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Evolution
Los cheques son un modo de pago en papel cuyo principal objetivo es mover importes monetarios. En este módulo, podrá emitir y liberar cheques, así como efectuar y/o anular transferencias de cheques entre cuentas.
Es necesario efectuar un conjunto de configuraciones relativas a las transferencias, series e impresión de series de un cheque. Si desea, podrá consultar informaciones sobre la serie de cheques utilizada.
Emitir cheques
Se puede proceder a la emisión de cheques en diferentes estados: Cheques emitidos, Reemitir o Cheques Cruzados.
Al seleccionar estas opciones, deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Cheques Emitidos: Si está activa, en la tabla se muestran todos los cheques emitidos identificados con un símbolo. En la lista mostrada surge como primera opción el número con el que se ha emitido, pero puede escogerse otro de la lista mostrada;
- Reemitir: Cuando está activa, el número del cheque no se puede modificar. Esta opción está disponible cuando está seleccionada la opción anterior Cheques Emitidos;
- Cheques Cruzados - Al activar esta opción, los cheques salen cruzados después de la impresión. Cuando se selecciona, el cheque que se va a emitir se identifica con un símbolo (dos rayas en la esquina).
También es posible emitir cheques manualmente.
Para emitir cheques, deben seguirse los siguientes pasos:
Emitir cheques
- Acceder a Finanzas | Cajas y Bancos | Bancos;
- Hacer clic en la opción Emisión de Cheques;
- Seleccionar la cuenta de la que se desean emitir los cheques;
- Seleccionar las fechas entre las que se encuentran los movimientos que se desean imprimir;
- Seleccionar las entidades para la emisión;
- Seleccionar el tipo de documento, (por defecto se consideran todos los tipos de documentos);
- Seleccionar la serie del cheque. Surge el número inicial y final de la serie seleccionada, así como el lugar de emisión, que se puede modificar;
- Definir del estado del cheque que se va a imprimir: Cheques Emitidos, Reemitir, Cheques Cruzados;
- Hacer clic en Actualizar;
- Seleccionar los cheques que se van a emitir. Nota: Pueden escogerse, individualmente, los cheques de la lista que realmente se desean imprimir. Para ello, hay seleccionar los cheques que se van a imprimir en la última columna;
- En la columna "N.º Cheque", seleccionar de la lista mostrada el número del cheque para cada documento seleccionado. La lista se muestra por orden numérica, y si alguno de los números ya se ha usado no se muestra;
- Comprobar en la impresora si el primer cheque tiene el mismo número que el que se muestra en la tabla;
- Indicar en la columna “A la orden de”, el nombre de la empresa o de la persona a quien se destina el cheque;
- Puede modificarse cualquiera de las columnas visibles con información del cheque que se va a emitir. Esta modificación se guarda en el movimiento después de la emisión (opcional);
- Por fin, hacer clic en Imprimir.
Emitir cheques manualmente
- Acceder a Finanzas | Cajas y Bancos;
- Seleccionar la opción Documentos;
- Seleccionar el tipo de documento;
- Indicar el tipo y la respectiva entidad;
- En la tabla, identificar el tipo de movimientos Tipo cheque;
- Indicar el número del cheque y el importe correspondiente;
- Seleccionar la opción de contexto información del movimiento;
- Indicar el número del cheque;
- Hacer clic Confirmar;
- Por fin, hacer clic en Guardar.
Tras la emisión de cheques, la lista de números de la serie se actualiza y el número del cheque se identifica como Emitido, y la fecha de emisión y el usuario también se asocian. Estos detalles pueden comprobarse en la tabla "Cuenta", en la pestaña Series de Cheques.
Al documento de Tesorería se asocia el número del cheque que, en el caso de que se anule este documento, se desbloquea para poder usarse en un nuevo movimiento. Su estado pasa a Sin Emitir.
Solo están disponibles para emitir cheques las series activas y con fecha de validez sin expirar.
Los cheques emitidos pueden volver a emitirse con una nueva numeración. Esta posibilidad es importante en los casos de daños durante la impresión de los cheques.
