¿Cómo configurar ejercicios?

Los ejercicios permiten ejecutar todos los procesos contables de una organización. En el ERP se pueden crear o anular ejercicios, así como copiar elementos entre ejercicios.

También es posible configurar un ejercicio económico que difiere del año civil y configurarlo para efectuar retenciones de garantía.

Interpretación contable

El módulo de Contabilidad se adapta a periodos de tributación cuyo ejercicio civil difiere del contable. Se asume que una empresa está en estas circunstancias, siempre que en las propiedades de la empresa el mes inicial difiere de "Enero". El periodo inicial de la contabilidad corresponde al mes inicial definido en las propiedades de la empresa.

En términos contables, la interpretación se basa en los siguientes elementos:

• Los numeradores (Diarios) están asociados al respectivo periodo y no al mes civil, es decir, el numerador del Mes 01 corresponde al numerador del periodo 1;
• Los documentos se contabilizan en la aplicación con fecha civil (día y mes) y ejercicio contable (la aplicación efectúa la gestión de los acumulados en los respectivos periodos);
• La creación del documento de apertura se debe realizar al final del cierre de las cuentas, independientemente de la fecha final del ejercicio;
• Los presupuestos se efectúan desde el mes inicial del ejercicio hasta el mes final correspondiente;
• Los extractos se efectúan todos por la fecha civil. Un extracto en un intervalo de tiempo muestra todos los movimientos realizados dentro de esa fecha (fecha civil). Las restantes consultas se efectúan por el periodo contable;
• Los análisis presupuestales, centros de coste, etc., se efectúan con relación al ejercicio contable.

Crear ejercicios

Crear ejercicios se resume a la introducción de la información necesaria al correcto desempeño del ERP para un nuevo ejercicio económico.

Este servicio se basa en la información presente en un ejercicio ya definido y sobre el que el usuario puede indicar los elementos que desea crear. Estos elementos tienen dependencias que deben implantarse y validarse obligatoriamente.

Por ejemplo, para crear las claves de distribución de analítica hay que crear inicialmente las cuentas de analítica.

Además de crear ejercicios, también podrá anularlos. Para ello, deben ejecutarse los siguientes pasos:

Al ejecutar la operación Resolver dependencias, disponible a través del menú de contexto, esta selecciona automáticamente los elementos que no están seleccionados y que son necesarios a la implantación y validación.

Copiar elementos entre ejercicios

A veces, existe la necesidad de copiar planes, configuraciones u otros elementos entre ejercicios, previamente definidos. Esta operación puede ser realizada a través del servicio Gestión de Ejercicios, que ofrece un asistente para ello.

Para copiar elementos entre dos ejercicios, deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder al servicio Gestión de Ejercicios en el Administrador;
2. En el asistente seleccionar la operación Copiar elementos entre dos Ejercicios;
3. Indicar el Ejercicio Destino y el Ejercicio Origen;
4. Definir los elementos que se desean copiar;
5. Ejecutar los demás pasos del asistente.

Finalizado el proceso, los elementos seleccionados (planes, configuraciones, etc.) están disponibles para el ejercicio destino.

Los elementos que ya se han copiado (o existen) para el ejercicio destino, están señalados. La copia de estos elementos no se vuelve a ejecutar, es decir, solo se puede efectuar una transferencia entre dos ejercicios.

Configurar ejercicio económico

El periodo de tributación o ejercicio económico coincide normalmente con el año civil.

Lo ideal es que la configuración del periodo de tributación se realice en el momento de la creación de la empresa. Sin embargo, puede adoptarse un periodo anual de impuesto diferente del año civil, siempre que existan intereses de naturaleza económica u otros factores que lo justifiquen.

Para configurar el ejercicio económico, deben efectuarse los siguientes pasos:

1. Acceder al Administrador;
2. Seleccionar la opción Empresas;
3. A través del menú de contexto, acceder a las Propiedades de la Empresa (disponible también a través de doble clic en la empresa seleccionada);
4. En la pestaña Otros definir el mes inicial y/o el mes final;
5. Hacer clic en Confirmar.

Nota: El periodo inicial de la contabilidad corresponde al mes inicial definido en las propiedades de la empresa.

Configurar ejercicios para efectuar retenciones de garantía

Se puede configurar un ejercicio para efectuar retenciones de garantía, basta con activar la respectiva opción.

Para configurar el ejercicio para efectuar retenciones de garantía, deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Administrador | [Empresa] | Pagos y Cobros | Parámetros de la Empresa;
2. Seleccionar la opción Retenciones;
3. Activar la opción La Empresa realiza Retención de Garantía;
4. Hacer clic en Confirmar.