¿Cómo crear documentos de apertura?

La creación del documento de apertura permite que la transferencia de los saldos de las cuentas de balance de un ejercicio N-1 para el ejercicio N se realice automáticamente.

El sistema realizará este traspaso en dos situaciones:

• Al crear un ejercicio nuevo, basado en una empresa existente, en el que se desean traspasar los datos de la Contabilidad del ejercicio anterior;
• Al iniciar un nuevo ejercicio pero manteniendo en uso el ejercicio anterior. En este caso, el servicio reconstruye automáticamente el documento de apertura con los saldos de las clases del ejercicio anterior.

Crear documento de apertura

Para crear el documento de apertura, deben ejecutarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Finanzas | Contabilidad | Recursos | Herramientas;
2. Seleccionar la opción Creación del Documentode Apertura;
3. Definir el Ejercicio en el que se creará el documento de apertura (por defecto se sugiere el año de trabajo);
4. Seleccionar el Tipo de Movimiento;
5. Definir el Diario y el Documento, así como los respectivos numeradores para el documento que será generado. Los valores que se sugieren corresponden a la configuración definida en los Parámetros de la Empresa, en la pestaña Doc. de Apertura;
6. Definir el día en el que se creará el documento (el mes siempre es 0);
7. Comprobar la Fecha del Documento, el N.º Doc. Externo y la Descripción que será utilizada;
8. Por fin, hacer clic en Confirmar.

Operaciones adicionales

Existe un conjunto de operaciones adicionales, por ejemplo:

• Numeración Automática – Cuando está activa, el sistema sugiere el siguiente número libre de diario y documento. En caso contrario el sistema desbloquea los numeradores para que el usuario los introduzca manualmente;
• Borrador – Cuando está activo, el documento de apertura será creado en modo de borrador;
• Cuadrar documento – El sistema calculará las diferencias, en el caso de que existan, entre el haber y él debe en la cuenta seleccionada. El documento generado será cuadrado en la cuenta financiera. Esta opción está en la pestaña Opciones.
• Pasar saldo en la moneda original – Permite que el saldo sea creado y agrupado por la moneda de origen. Para que esta operación funcione, indique los prefijos de las cuentas a las que desea aplicar la operación. Pueden indicarse diversos prefijos, separados por espacios. Esta opción es útil en las cuentas de disponibilidades, cuando su valorización se realiza en una moneda externa, por ejemplo una cuenta bancaria en USD. En estos casos se aplica el cambio vigente el día anterior al de la fecha del documento. Así, en un documento con la fecha 1/1/N+1, el cambio que se usa es el del día 31/12/N. Esta opción está en la pestaña Opciones;
• Creación de cuentas en falta– Cuando está activa, el sistema crea en el ejercicio N+1 las cuentas en falta necesarias para guardar el documento. Esta opción es útil por ejemplo en escenarios en los que ya se ha creado el ejercicio N+1 pero aún se está realizando facturación y hay que crear cuentas de clientes. Si esta opción está desactivada, la aplicación solicitará que indique las cuentas donde deberán ser movidos los saldos de las cuentas que, en el ejercicio N+1, no existen o no son de movimiento. Esta opción está en la pestaña Opciones;
• Cuenta de Apertura Alternativa – Cuando está activa, el sistema realiza el movimiento de balance de la cuenta origen en la cuenta definida como alternativa. Por ejemplo, si la cuenta 111, cuyo saldo en el año N es de 1000€ y que tiene la cuenta alternativa 1112, en el documento de apertura del año N+1, los 1000€ pasan a la cuenta 1112. Esta opción debe usarse con cuidado porque las utilidades de conversión de cuentas (ConvertSNC y ConvertConta 2011) introducen en la cuenta alternativa el código de la cuenta usada el año anterior. Esta opción está en la pestaña Opciones;
• Desdoblar saldos por entidad – Cuando la opción está activa, el saldo de las cuentas se desdoblará por las entidades asociadas a los movimientos/cuenta. Por ejemplo, si la cuenta 2111 tiene un saldo de 1000€ de para la entidad 1 y un saldo de 2000€ para la entidad 2, el documento se creará con dos movimientos en esta cuenta; uno de 1000€ asociado a la entidad 1 y otro de 2000€ asociado a la entidad 2. Si la cuenta tiene una entidad asociada en el año origen, los saldos de movimientos sin entidad asociada se contabilizarán con la entidad definida en la cuenta. Se puede indicar los prefijos de las cuentas para las cuales se desea desdoblar por entidad, separándolos con ",". Si no se indican los prefijos, el desdoblamiento por entidad se aplicará a todas las cuentas. Por defecto, se sugieren los prefijos de las cuentas de operaciones con terceros y caja definidos para el año origen. Esta opción está en la pestaña Opciones;
• Periodos de cuentas – En algunos países es obligatorio efectuar el registro de un documento de cierre al final del ejercicio. En estos casos, el sistema no puede ir a buscar los saldos del periodo 0 a 15 porque están todos liquidados. Esta opción está disponible en la pestaña Periodo, permite controlar los periodos relevantes para l saldo;
• Distribuciones de cuenta – Las opciones de cuenta (Analítica/Centros de coste/Funciones) indican al sistema cómo efectuar las distribuciones indicadas en las diversas cuentas del documento de apertura. Esta opción está disponible en la pestaña Distribuciones;
• Selección de la empresa origen – Permite indicar al sistema que cree el movimiento de apertura basado en los saldos correspondientes a los movimientos registrados en otra empresa. Se puede usar esta opción cuando se crea un ejercicio nuevo basado en una empresa existente y al que se desean pasar los datos de la Contabilidad del ejercicio anterior. Es muy útil en los casos en los que para la misma empresa, un ejercicio está en una base de datos y el nuevo ejercicio está en otra físicamente distinta. Esta opción está disponible en la pestaña Empresa;
• Tipo de Imputación – Al seleccionar la opción Visualizar Valores al Cambio Histórico en las propiedades de la empresa, , existe la posibilidad de indicar a qué moneda se refiere el documento de apertura que se pretende crear. Al seleccionar Moneda Base se creará un documento con los saldos en la moneda base de las cuentas. Los movimientos generados tendrán el tipo de imputación Solo Moneda Base, que es una situación idéntica para la opción Moneda Alternativa. La 3.ª opción es un automatismo en el que se ejecutan de forma secuencial las operaciones de creación de los documentos de la moneda base y de la moneda alternativa.

Por motivos de rendimiento, para el posterior uso del documento de apertura a partir del editor de Contabilidad, el documento de apertura tendrá un máximo de 1000 líneas. En el caso de que existan más cuentas a liquidar se crearán diversos documentos, con un máximo de 1000 líneas (todos en el mes cero).

Las cuentas sujetas al traspaso de saldos serán aquellas cuyo grupo está definido como de tipo Balance (campo Tipo = Balance) y, en el caso del sector público, también las cuentas del tipo Presupuestario.

Las cuentas sujetas al traspaso de saldos que no existan en el ejercicio en el que se creará el documento de apertura, se crearán automáticamente. Esta situación también se aplica cuando se usa la opción cuenta alternativa.

A crear el documento de apertura sucesivamente, todos los movimientos existentes el mes se eliminarán y se sustituirán por los movimientos correspondientes al documento de apertura. Después de la liquidación de Resultados Netos, el ejercicio es automáticamente bloqueado y se presenta la ventana del documento de apertura para que este proceso pueda ser realizado de una sola vez. Deberá introducir la ventana con las opciones deseadas y registrar el documento de apertura.