¿Cómo gestionar la proyección de necesidades de compras?

En la proyección de necesidades se muestra el resultado del cálculo de necesidades, así como del procesamiento de escenarios de compra basados en las necesidades previamente registradas.

En este momento, el cálculo de necesidades solo tiene en cuenta los niveles de stock actuales y los pedidos de cliente. Sin embargo, el sistema es flexible para que, en sede de implementación, se puedan añadir necesidades de otras fuentes, como, por ejemplo, necesidades de consumos de producción.

Gestionar Proyección de Necesidades

En la proyección de necesidades se muestra el resultado del cálculo de necesidades, así como del procesamiento de escenarios de compra basados en las necesidades previamente registradas.

En este momento, el cálculo de necesidades solo tiene en cuenta los niveles de stock actuales y los pedidos de cliente. Sin embargo, el sistema es flexible para que, en sede de implementación, se puedan añadir necesidades de otras fuentes, como, por ejemplo, necesidades de consumos de producción.

Para gestionar la proyección de pedidos de compras deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Marketing & Ventas/Compras | Inventario | Operaciones Logísticas | Proyección de necesidades;
2. Si se trabaja en una lista de trabajo, tenemos la opción de escogerla a través de su descripción;
3. Hacer clic en Actualizar. El sistema presentará todas las necesidades identificadas;
4. Si fuera necesario, restringir aún más los valores en la pestaña Restricciones;
5. En la tabla existe una lista de los artículos que se han identificado para pedido, así como la cantidad que se va a pedir. Nota: La cantidad depende de los niveles de stock identificados en el grupo de configuración usado para el cálculo, en conjunto con las necesidades identificadas. También se hace una sugerencia de proveedor (cuando sea posible) y las fechas calculadas del pedido;
6. Cambiar la cantidad que se va a pedir y el proveedor sugerido (opcional);
7. Recalcular el escenario en la opción de contexto de la tabla (opcional); Nota: Es posible añadir la columna "Fecha Último Cálculo" a la tabla caso desea visualizar la fecha de la última vez en que el escenario ha sido calculado;
8. Seleccionar todos los artículos de un escenario;
9. Reponer la cantidad a la sugerida (aplicable cuando la cantidad se modifica manualmente) o cambiar a la cantidad económica; Nota: Puede cambiarse el proveedor según un criterio. Cada una de las opciones provoca la selección automática de la línea correspondiente (columna 'Cf.'). El sistema guarda un totalizador con la cantidad de artículos y el valor total del pedido;
10. Al guardar el estado actual, el sistema conserva las decisiones tomadas (selección, cantidad, proveedor); Nota: Puede abrirse una tabla inferior (normalmente cerrada) que muestra, en cada línea de artículos, los pedidos de cliente abiertos (las necesidades) y los valores en stock en el momento en el que se está realizando el pedido;
11. Filtrar los resultados presentados por: - Periodo: solo incluye necesidades en el periodo definido; - Solo necesidades asociadas a un documento de origen: para incluir solo las necesidades con origen en documentos, como por ejemplo, pedidos de cliente o órdenes de fabricación; - Solo necesidades con cantidad a pedir: para incluir solo las necesidades en que la cantidad a pedir es superior a cero; Nota: Solo se trabaja sobre valores previamente calculados. Si el escenario se ha calculado solo para un mes, en el caso de que se solicite tres meses de horizonte, el sistema no tendrá en cuenta las necesidades de los tres meses - solo de un;
12. Hacer clic en Calcular. El sistema abre un resumen de los documentos que se deben generar;
13. Seleccionar el tipo de documento a crear (Compras o Internos), el respectivo Documento y la Serie. Si se selecciona un documento del tipo Interno, podrá también indicar el Destinatario del documento.
14. Separar los pedidos por almacén (opcional);
15. Por fin, hacer clic en Confirmar.

El sistema no permite seleccionar un artículo que se encuentre en otra lista de trabajo. La columna "Estado" identifica, en estos casos, la reserva realizada.

En el resumen de pedidos que se genera, pueden crearse excepciones al documento seleccionado antes. Por defecto las columnas están escondidas. Por ejemplo, si el tipo de pedido es a proveedores intracomunitarios puede indicarse este documento en la línea de la tabla.

Incluir Requisiciones Internas como Necessidades

Para considerar los documentos de requisición interna como necesidades de compra, se debe configurar el tipo de documento para este fin.

Para configurar el tipo de documento Requisición Interna como necesidades, deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a [Marketing & Ventas / Compras] | General | Recursos | Tablas | Documentos Internos;
2. Crear o editar un documento del tipo Requisición Interna;
3. En la pestaña Generales, activar la opción Cálculo Necesidades Compras;
4. Hacer clic en Guardar.

Una vez configurado el documento, todos los documentos de este tipo que se creen se incluirán en la proyección de necesidades como necesidades de compra.

Crear Grupos de Configuración

Usar un grupo de configuración permite tipificar las configuraciones que se van a usar en un determinado proceso. Se ha creado un mantenimiento de grupos de configuración para la proyección de necesidades que permite tipificar los niveles de stock mínimo y de reposición, así como la definición de la prioridad en la selección del proveedor.

