¿Cómo se configura un documento de gestión?

Cuando se crea un documento de gestión, es posible efectuar una serie de operaciones relacionadas con la organización de los documentos, en concreto la definición de una plantilla y la edición del contenido de las propias plantillas, así como la organización de los documentos y la configuración del uso de los documentos.

En el mismo sentido, también es posible definir las variables de un documento.

Definir plantilla

Cuando se crea un documento, es necesario definir una plantilla. Para ello, en la ventana de configuración del documento debes definir la plantilla y, si es necesario, las variables correspondientes a sus etiquetas.

Del mismo modo, es posible modificar la plantilla en cualquier momento si la ha creado el propio usuario. Existe una carpeta específica en el directorio del ERP para guardar las plantillas y es a través de ella que se tendrán en cuenta a la hora de imprimir.

Para definir la plantilla de un documento de gestión, sigue estos pasos:

1. Accede a Finanzas | Contabilidad | Exploración | Análisis Legales;
2. Selecciona la opción Documentos Legales/Gestión;
3. A la izquierda, selecciona la categoría a la que está asociado el documento a modificar;
4. A la derecha, selecciona el documento que desees;
5. Selecciona la opción Modificar situada en la barra de herramientas;
6. Define la configuración de la plantilla;
7. Por último, haz clic en Confirmar.

Si deseas crear una nueva plantilla, debes definir el nombre del archivo correspondiente, incluyendo el tipo de extensión.

No debe introducirse la ruta del archivo. Este método debe utilizarse cuando el archivo existe en la carpeta de plantillas, es decir, cuando ya existe otro informe que utiliza la misma plantilla.

Editar el contenido de las plantillas

Es posible editar el texto de las plantillas de los documentos de gestión, como cualquier otro archivo de texto. Al editar el texto, puedes incluso añadir o eliminar etiquetas.

Para editar el contenido de la plantilla de un documento de gestión, sigue estos pasos:

1. Accede a Finanzas| Contabilidad | Exploración | Análisis Legales;
2. Selecciona la opción Documentos Legales/Gestión;
3. A la izquierda, selecciona la categoría a la que está asociado el documento a modificar;
4. A la derecha, selecciona el documento que desees;
5. Selecciona la opción Modificar;
6. Haz clic en el botón Plantilla situado a la derecha del cuadro de texto;
7. Confirma las modificaciones efectuadas.

El documento se procesa y se muestra en modo de vista previa si existe un editor asociado a la extensión.rtf. Si no existe, se te pedirá que elijas un editor, utilizando la ventana correspondiente de Windows.

Organizar documentos

Los documentos legales y de gestión se organizan en categorías previamente definidas. Sin embargo, puedes cambiar la estructura predefinida.

Nota: La estructura de categorías sólo admite un único nivel jerárquico.

Para organizar documentos de gestión por categorías, sigue estos pasos:

1. Accede a Finanzas| Contabilidad | Exploración | Análisis Legales;
2. Selecciona la opción Documentos Legales/Gestión;
3. En el árbol de categorías (la zona a la izquierda de la ventana), selecciona la categoría que desees;
4. Efectúa la operación deseada: Nueva Categoría, Editar Categoría, Anular Categoría, utilizando el menú contextual correspondiente.

La asociación de documentos entre categorías se efectúa mediante la operación drag & drop.

No se pueden anular las categorías con documentos asociados.

Configurar la utilización de un documento

Cuando se crea un documento, éste queda disponible por defecto para todas las empresas con una ubicación correspondiente a la oficina central. Sin embargo, puedes cambiar las configuraciones para su uso.

Para configurar el uso de un documento de gestión, sigue estos pasos:

1. Accede a Finanzas| Contabilidad | Exploración | Análisis Legales;
2. Selecciona la opción Documentos Legales/Gestión;
3. Haz clic en la opción Configuraciones situada en la barra de herramientas;
4. Selecciona el documento deseado;
5. Define los tipos de ejercicio a los que se aplica el documento;
6. Selecciona la celda (botón) de la columna "Empresas";
7. Define las empresas para las que estará disponible el documento;
8. Haz clic en Confirmar;
9. Selecciona la celda (botón) de la columna "Ubicación";
10. Define las ubicaciones para las que estará disponible el documento;
11. Por último, haz clic en Confirmar.

Cada vez que se crea un nuevo documento legal o de gestión, debe validarse su configuración de utilización.

