¿Cómo efectuar la gestión de diferencias de cambio?

Es posible gestionar las diferencias de cambio en las cuentas de la organización, o sea, podrá calcular las diferencias de cambio y configurar las cuentas para la gestión de las diferencias. De igual modo, podrá visualizar los valores en el Cambio Histórico.

Procesar diferencias de cambio

En las cuentas de disponibilidades (cajas y bancos) pueden existir registros de valores en moneda extranjera. Debido a la variación de cambio suelen corregirse estos valores en su representación en la moneda base a efectos de:

• Informes legales o en la moneda alternativa;
• Comunicación de grupo (en los escenarios en los que la moneda base es diferente de la moneda alternativa y el cliente tiene los valores al cambio histórico).

Para facilitar este proceso está disponible una utilidad que calcula estas diferencias de cambio en las cuentas y crea documentos de ajuste, para cuadrar las cuentas. Las cuentas en las que se efectúa este cálculo se señalan en el plan de cuentas, en Finanzas | Contabilidad | Plan de Cuentas, activando la opción Efectúa cálculo de diferencias de cambio.

Para efectuar el cálculo de las diferencias de cambio deben ejecutarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Finanzas | Contabilidad | Liquidaciones;
2. Acceder a la opción Diferencias de Cambio;
3. Definir el periodo de corrección, intervalo incluido entre el mes 0 y el mes indicado para un determinado ejercicio;
4. Definir en qué moneda se realizan las diferencias de cambio (moneda base/moneda alternativa/ambas - cuando las monedas no son diferentes);
5. En la pestaña Moneda, comprobar los cambios. Nota: Los cambios aplicables a la fecha y al tipo (compra/venta) se muestran en la tabla. El usuario puede modificar estos cambios si, por ejemplo, prefiere usar cambios Spot;
6. Definir el intervalo de cuentas que desea analizar (opcional);
7. Analizar apenas los movimientos de un determinado tipo de movimiento;
8. Definir las cuentas de diferencias de cambio, es decir, las cuentas en las que se registrarán los ajustes;
9. En esta pestaña de cuentas existe la opción de definir las cuentas de incremento o aplazamientos. Los movimientos se realizan en la misma naturaleza que las cuentas de diferencias de cambio, también en las cuentas definidas;
10. Definir los elementos del documento que se van a crear (diario, documento, fecha de movimiento - día y mes se refieren al año del periodo de corrección);
11. Cuando está seleccionada la opción Generar Doc. Individual, se crea un documento por cada cuenta ajustada, en caso contrario se crea un documento único con todos los ajustes;
12. La opción Borrador registra el documento con las correcciones en modo borrador;
13. La opción de efectuar distribuciones indica al sistema que debe efectuar las distribuciones de analíticas (centros de coste/función/analítica/Proyecto) al documento generado;
14. La opción de Actualizar presenta, en todas las cuentas que están configuradas, los valores en moneda extranjera, los valores esperados en la moneda en la que se realizan los cálculos y el valor de la diferencia (a este valor hay que descontar las diferencias previamente registradas en la moneda de cálculo). Nota: Si se ha activado la opción de mostrar solo las cuentas con diferencias en las opciones de cálculo, solo se podrán elegir éstas. La agrupación por clase de cuenta permite analizar los totales por grandes áreas del plan de cuentas;
15. El botón de calcular registra el documento con las condiciones indicadas. El concepto de desfavorable/favorable depende directamente del signo de la diferencia. Un signo negativo indica una diferencia desfavorable y viceversa.

Cabe referir que solo las cuentas configuradas para gestión de diferencias de cambio, cuyos valores son representados en la moneda seleccionada, son consideradas en la gestión.

Ejemplo

Considerando una empresa cuya moneda base es AKZ y que usa como moneda de gestión el USD (que también será la moneda de referencia).

