculo del precio de coste del presupuesto. Para utilizar estos elementos primero es necesario asociar variables globales al presupuesto y, posteriormente, asociar a estas variables las fórmulas que intervienen en el cálculo de los trabajos del presupuesto.
Las variables siguen una regla de construcción obligatoria, o sea, es necesario introducirlas entre paréntesis rectos, como por ejemplo: [ABC]. Cabe referir que las fórmulas [PRECO] y [QUANT] son fórmulas de sistema y, de este modo, no pueden ser introducidas.
Por ejemplo, si desea añadir un valor residual 3% (rechazo) al valor de coste del trabajo, deberá utilizar la fórmula ([PRECO]*1.03).
Para utilizar las fórmulas podrá utilizar las siguientes columnas:
- Fórmula: permite modificar el precio de coste, colocando variables del presupuesto y/o valores de modo a modificar el valor de coste final;
- Pr.UnitFj: permite visualizar el valor del coste con la fórmula aplicada.
En el Presupuesto de Coste se puede manipular el precio de coste con base en fórmulas predefinidas en la ficha del presupuesto.
Para utilizar fórmulas en el presupuesto, deben seguirse los siguientes pasos:
Paso 1: Crear una variable
- Acceder a Construcción | Recursos | Tablas;
- Seleccionar la opción Variables;
- Introducir los campos Código, Descripción y Unidad;
- Hacer clic en Guardar.
Paso 2: Indicar los valores de las variables en la ficha del presupuesto
- Acceder a Construcción | Concursos;
- Seleccionar la ficha del presupuesto deseado;
- Hacer clic en la opción Fórmulas;
- Indicar las variables que el presupuesto puede utilizar;
- Indicar el valor o la relación con otras variables.
Paso 3: Utilizar en el presupuesto
- Acceder a Construcción | Concursos;
- En la pestaña Procesamiento seleccionar la opción de Presupuestode Coste;
- Con el botón derecho del ratón seleccionar las opciones de columnas;
- Incluir en el editor las columnas de las fórmulas;
- Modificar la fórmula para la deseada (por defecto, es presentada la fórmula precio).
Solo es posible registrar errores y omisiones en Obras en la fase de Concurso.
Utilizar modelos de partes de presupuestos
El concepto de modelos tiene como objetivo ayudar el mantenimiento de presupuestos. Se pueden guardar partes de articulados en la estructura de precios y utilizarlos después en el editor de presupuestos.
Así, en la estructura de precios, el árbol que contiene carpetas, subcarpetas, fichas y recursos puede importarse a un presupuesto. En este sentido, en un presupuesto, el árbol de un capítulo, subcapítulo, fichas y recursos puede exportarse a la estructura de precios.
Para importar o exportar modelos de partes de un presupuesto, deben seguirse los siguientes pasos:
Importar modelos
Para importar modelos de partes de presupuestos, deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Construcción | Concursos o Obras;
- Editar una obra o concurso;
- Procesar un presupuesto;
- Al crear un nuevo artículo, hacer clic en las operaciones de contexto o en la tecla F4 para abrir la estructura de precios;
- Marcar los modelos a importar;
- Por fin, hacer clic en Guardar;
Después de realizar estos pasos, las estructuras seleccionadas en el presupuesto son recreadas. En el presupuesto de venta, las descomposiciones no son copiadas.
Exportar modelos
- Acceder a Construcción | Concursos o Obras;
- Editar una obra o concurso;
- Procesar un presupuesto al acceder a las opciones Coste o Presup. de Ejecución;
- Marcar el inicio del árbol que desea crear como modelo, seleccionando al capítulo, subcapítulo o artículo;
- Seleccionar la opción Crear Modelo en la Estructura de Precios;
- La estructura de precios es abierta y puesta en la raíz del nuevo modelo;
- Por fin, hacer clic en Guardar.