Para crear un grupo de configuración, deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Marketing & Ventas/Compras | Inventario | Recursos | Tablas | Grupos de Configuración;
2. Asignar un código al grupo y la descripción correspondiente;
3. Indicar los niveles de stock que se deben tener en cuenta cuando el escenario es del almacén o solo del artículo;
4. Indicar si calcula valores para los componentes;
5. En la pestaña Prioridad de Proveedor, ordenar los criterios por la orden de prioridad de selección del proveedor. Los criterios serán aplicados de forma decreciente, y el primero es lo que tiene más prioridad con relación a los restantes y así sucesivamente. La asignación automática de un proveedor a la proyección de necesidades será siempre efectuada a través de la aplicación de estos criterios: - Principal: da preferencia al proveedor principal definido na ficha de artigo; - Clasificación: da preferencia a los proveedores con mejor clasificación; - Precio: da preferencia a los proveedores con mejor precio; - Plazo: da preferencia a los proveedores con el mejor plazo de entrega;
6. Por fin, hacer clic en Guardar.

Estos grupos se asignan posteriormente al artículo y, a efectos de valores por defecto en la creación de nuevos artículos.

Incluir Múltiplos de compra en el Cálculo

En los escenarios en que la compra de un determinado artículo cumple un determinado criterio de empaquetado, aunque el artículo no lo gestione la unidad de empaquetado, existe una unidad de base diferente. Así, la proyección de necesidades tiene siempre en cuenta el cálculo por la unidad de base del artículo y la cantidad a encomendar puede diferir de la cantidad optima de compra en la unidad de empaquetado.

Para tener en cuenta este caso de uso, está disponible el campo Múltiplo de Compra en la pestaña Stock de la ficha del artículo. Deberás indicar aquí el múltiplo que deseas aplicar en el cálculo de necesidad de compra.

Por ejemplo, un artículo que se compre en cantidades óptimas de 4 en 4 unidades. Al introducir como múltiplo de compra el 4, la sugerencia de cantidad a encomendar será siempre ajustada por exceso para ese múltiplo. Si se necesitan 6 unidades, en ese caso, el cálculo aplicará el múltiplo y se sugerirá la compra de 8 unidades.

Para incluir un múltiplo de compra para el artículo, sigue estos pasos:

1. Accede a [Marketing & Ventas/Compras] | Inventario | Artículos;
2. Crea um artículo o selecciona uno ya existente;
3. En la pestaña Stocks, rellena el campo Múltiplo Compras con la cantidad que deseas;
4. Haz clic en Guardar.

Configurar Proyección de Necesidades

Las necesidades para la proyección de pedidos son fundamentales en el cálculo de los pedidos a proveedores, influyendo significativamente en las cantidades que se piden. Actualmente, el sistema está preparado para asumir las cantidades de los pedidos de clientes, así como de las solicitudes internas del sistema.

Para que estas se asuman en el momento del cálculo de los escenarios de la proyección, deben calcularse. Esto puede realizarse de dos formas distintas:

• A través de un servicio existente en Windows Services, que permite que este cálculo se programe para la hora más adecuada para las empresas (disponible solo en EXECUTIVE);
• A través de la opción Recalcular Necesidades disponible en el menú de contexto de la ventana de Proyección de Necesidades.

El proceso de cálculo de necesidades y de escenarios es un proceso que puede tardar un poco, por lo que se recomienda ejecutarlo en momentos de menor actividad en el sistema.

Crear Escenarios

Un escenario de proyección de necesidades de compras corresponde alconjunto de parámetros fundamentales para calcular la proyección de necesidades. En este contexto, podrá configurar un servicio para actualizar las proyecciones en periodos en los que el sistema está más libre o, si desea, calcular la proyección de necesidades manualmente a través de la opción de contexto disponible en la ventana de proyección de necesidades.

En la pantalla de cálculo de necesidades, están disponibles las siguientes opciones:

Para crear un escenario para la proyección de necesidades deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Marketing & Ventas/Compras| Inventario | Recursos | Tablas | Escenarios;
2. Definir un Código y la Descripción correspondiente;
3. Indicar el horizonte que se tendrá en cuenta para las necesidades. Para ello, hay que indicar la fecha de referencia, el número y la unidad de medida del tiempo que se considerará, y si se desea colocar este horizonte al principio o al final de este periodo;
4. Indicar la ejecución del escenario con un grupo de configuraciones específicas o con las configuraciones del grupo indicado en el artículo;
5. Si aplicable, activar las siguientes opciones: -Valida la fecha de entrega de los pedidos a los proveedores; - Calcula necesidades brutas; - Solo necesidades asociadas a un documento de origen;
6. Utilizar los filtros para indicar los artículos a los que se aplica este escenario en la pestaña Restricciones;
7. Por fin, hacer clic en Guardar.

Si desea excluir elementos para el cálculo de necesidades, deberá aplicar estos filtros en el escenario de configuración. En la pantalla de proyección de necesidades, los filtros solo tienen impacto en los resultados obtenidos de la proyección, por ejemplo, con la visualización de los registros en la tabla de necesidades.

Por ejemplo, si desea definir un escenario solo para incluir necesidades del módulo de Producción para un almacén específico o para un determinado artículo, deben aplicarse estos filtros en la pestaña Restricciones del escenario de configuración.

Crear o Anular Listas de Trabajo

La necesidad de crear listas de trabajo surge en contextos con mucho volumen de información, o en los que existe más que un comprador activo. La lista de trabajo permite una reserva de artículos en el sistema que no permite que otro usuario, excepto el administrador, pueda seleccionar los artículos.

Una línea de una proyección de necesidades que esté bloqueada en una lista de trabajo no se puede usar en otra lista de trabajo ni por otro usuario. Pueden existir situaciones en las que es necesario eliminar la lista y liberar sus artículos.

Para crear o anular listas de trabajo deben seguirse los siguientes pasos:

Si un artículo ya se encuentra en otra lista de trabajo, surge un error al intentar guardar la lista.