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Evolution
En las oportunidades de venta, es posible crear actividades para controlar los cobros, avisos o propuestas de una organización. En este sentido, es posible crear actividades y avisos de actividades, que avisarán el operador de cobros pendientes, así como definir las plantillas de notificaciones.
En cualquier momento, es posible analizar a agenda de trabajo en un determinado periodo.
Crear actividades
Está disponible un conjunto de operaciones que permiten programar actividades que después se mostrarán en la fecha y hora establecidas y que pueden ser acciones tan diversas como cobros, avisos o propuestas. Las actividades programadas también pueden tener asociadas Contacto telefónico, cobro, correo electrónico, carta, entre otras.
Para definir una actividad es necesario introducir las informaciones relevantes y es posible incluir nuevos datos posteriormente.
Es posible crear actividades en el menú de Contactos y Oportunidades o a partir de la lista de Clientes, Proveedores y artículos, así como crear actividades periódicas. Para ello, deben ejecutarse los siguientes pasos:
Crear actividades
- Acceder a Marketing & Ventas | Contactos y Oportunidades | Actividades o a partir del menú del CRM disponible en las diversas Entidades/Editores (ej. Ficha de Cliente);
- Definir el Tipo de Actividad para controlar algunas características de la actividad;
- Definir el resumen de la actividad;
- Definir el Contacto Principal, por ejemplo, el tipo de entidad (ej: "cliente"), la indicación de la entidad (ej: empresa "Sofrio, Lda") y el contacto principal de la entidad seleccionada (ej: "Sr. José Sofrio"); Nota: Si el tipo de Actividad tiene un tipo de Contacto asociado, el sistema sugiere el contacto de forma automática. Por ejemplo, el tipo de actividad Llamada tiene asociado, en la ficha Tipo de Actividad, un tipo de Contacto Gerencia. Si en la ficha de Cliente existe un contacto del mismo tipo, el sistema introducirá el contacto automáticamente;
- Indicar el nivel de Prioridad de la actividad, indicando la importancia;
- Indicar el Estado en que se encuentra: Pendiente de realización o ya Realizada;
- Definir si se desea integrar con el sistema de email; Nota: La opción Incluye Contacto Principal define si el email de notificación incluye el contacto definido como "Principal". La opción Incluye Otros Contactos define si el correo de notificación incluye los contactos definidos como Otros Contactos;
- Introducir los datos necesarios en las diversas pestañas (ver cuadro más abajo);
- Por fin, hacer clic en Guardar.
En la siguiente tabla, podrá consultar otras opciones disponibles para la creación de una actividad:
| Pestaña | Opción | Descripción |
| Actividad | Para | Destinatario del mensaje |
| Lugar | Lugar asociado a la actividad (si existe) | |
| Inicio | Fecha y hora de “Inicio” de la actividad | |
| Fin | Fecha y hora de “Fin” de la actividad | |
| Con Periodicidad | Puede asociarse una periodicidad a la actividad. Al hacer clic en el botón "Periodicidad" surge la ventana de Programación para definir cuándo ocurre y su duración. | |
| Recordar antes | Definir un aviso antes del inicio de la actividad. | |
| Otros Contactos | Tipo de Entidad | Definir la entidad (ej.: Cliente). |
| Entidad | Indicar el identificador de la entidad (ej.: Sof). | |
| Nombre | Identificación de la entidad (ej.: Empresa Sofrio, Lda) | |
| Contacto | Persona de contacto en la entidad. Si este contacto ya está definido en la ficha de la entidad, el campo se introduce automáticamente (p. ej.: J.OLIV) | |
| Nombre | Identificación de la persona de contacto en la entidad (p. ej.: João Oliveira). | |
| Campaña OPV | Campaña | Nombre de la Campaña a asociar a la Actividad. |
| Oport. Venta | Si existen Oportunidades de Venta definidas, puede asociarse una oportunidad de venta (p. ej.: un proyecto de consultoría). | |
| Doc. Interno | Documento interno asociado a la oportunidad de venta. | |
| Cobros | Cuenta Doc. Serie Número Estado Fecha Venc. P. Moneda Valor Original Valor Pendiente Fecha Prev. Fecha Recep. Valor | En el caso de que esté definida una Actividad de Cobro, estará disponible esta pestaña en la que se puede ver el detalle de los Cobros a realizar. |
| Adjuntos | Permite introducir anexos sobre la actividad. | |
| Notas | Al hacer clic dos veces en la línea de la tabla pueden crearse notas que quedan asociadas a la actividad. |
Para facilitar la introducción de la descripción de la Actividad, definirse un conjunto de descriptivos más comunes, a través del botón del campo Descripción. En la barra de menús, la opción Listas visualizar el listado de Actividades Pendientes de realización. Este listado puede mostrarse de forma rápida y automática a través de la tecla F4.