Consideremos una cuenta bancos con 1000 USD el 1 de junio, al cambio de 85, y el contravalor correspondiente de 8.500 AKZ. Si al final del año el cambio fuese 90, sería necesario corregir el valor en AKZ en un total de 500, en contrapartida de un coste financiero.

Estos movimientos solo pueden afectar a los valores en AKZ, ya que siguen existiendo 1000 USD en la cuenta.

Si se calculan las diferencias con la opción Usar cuentas de incremento/aplazamientos y se actualizan los datos de nuevo, la utilidad seguirá encontrando diferencias.

Configurar cuentas con gestión de diferencias de cambio

Para explicar cómo se realiza la gestión de diferencias de cambio en empresas con dos cambios, se ha creado el documento Diferencias de cambio en empresas con dos cambios.

En este documento y a través de un ejemplo, pueden verse los pasos que se deben seguir y entender cómo está disponible la información sobre los diversos cambios.

Para configurar las cuentas con gestión de diferencias de cambio deben seguirse los siguientes pasos

1. Acceder a Finanzas | Contabilidad;
2. Seleccionar la opción Plan Cuentas;
3. Editar la cuenta deseada;
4. Seleccionar la opción Efectúa gestión de diferencias de cambio;
5. Definir la moneda en la que los valores se encuentran representados;
6. Por fin, hacer clic en Guardar.

La cuenta definida está disponible en el ámbito de la gestión de diferencias de cambio.

Visualizar valores al Cambio Histórico

La aplicación adopta dos comportamientos diferentes si efectúa la liquidación de IVA con la opción Visualizar valores al Cambio Histórico activada o desactivada.

Opción activada

Cuando no se selecciona la opción Visualizar valores al Cambio Histórico, al efectuar la liquidación de IVA son realizadas tres operaciones:

1. Creación del documento de liquidación de IVA - las liquidaciones tienen el comportamiento clásico, o sea, la liquidación se realiza en la moneda base y los valores de la moneda alternativa son los valores de la moneda base convertidos al cambio actual;
2. Creación de la Declaración Periódica de IVA y anexos correspondientes;
3. Creación del documento pendiente en gestión de cartera - esta operación solo se realiza si está configurada para ello.<

Opción activada

Si la opción Visualizar valores al Cambio Histórico está seleccionada, al realizar la liquidación de IVA las operaciones realizadas dependen de la moneda:

• Liquidación en la Moneda Base - se crea un documento de liquidación con los valores de la moneda base y el tipo de imputación de este documento está solamente en la moneda base. Los valores de la moneda alternativa se quedan a cero, o sea, la contabilidad de la moneda alternativa no es afectada. Al realizar la liquidación de IVA, se realizan tres operaciones: - Creación del documento de liquidación de IVA; - Creación de la Declaración Periódica de IVA y anexos correspondientes; - Creación del documento pendiente en gestión de cartera - esta operación solo se realiza si está configurada para ello.

• Liquidación en la Moneda Alternativa - se crea un documento de liquidación con los valores de la moneda alternativa y el tipo de imputación de este documento está solamente en la moneda alternativa. Los valores de la moneda base se quedan a cero, o sea, la contabilidad de la moneda base no es afectada. Al realizar la liquidación de IVA, se realiza una sola operación: - Creación del documento de liquidación de IVA (moneda alternativa).

• Liquidación en la Moneda Base y en la Moneda Alternativa - permite generar automáticamente los dos documentos (moneda base y moneda alternativa). Esta opción es importante en el caso de que sea necesario efectuar el cierre de las liquidaciones en el mismo momento, para las dos contabilidades distintas. Esta opción no debe confundirse con la liquidación clásica, una vez que en la práctica se resume a las dos operaciones indicadas anteriormente, o sea, generan un documento en la moneda base afectando solamente esa moneda y genera un documento en la moneda alternativa afectando solamente esa moneda. Al realizar la liquidación de IVA, se realizan las operaciones enumeradas en las operaciones anteriores.