Desbloquear cheques
El desbloqueo de un cheque no es una situación normal, pero puede suceder. Por ejemplo, cuando el número está mal en el papel, se imprime el cheque número 300 pero en la impresión es el cheque número 320. En este caso, hay que desbloquear el cheque número.
También es posible desbloquear cheques cancelados.
Para desbloquear un cheque o desbloquear cheques cancelados deben seguirse los siguientes pasos:
Desbloquear cheques
- Acceder a Finanzas | Cajas y Bancos | Bancos;
- Acceder a la opción Emisión de Cheques;
- Seleccionar la cuenta deseada;
- Seleccionar las fechas entre las que se encuentran los movimientos que se desean consultar;
- Seleccionar las entidades para emisión, (por defecto se consideran todas);
- Seleccionar el Tipo, la Serie y el Número del documento de Tesorería;
- Seleccionar la serie del cheque. Surge el número inicial y final de la serie seleccionada y por defecto el lugar de emisión;
- Seleccionar la opción Cheques Emitidos;
- Hacer clic en Actualizar;
- Seleccionar el número del cheque en la tabla mostrada y con el botón derecho del ratón seleccionar la opción Desbloquear Cheque;
- Hacer clic en Confirmar.
El número del cheque se desbloquea y su estado vuelve a ser Sin Emitir;
Desbloquear cheques anulados
- Acceder a Finanzas | Cajas y Bancos | Recursos | Tablas;
- Seleccionar la tabla "Cuentas Bancarias";
- Seleccionar la cuenta deseada;
- En la pestaña Series de Cheques, seleccionar la serie;
- Modificar el cheque del estado Anulado a Sin Emitir;
- La información asociada al cheque (Usuario, Motivo y Fecha de Anulación) se eliminan de la tabla;
- Por fin, hacer clic en Guardar.
Efectuar o anular transferencias
La transferencia de cheques permite realizar transferencias de cheques entre cuentas caja, desde que las cuentas estén configuradas para la misma moneda.
En el caso de que sea necesario, podrá cancelar una transferencia.
Para efectuar o cancelar transferencias de cheques, deben seguirse los siguientes pasos:
Efectuar una transferencia de cheques
- Acceder a Finanzas | Cajas y Bancos | Caixa;
- Hacer clic en Transf. de Cheques;
- Seleccionar el documento de tesorería y la respectiva serie;
- Seleccionar la cuenta caja de origen, destino y el movimiento bancario a generar;
- Seleccionar los cheques para transferir en la columna "Cf.";
- Por fin, hacer clic en Guardar.
El cheque se transfiere a la cuenta de destino y se crea un movimiento de cuadre en la cuenta origen.
Anular transferencias de cheques
- Acceder a Finanzas | Cajas y Bancos | Caja;
- Seleccionar la opción Transf. de Cheques;
- Editar el movimiento de transferencia anterior en N.º;
- Hacer clic en Anular.
En el extracto bancario pueden consultarse todos los movimientos.
Configurar transferencias
Para configurar una transferencia de cheques, deben realizarse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Cajas y Bancos | Recursos | Tablas;
- Seleccionar la opción Documentos de Tesorería;
- Crear un nuevo documento de tipo Transferencia de Cheques;
- Indicar la serie del documento;
- Hacer clic en Guardar;
- Acceder a Finanzas | Cajas y Bancos | Recursos | Tablas;
- Seleccionar la opción Movimientos Bancarios;
- Crear un nuevo documento;
- Indicar que se trata de un movimiento de tipo Otro;
- Indicar que se aplica a Pagos y Cobros;
- Indicar que se aplica a Cuentas caja;
- Si la empresa está configurada con Visión Bancaria, el tipo de movimiento bancario será de debe, caso contrario el tipo de movimiento bancario será de Haber;
- Por fin, hacer clic en Guardar.