Crear actividades a partir de las fichas de las entidades
- Acceder a Marketing e Ventas | Ventas | Clientes o a Provisión | Compras | Proveedoreso a [Marketing & Ventas/Provisión] | Inventario | Artículos;
- Hacer clic en F4 para obtener la lista de clientes;
- En la tabla, hacer clic con el botón derecho del ratón en las líneas de los clientes para los que se desea crear una o más actividades y seleccionar la opción Crear Actividades;
- Comprobar que se presenta la ventana de Creación de Actividades;
- En el asistente, indicar si desea crear una actividad para cada entidad, o una actividad común para todas las entidades;
- Definir la relación entre los datos de la lista y la actividad, o sea, indicar si la columna "Cliente" de la lista en la actividad debe considerarse como la entidad o el destinatario de la actividad a crear;
- Al seleccionar la opción entidad, indicar el Tipo de Entidad (ej: Otro Deudor) y el Tipo de Contacto (ej.: contacto Comercial o Técnico);
- Hacer clic en Siguiente;
- En este paso definir las propiedades de la actividad: - Tipo de Actividad a ejecutar; - Descripción de la Actividad a realizar; - Prioridad que ésta posee; - Estado en el que se encuentra; - Entidad a la que se dirige la Actividad (en este caso, indicación de la empresa cliente); - Campaña (si la Actividad está asociada a una campaña de Marketing); - Integrar con Outlook para definir si se desea integrar con Outlook; (activa en el caso de que el tipo de actividad sea Envío de correos);
- Hacer clic en Siguiente;
- Indicar, además de los destinatarios, las propiedades de la periodicidad de la actividad (Inicio, Fin, Con o Sin Periodicidad y definiciones correspondientes);
- En el siguiente paso se presenta un resumen de todas las definiciones realizadas anteriormente para confirmar las opciones realizadas. Las reglas definidas pueden volver a usarse cuando se use la misma lista para crear actividades, bastando para ello que esté seleccionada la opción correspondiente;
- Hacer clic en Siguiente para avanzar con la creación de la actividad.
La actividad creada puede después ser consultada en Contactos y Oportunidades, en la opción Actividades Programadas o en la opción Actividades del Día.
Crear actividades periodicas
- Acceder a Marketing & Ventas | Contactos y Oportunidades | Actividades;
- Crear una nueva actividad;
- Seleccionar la opción Con periodicidad;
- Hacer clic en la opción Periodicidad;
- Indicar el tiempo de duración de la actividad. Este valor se usará para actualizar la fecha de fin de la actividad;
- Definir la Periodicidad. Estos valores se usarán en la integración con Outlook;
- Indicar la vigencia de la actividad;
- Por fin, hacer clic en Guardar.
En la barra de menús, la opción Listas visualizar el listado de Actividades Pendientes de realización. Este listado puede mostrarse de forma rápida y automática a través de la tecla F4.
Crear avisos de actividades
Los avisos de actividades solo se aplican en el caso de las actividades de cobro y sirven para avisar al usuario de las tareas de cobro pendientes..
Para crear un aviso de actividad, deben realizarse los siguientes pasos:
- Crear una actividad de tipo cobro;
- Crear una nueva actividad;
- Indicar las entidades a las que se destina el cobro;
- Hacer clic en Guardar;
- Indicar la actividad y tipo de prioridad;
- Indicar el resumen de la actividad;
- Por fin, hacer clic en Confirmar.
Configurar plantillas de notificación
Las notificaciones usan como plantilla un archivo HTML o HTM. Esta plantilla puede definirse usando las siguientes etiquetas:
| Etiqueta | Descripción |
| %activity_state% | Permite la identificación del estado de la actividad |
| %activity_summary% | Permite la identificación del resumen de la actividad (campo del Descriptivo de la actividad) |
| %activity_description% | Permite la identificación de la descripción de la actividad |
| %activity_local% | Permite la identificación del lugar de la actividad |
| %activity_user% | Permite la identificación del usuario definido de la actividad |
| %user_creator% | Permite la identificación del lugar de la aplicación |
| %entity_code% | Permite la identificación del código de la entidad |
| %entity_name% | Permite la identificación del nombre de la entidad |
| %contact_code% | Permite la identificación del código del contacto |
| %contact_name% | Permite la identificación del nombre del contacto |
Estas etiquetas deberán escribirse obligatoriamente con letras minúsculas.
Consultar actividades diarias
Para facilitar la consulta de la agenda diaria de trabajo, el módulo Contactos y Oportunidades ofrece una herramienta que permite visualizar, de forma gráfica, todas las actividades diarias. Esta opción está disponible en Marketing & Ventas | Contactos y Oportunidades | Actividades | Actividades del Día.
Entre las funcionalidades, se destacan:
- Nueva Actividad: Crear nueva actividad;
- Editar Actividad: Editar una actividad previamente creada;
- Remover: Eliminar una actividad;
- Día/Semana/Mes: Visualizar las actividades por día, semana y mes;
- Filtro: Filtrar actividades por: - Tipo de actividad; - Nombre de la entidad; - Nombre del contacto; - Prioridad; - Estado de la actividad; - Fecha Inicial y Final.
Para comprobar si existen actividades relacionadas, después de seleccionar una actividad, seleccionar la opción Actividades Relacionadas en la parte inferior de la ventana. En este componente también se muestra la información sobre las entidades asociadas a la actividad, como los saldos de cuentas corrientes de los clientes.
Consultar actividades programadas
Esta exploración tiene como objetivo consultar las actividades programadas para un determinado periodo.
Para consultar las actividades programadas, deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Marketing & Ventas | Contactos y Oportunidades | Actividades | Actividades Programadas;
- Indicar el Periodo de consulta. Por defecto, se incluyen todos los registros; Nota: Puede indicarse el tipo de fechas a consultar, así como aplicar un filtro sobre un intervalo de fechas. La opción Sobre fecha fin permite aplicar el filtro a la fecha de fin de la actividad (por ejemplo, permite saber las actividades cuyo fin está previsto esta semana);
- Definir la Prioridad. Por defecto se incluyen todas las prioridades;
- Introducir la Actividad. Por defecto se incluyen todas las actividades;
- Indicar la Agenda. Por defecto se incluyen todas las actividades programadas
- Por fin, hacer clic en Actualizar.
En la pestaña Otras Restricciones, podrá aplicar filtros para restringir los datos presentados. La tabla de resultados muestra la información según los criterios y las restricciones definidos.
La emisión del análisis incluye la información mostrada en la tabla de resultados. Para imprimir esta información a los formatos estándar disponibles, debe usarse la opción de contexto Exportar.