¿Cómo gestionar anticipos en el ERP?

En el ERP, los anticipos son una función muy útil en la gestión de una organización, por lo que deberá garantizar el cumplimiento de todos los criterios y requisitos en su uso. A partir de esta funcionalidad, podrá incluir anticipos en los documentos de ventas y compras y deducir anticipos en cuenta corriente.

Consideraciones sobre el IVA

En términos legales, al efectuar un anticipo, el IVA es exigido en el momento en que la empresa recibe el respectivo valor. Al incluir el anticipo en un documento, la aplicación irá calcular el valor del IVA sobre el valor total deducido del valor del anticipo, una vez que el IVA relativo al anticipo ya se ha liquidado anteriormente.

Ejemplo:

Consideremos que un cliente ha efectuado un pedido en el valor de 600€ (IVA incluido a 20%) y ha hecho un anticipo de 150€.

• Valor del Anticipo = 150€ (IVA = 25€)

Cuando el cliente ha recogido el pedido, la Factura presenta los siguientes valores:

• Mercancías: 500€
• IVA: 75€
• Otros: -125€
• Total: 450€

Estos valores corresponden a una situación de una serie sin IVA incluido. Si es una serie con IVA incluido, el valor del anticipo es de 150€ (división "Otros"), y el Total es igual en las dos situaciones.

Regularización de anticipos

Al gestionar anticipos debe cumplirse los siguientes criterios:

• Los anticipos deben ser gestionados con IVA;
• Los anticipos son registrados con una factura;
• La regularización del IVA debe ser realizada con un abono (con el despacho 8632/2014) y esta regularización solo puede ser realizada después de la emisión de la factura final;
• En cualquier momento debe ser posible ver los anticipos por regularizar;
• El SAF-T debe ser correctamente introducido;
• El extracto de cuenta (en gestión de cartera) debe evidenciar todos los registros del cliente;
• La contabilidad y la cuenta curriente deben estar siempre consistentes.

Para regularizar los anticipos debe:

1. Acceder a [Marketing & Ventas] | Ventas | Documentos;
2. Crear un nuevo documento indicando una entidad para la que ya se haya emitido una factura de anticipo:
   • Se considera factura de anticipo a un documento de naturaleza acreedora, con vinculación a cuenta corriente en un tipo de cuenta configurada como anticipo e idealmente sin vinculación a inventario;
3. Acceder a Contexto | Regularización de anticipos;
   • La cuadrícula superior muestra todos los documentos de anticipo disponibles para utilizar;
   • La cuadrícula inferior muestra el detalle (líneas) del documento de anticipo seleccionado en la cuadrícula superior;
4. Indicar qué documento de crédito se utilizará para regularizar el anticipo. Este documento debe ser un documento financiero, de naturaleza acreedora y no vinculado a cuentas corrientes e, idealmente, no vinculado a inventario, y con la opción Controlar cant. satisfechas en origen activada;
5. Indicar el motivo de la emisión de la nota de crédito;
6. Seleccionar el documento de anticipo que se desea regularizar, o las líneas y el respectivo importe de anticipo a regularizar si sólo se desea regularizar una parte del documento de anticipo;
7. Confirmar.
8. Finalizar la creación de la factura final y Guardar;
9. Al grabar la factura, se regularizará el importe del anticipo en la propia factura, es decir, se generará un documento de liquidación automática del anticipo. Debe configurar el documento de liquidación de anticipos en el adimistrador:
   1. Acceder a Administrador | Empresa | Pagos y Recibos | Parámetros de Empresa;
   2. Acceder a la pestaña Otros;
   3. Indicar el documento de compensación.

• No es posible utilizar el mismo documento de anticipo tanto para el proceso de regularización de anticipos como para el de deducción de anticipos. Cada anticipo sólo puede seguir uno de los dos flujos/procesos.
• El valor de la factura final debe ser siempre igual o superior al valor del anticipo a regularizar;
• Los anticipos sólo pueden regularizarse en la misma moneda que la factura final;
• Los documentos de la factura final, así como la nota de crédito generada, no pueden modificarse ni anularse;
• Se garantiza toda la relación entre los documentos, tanto a nivel de trazabilidad como en la cumplimentación del archivo SAF-T.

Deducir anticipos para entidades

Para deducir un anticipo en gestión de cartera para una determinada entidad (Cliente o Proveedor, en Ventas o en Compras), deben realizarse los siguientes pasos:

1. Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión] | [Ventas / Compras] | Documentos;
2. Seleccionar el tipo de documento Factura;
3. Indicar la entidad. Si ésta tiene anticipos en cartera surgirá un mensaje con este aviso;
4. Acceder a la operación de contexto Anticipos en Gestión de Cartera;
5. En la ventana que surge puede visualizarse en la columna "Efecto" el valor de los efectos en Tesorería para este anticipo. Por otro lado, la columna "Valor" permite que el usuario introduzca la cantidad del anticipo (que puede ser total o parcial);
6. Hacer clic en Confirmar;
7. Comprobar que se muestra una nueva línea en el editor de ventas con la cantidad introducida en la columna "Valor";
8. Por fin, hacer clic en Guardar.

Si el valor total del efecto en ventas es negativo, no podrás realizar un anticipo en gestión de cartera. Esta operación no es posible una vez que, aunque la naturaleza del documento es de pago, el total del documento es negativo y tiene propiedades de un documento de cobro y no de pago.

Deducir anticipos en GC

Para deducir un anticipo en gestión de cartera para una determinada entidad, deben realizarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Marketing & Ventas | Ventas | Documentos;
2. Acceder a la operación de contexto Anticipos en Gestión de Cartera;
3. Seleccionar los anticipos a incluir en el documento;
4. Hacer clic en Confirmar.

Efectuar anticipos en GC

Para efectuar un anticipo en gestión de cartera, deben realizarse los siguientes pasos:

1. Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión / Finanzas] | Pagos y Cobros| Documentos;
2. Seleccionar el cliente;
3. Seleccionar el documento del tipo anticipo;
4. Indicar el valor del anticipo;
5. Hacer clic en Guardar.

Si desea efectuar un anticipo en cuenta sin enlace a gestión de cartera, deberá utilizar la opción de contexto Anticipos.