Configurar series
Para configurar las series para los cheque en las Cuentas Bancarias, deben realizarse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Cajas y Bancos | Recursos | Tablas;
- Acceder a la opción Cuentas Bancarias;
- Crear o editar una cuenta;
- Acceder a la pestaña Series de Cheques; Nota: Se muestra una tabla en blanco o con series creadas. En el caso de que la fecha de validez de la serie haya expirado, la línea aparece en rojo;
- Para crear una serie hay que definir los parámetros en una nueva línea: - Serie: La asignación de una letra a los libros de cheques permite una identificación más fácil; - Definir el N.º Inicial: Primer número de la serie de cheques en uso; - Nº Final: Último número de la serie de cheques en uso (debe ser superior al número inicial de la serie); - Validez: Fecha de validez de la serie; - Lugar Emisión: Descripción del lugar de emisión; - Activa: Indica si la serie está activa. Por defecto, está seleccionada; - Por defecto Indica si la serie se usa por defecto (solo se puede seleccionar una serie); - Observaciones: Campo libre para observaciones;
- Por fin, hacer clic en Guardar.
Después de guardar la serie surge una tabla con la lista de cheques, desde el número inicial hasta el final. Puede visualizarse en Cheques, disponible en la parte inferior de la pestaña Series de Cheques. En esta tabla pueden comprobarse los detalles de cada cheque como, por ejemplo, si se ha emitido y su fecha de utilización.
Después de crear una serie, solo se pueden modificar los campos Lugar de Emisión y Validez.
Las series de cheques solo se pueden crear para cuentas del tipo Cuentas Corrientes.
Se puede remover una serie de cheques, si no se ha emitido ningún cheque de la serie. Para eliminar la serie, seleccionar la línea y con el botón derecho del ratón seleccionar la opción Eliminar . Para añadir más líneas en la tabla de la serie, seleccionar una línea y con el botón derecho del ratón seleccionar la opción Introducir línea.
Configurar impresión de cheques
La configuración de la impresión de cheques permite ajustar las definiciones de la impresora al tipo de cheque que se va a imprimir.
Para realizar la configuración de la impresora de cheques deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Cajas y Bancos | Bancos;
- Hacer clic en Emisión de Cheques;
- Seleccionar la operación Configurar;
- Definir los márgenes de impresión según el tipo de página que se va a utilizar (papel continuo, páginas A4 con un cheque, páginas con 3 cheques);
- Seleccionar el tipo de impresora utilizado;
- Seleccionar el tipo y estilo de fuente;
- Por fin, hacer clic en Confirmar.
La opción Probar permite que el usuario imprima en una página en blanco un cheque con las medidas definidas. Comparando con los cheques originales, el usuario puede comprobar si la información se encuentra en el sitio deseado.
El n.º del cheque actual permite empezar a imprimir el 2º o el 3er cheque de la página, si los anteriores ya se han imprimido y aún no se han separado de los no imprimidos.La configuración de los modelos de impresión de cheques se guarda por usuario (puede definirse en las configuraciones sin impacto en las configuraciones de los otros usuarios del sistema) y cada usuario tiene un límite máximo de 50 configuraciones de modelos de impresión de cheques.
Consultar serie de cheques
Para consultar la serie de cheques, deben realizarse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Cajas y Bancos | Recursos | Tablas |Cuentas Bancarias o en el editor de Emisión de Cheques disponible en Finanzas | Cajas y Bancos | Bancos, seleccionar el campo Serie;
- Definir Cuenta (la cuenta debe ser del Tipo Cuenta Corriente);
- En la pestaña Series de Cheques seleccionar una Serie;
- Abrir la opción Cheques en la parte inferior de la ventana.
Para cada serie seleccionada se muestra en la tabla la lista secuencial de los cheques y pueden comprobarse los siguientes detalles:
- Número: número do cheque;
- Estado: el cheque puede tener 3 estados: - Sin Emitir (al crear la serie todos los cheques se encuentran por defecto en este estado); - Emitido (cheque utilizado/imprimido); - Anulado (para activar este estado hay que introducir el motivo); Nota: Puede modificarse entre el estado Sin Emitir y Anulado si el cheque aún no se ha emitido. Cuando el cheque está señalado como Anulado, en la emisión de cheques el número no está disponible.
- F. Impresión: fecha en la que se ha usado/imprimido;
- Usuario: el usuario que ha realizado la impresión;
- F. Anulación: fecha en la que se ha anulado;
- Usuario: el usuario que ha anulado el cheque;
- Motivo: el motivo de anulación (información introducida por el usuario al seleccionar la opción Anulado).