¿Cómo configurar los documentos de venta?

En los documentos de venta, se puede realizar un conjunto de configuraciones relacionadas a los flujos documentales y a los borradores, así como referentes al uso de logotipos y del editor de ventas.

Configurar un flujo documental

La creación de flujos en los documentos de venta permite crear reglas en la creación de documentos y en su transformación al documento siguiente. Para que un determinado documento siga un flujo es necesario que en el momento de la creación se identifique el flujo que se pretende seguir.

Para configurar un flujo documental para los documentos de venta deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Administrador | [Empresa] | Ventas | Parámetros de la Empresa | Flujos Documentales;
2. En la opción de contexto, seleccionar la opción Nuevo Flujo;
3. Indicar el nombre y la descripción del flujo;
4. En el árbol de documentos seleccionar los documentos que se van a introducir en el flujo y arrastrarlos hasta el editor de flujos;
5. Enlazar los diversos documentos según el orden deseado;
6. Guardar.

Definir el docuemento por defecto

Puede definirse el documento destino usado por defecto en la conversión de documentos. Este documento, después de definido, se sugiere siempre en la conversión.

Para definir el documento por defecto deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Administrador | [Empresa] | Compras | Parámetros de la Empresa | Otros;
2. Modificar el documento que se sugiere en la conversión;
3. Guardar.
4. Volver a abrir la empresa en el ERP.

Configurar el editor de ventas

El editor de ventas puede configurarse para asumir un determinado comportamiento en algunas situaciones, como, por ejemplo, avisar si se intenta vender un artículo con un precio de venta inferior al precio de coste medio.

Para configurar el comportamiento del editor de ventas deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Administrador | [Empresa] | Ventas | Parámetros de la Empresa | Editor;
2. Indicar, en el caso de que sea necesario, la opción Aviso de anticipos en cartera; Nota: Esta opción emite un aviso si existen anticipos en cartera para el cliente da venta, evitando así la existencia de anticipos sin que estos se usen para reducción de documento.
3. Indicar, en el caso de que sea necesario, la opción Aviso de precio de venta inferior al PCM;Nota: Esta opción emite un aviso en el caso de que el precio de venta sea inferior al Precio de Coste Medio;
4. Indicar, en el caso de que sea necesario, la opción Introducción con cód. Barras para en la Cantidad;Nota: Permite introducir artículos a través del código de barras, después de leer el código correspondiente para en la columna de la cantidad;
5. Indicar, en el caso de que sea necesario, la opción Gestiona códigos de barras con pesos y valores. En el caso de trabajar con etiquetas con pesos o precios en los propios códigos de barras (códigos que empiezan por 27 o 29 según la norma de Codipor), en la línea se introduce automáticamente, además del código de artículo, el precio o la cantidad según el código correspondiente;
6. Confirmar.

Activar la opción Borradores

Para que un usuario pueda acceder a la opción Borradores, disponible en el editor de Ventas, debe activarse en los Perfiles la opción Borradores que está disponible en las operaciones del módulo de Ventas.

Para activar esta opción deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Administrador | Secciones | Perfiles;
2. Seleccionar el Perfil que debe temer acceso a la opción Borradores (o crear un nuevo perfil);
3. En la pestaña Operaciones, acceder a [Versión] | Módulos | Ventas;
4. Activar la opción Borradores;
5. Confirmar

Al activar esta opción, el Usuario tiene acceso a guardar/editar/eliminar los documentos que él ha creado. En el caso de que se desee que un usuario tenga acceso a editar/eliminar los documentos guardados en modo Borrador creados por todos los usuarios, deberá activarse también la opción Borradores (todos los usuarios).

Configurar logotipo

Cuando se realiza la instalación del módulo de Ventas, una de las necesidades de configuración más frecuentes es la definición de los logotipos en la impresión de los documentos de ventas.

El ERP incluye una funcionalidad que sirve para minimizar esta necesidad. Esta funcionalidad consiste en la posibilidad de configurar un logotipo en el Administrador, que surgirá automáticamente en la impresión de los documentos de venta de tipo "Con Logotipo" (por ejemplo: Doc. Venta c/ Logotipo, Doc. Venta c/ Logotipo c/Dim, etc.).

La configuración de un logotipo se realiza en el Administrador, a través de las propiedades generales de la Empresa.

El uso de imágenes demasiado grandes puede afectar el rendimiento de la impresión sin que se obtengan mejoras de calidad. Debe seleccionarse la resolución máxima recomendada (235x165).

Definir el logotipo en los informes de venta

Puede definirse un logotipo que se imprime en todos los informes de ventas con logotipo, sin que sea necesario modificar los informes.

Para poder definir un logotipo, deberá tener una imagen con el mismo formato .JPG y con una resolución máxima recomendada de 235x165 píxeles.

Para definir el logotipo en los informes de venta deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Administrador | Empresa;
2. Abrir el editor de propiedades del ejercicio.
3. Abrir la pestaña General;
4. Asignar una imagen en la opción Logo;
5. Acceder a Administrador | Empresa | Ventas | Parámetros de la empresa | Ventas | Otros;
6. Activar la opción Usar logotipo de la empresa en la impresión de los documentos de venta.

El logotipo ocupará un espacio reservado en la esquina superior izquierda del informe. Deberá usarse un logotipo que tenga la información mínima necesaria para cumplir los requisitos legales.