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El régimen de autofacturación se distingue de la facturación al nivel de la responsabilidad de comunicación y emisión de facturas, requisitos, obligaciones y en la propia generación del archivo SAF-T. Una vez que este régimen implica la responsabilidad de emisión y comunicación de las facturas del propio cliente, deberá configurar la ficha del proveedor.
Autofacturación y Facturación
La autofacturación consiste en la creación y emisión de facturas por parte del adquirente (cliente) de los bienes o prestación de servicios. Por otro lado, la facturación por cuenta de terceros se refiere a la elaboración y emisión de facturas efectuada por un tercero a nombre y por cuenta del proveedor de los bienes o del prestador de servicios.
La ley no establece ningunos requisitos o condiciones para la implementación de la facturación por cuenta de terceros, ya que no existe ningún problema sobre el nivel de seguridad del impuesto.
Al contrario, en la autofacturación, la ley impone algunos requisitos para limitar la deducción del impuesto por parte del adquirente en las facturas emitidas por él.
Configurar tipo de documentos
En el régimen de la Autofacturación, las facturas emitidas deben incluir algunos datos, entre ellos:
- Las facturas deben incluir obligatoriamente la referencia "Autofacturación";
- Si el proveedor establece diversos acuerdos de Autofacturación, debe existir solo una serie por cliente para garantizar la numeración secuencial de los documentos;
- Todos los requisitos exigidos por el código del IVA y la legislación complementaria aplicable a la emisión de facturas también se aplican al régimen de Autofacturación.
Para configurar el tipo de documento correspondiente a este régimen deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Compras | Compras / Ventas| Recursos | Tablas;
- Seleccionar la opción Documento de Compra/Venta;
- Definir un nuevo documento;
- En la pestaña Series crear una nueva serie de documentos;
- En la pestaña Fiscalidad seleccionar la opción Autofacturación;
- Definir el Proveedor (compras) o el Cliente (Ventas);
- Por fin, hacer clic en Guardar.
Los documentos creados en esta nueva serie no permiten la introducción de documentos en los editores.
Esta configuración permite que siempre que se emita un documento (factura) de esta serie, se sugiera automáticamente el proveedor.
Requisitos y obligaciones de la Autofacturación
El recurso a la autofacturación por parte del adquirente de los bienes o servicios depende del cumplimiento de los siguientes requisitos:
- La existencia de un acuerdo previo, por escrito, entre el sujeto pasivo que transmite los bienes o el prestador de los servicios y el adquirente o destinatario de los mismos;
- El adquirente (cliente) debe comprobar que el transmitente (proveedor) de los bienes o prestador de los servicios tiene conocimiento de la emisión de la factura y ha aceptado su contenido;
- Incluir la referencia "Autofacturación".
El no cumplimiento de estas tres condiciones impide el derecho de la deducción del IVA indicado en las facturas emitidas en el régimen de autofacturación.
Sobre el acuerdo "por escrito", como no existe una definición más específica, se acepta la celebración de un acuerdo por escrito previo, en el que se indique que ambas partes prestan su consentimiento a la emisión de las facturas, por parte del adquirente.
Tras la emisión de una factura, el adquirente, según el acuerdo previo de autofacturación, debe guardar la factura original y enviar la copia al proveedor, que deberá guardarla en su archivo.
Sobre el conocimiento de la emisión de la factura y la aceptación de su contenido, estas pueden realizarse a través de cualquier medio de comunicación por escrito por parte del proveedor, como, por ejemplo, a través del envío de la copia de la factura debidamente sellada por correo electrónico o fax.
Cabe destacar que todos los requisitos exigidos por el código del IVA y la legislación complementaria aplicable a la emisión de facturas también se aplican al régimen de Autofacturación, en particular la numeración secuencial de las facturas. Considerando el caso de un proveedor que establece acuerdos de autofacturación con diversos clientes, este debe garantizar la existencia de una serie por cliente, para asegurar la numeración secuencial.