Definir variables de un documento

Cada variable se define mediante un código secuencial ("V0001", "V0002”, ...), una descripción, una fórmula, el ejercicio y un tipo. La descripción de la variable es meramente informativa y no influye en el resultado final.

Los valores que pueden introducirse en la fórmula de una variable pueden ser básicamente de dos tipos:

• Valores Constantes: Valores numéricos, alfanuméricos u otros símbolos estáticos, por ejemplo: Cuenta de Resultados;
• Fórmulas: Son más importantes porque, a través de un conjunto de funciones, permiten extraer valores a partir de los planes (Cuentas, IVA, Flujos, Centros de Coste y Planes Alternativos). En este caso, las fórmulas deben empezar por el carácter "=", por ejemplo: '=SALDO ("211","00","12")'.

También se pueden utilizar parámetros en las fórmulas de las variables, que se sustituirán cuando se genere el documento, antes de que se calcule el valor de la variable según el valor introducido. Hay tres parámetros del sistema que representan el año, el mes inicial y el mes final: "@@AÑO@@", "MI" y "MF".

Estos parámetros se sustituirán por los valores correspondientes definidos en la ventana de documentos. Un ejemplo del uso de parámetros, similar al anterior, sería: '=SALDO("211","MI","MF")'.

También es posible introducir parámetros del usuario, mediante la sintaxis @@PAR@@, donde PAR es el nombre del parámetro, que puede contener letras, dígitos y el carácter '_'. Utilizando de nuevo el ejemplo anterior, se pude parametrizar la cuenta a utilizar en la fórmula: '=SALDO("@@Cuenta@@","MI","MF")'.

Todos los parámetros del usuario aparecen en la cuadrícula correspondiente de la ventana de documentos, para que el usuario pueda introducir los valores deseados para cada parámetro. De este modo se consigue una mayor flexibilidad en el uso de las fórmulas.

Además de los parámetros del sistema y del usuario, también existe la posibilidad de insertar referencias a variables anteriores, que se sustituirán por el valor del resultado del cálculo de dichas variables. Es especialmente útil para calcular totales.

Al definir las variables, debes tener en cuenta lo siguiente:

• La sintaxis es similar a las etiquetas de las plantillas de los informes: "{@V####}", siendo cada # un dígito del 0 al 9. Ejemplo: '= {@V0001} * 2', '= {@V0101} + {@V0102} + {V0103}';
• En el campo Ejercicio debe indicarse el año al que se refieren los cálculos. Este campo, al igual que los anteriores, es obligatorio, aunque no sea necesario utilizarlo.
• El año puede especificarse como una constante o puede configurarse utilizando el año indicado en la ventana de los documentos (como el parámetro " @@AÑO@@" en el campo fórmula). En este caso, se utiliza el parámetro "N" y puedes utilizar cálculos aritméticos para calcular el ejercicio. Ejemplo: si el año especificado en la ventana del documento es 2005: 2005" - ejercicio de 2005, "N" - ejercicio de 2005, "N - 1" - ejercicio de 2004.
• En el campo Tipo debe especificarse el tipo de variable cuyo valor se convertirá al tipo definido una vez calculada la fórmula. Las opciones para el tipo son: Entero, Decimal, Fecha, Texto y la opción Por Defecto. Si se define esta opción, el valor de la variable se convertirá según el resultado del cálculo de la fórmula, pero no se garantiza que se conviertan al tipo correcto.

Para definir las variables de un documento de gestión, sigue estos pasos:

1. Accede a Finanzas| Contabilidad | Exploración | Análisis Legales;
2. Selecciona la opción Documentos Legales/Gestión;
3. A la izquierda, selecciona la categoría a la que está asociado el documento a modificar;
4. A la derecha, selecciona el documento que desees;
5. Selecciona la opción Modificar;
6. Introduce o modifica la descripción, la fórmula y el ejercicio de cada variable deseada;
7. Por último, haz clic en Confirmar.

No es necesario rellenar las variables secuencialmente. Es posible, por ejemplo, rellenar sólo las variables "V0001" y "V0003", sin rellenar la variable "V0002". Sin embargo, para cada variable que desees utilizar, es obligatorio rellenar todos los campos.

En las fórmulas de las variables, sólo se pueden insertar referencias a variables anteriores, es decir, en la variable "V0010", por ejemplo, sólo puede haber referencias a las variables "V0009", "V0008".