Las obligaciones derivadas de la implementación del proceso de Autofacturación pueden resumirse en la siguiente tabla:
| Sujeto Pasivo | Emisión de la Factura | Obligación de Entrega del Impuesto | Emisión del archivo SAF-T | Comunicación de las Facturas |
| Proveedor | No | Sí | No | Sí. El proveedor puede autorizar el cliente a comunicar las facturas a través de la creación de un subusuario en el portal de la AT. Este proceso puede ser automático en el ERP. |
| Cliente | Sí | No | Sí | Sí. El proveedor puede autorizar el cliente a comunicar las facturas a través de la creación de un subusuario en el portal de la AT. Este proceso puede ser automático en el ERP. |
Exportar archivo SAF-T de Autofacturación
La generación del archivo SAF-T de Autofacturación es una responsabilidad del emisor, que debe entregarlo a su proveedor siempre que este se lo solicite.
El emisor debe suministrar un archivo con los datos de las tablas utilizadas, por ejemplo:
- Tabla 1: Encabezado (Header) con el campo 1.4 - Sistema Contable (TaxAccountingsBasis) introducido con el código "S";
- Tabla 2.3: Tabla de Proveedores (Supplier) con el registro del respectivo proveedor;
- Tabla 2.4: Tabla de Productos/Servicios (Product) con el registro de los productos/servicios mencionados en los documentos;
- Tabla 4: Documentos Comerciales (SourceDocuments) con los documentos comerciales relativos al proveedor en que el campo 4.1.4.2 - estado del documento (InvoiceSatus) está introducido con el código "S".
En el contexto de la comunicación obligatoria de las facturas se ha creado una utilidad para generar el archivo SAF-T PT: Exportación de Autofacturación.
Para exportar el archivo SAF-T de Autofacturación deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Compras |Obligaciones Declarativas | Comunicaciones con AT;
- Seleccionar la utilidad Exportación de Autofacturación;
- En la pestaña Filtros definir el intervalo de fechas y los tipos de movimiento;
- Hacer clic en Exportar;
- En el campo Opciones indicar la exportación a realizar. Este tipo de exportación es mensual, solo debe incluir documentos de ese periodo y la información se registra en la base de datos. Los archivos generados también se archivan, para permitir su consulta y extracción;
- Indicar el Archivo a generar;
- Introducir Observaciones, si es necesario;
- Por fin, hacer clic en Confirmar.
Posteriormente, podrá visualizar los documentos y/o el historial de exportaciones. Para ello, deben ejecutarse los siguientes pasos:
Visualizar documentos
- Seleccionar el periodo, el tipo de movimiento y los documentos a visualizar: -No Exportados;-Todos;
- Hacer clic en Actualizar.
Visualizar historial de exportaciones
Para visualizar el historial de exportaciones deberá acceder a la pestaña Historialy, a continuación, utilizar los siguientes filtros:
- A partir de: Indica la fecha de exportación a partir de la cual los registros deben ser presentados;
- Últimos: Indica los últimos registros a presentar.
En el contexto de la tabla del historial de los registros puede extraerse el archivo. Para ello, deberá poner el cursor del ratón en la línea del archivo que se desea extraer y hacer clic en la opción Extraer Archivo a través del botón derecho del ratón.
Tras extraer el archivo SAF-T hay que acceder al Portal de la Autoridad Tributaria portuguesa y cargar el archivo correspondiente.
Configurar ficha del proveedor
El régimen de autofacturación se traduce en un proceso según el cual el cliente elabora y emite las facturas. Así, el cliente emite facturas a nombre de su proveedor según las reglas definidas entre ambos. En este sentido, deberá configurar la ficha del proveedor en el Módulo de Compras.
Para configurar la ficha del proveedor deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Compras | Compras;
- Seleccionar la opción Proveedores;
- No separador Autofacturaciónseleccionar la opción Acuerdo de Autofacturación;
- Indicar los datos relativos al Subusuario AT y la contraseña correspondiente, cuando sea necesario;
- Introducir los datos del proveedor: Matrícula, Oficina del registro y Capital Social;
- Por fin, hacer clic en Guardar.
Esta configuración permite definir que en las facturas, emitidas en el régimen de Autofacturación, el proveedor será el remitente y que se introducirá su Denominación Social, dirección y NIF/CIF.