¿Cómo integrar el módulo de Recursos Humanos con Contabilidad?

Para integrar el módulo de Recursos Humanos con Contabilidad, es necesario seguir un conjunto de criterios y configurar el respectivo enlace. Además de las configuraciones, también deberá definir los tipos de proceso y todas las características referentes a las cuentas, valores, tablas y líneas.

Cabe referir que la lista de caracteres de enlace es importante para establecer la integración con el módulo contable.

Criterios de integración

La integración con Contabilidad se realiza a través de la correspondiente opción del menú, en Finanzas | Contabilidad | Movimientos Aplazados | Recursos Humanos.

Aplazada/Contabilidad

A pedido del usuario son generados los movimientos contables. Después de generados, los movimientos se guardandirectamente en los archivos de Contabilidad. Este enlace permite que los cálculos se puedan efectuar de forma más productiva que no es necesario tiempo de programación adicional al generar este tipo de cálculos.

La periodicidad con la que se realiza el enlace a Contabilidad es de la exclusiva responsabilidad del usuario, aunque el sistema mantiene información sobre los documentos que ya se han transferido a la Contabilidad.

No autorizado/Archivo

A pedido del usuario son generados los movimientos contables. Después de generados, el usuario exporta estos movimientos a un archivo de texto.

Este archivo puede posteriormente importarse a la Contabilidad PRIMAVERA y los movimientos se integran en este momento. Esta opción es particularmente útil para usuarios que utilizan los servicios de despachos contables para realizar su contabilidad.

Cabe destacar que el Sistema solo mantiene un registro de documento exportado a Contabilidad, no siendo posible obtener la indicación del parte/nº de parte que se le asignó porque los archivos de contabilidad no están presentes.

Enlace a CBL

El enlace a Contabilidad puede ser efectuado según un conjunto de criterios y opciones:

• El enlace a contabilidad de los valores asociados a los diversos cálculos se realiza a pedido del usuario, y este puede seleccionar los cálculos que se desea exportar a contabilidad;
• La opción Restringir a Departamentos y/o Establecimiento y/o Tipos Personal permite realizar el enlace de los movimientos de los trabajadores de los Departamentos y/o Establecimientos y/o Tipos de Personal seleccionados;
• La opción Agrupación de cálculos permite agrupar todos los movimientos de los diversos cálculos seleccionados, en un único movimiento. En el caso contrario, se crea un movimiento en contabilidad para cada cálculo. Esta opción solo es posible si los cálculos se pueden agrupar, es decir, si todos los cálculos seleccionados tienen en su configuración el mismo diario y documento de movimiento en contabilidad.

Para configurar el enlace a Contabilidad en cada cálculo es necesario indicar las cuentas de contabilidad a mover y los respectivos valores. Tanto las cuentas como los importes no son fijos, dependen de cada movimiento en particular.

Por ello, la indicación de cada cuenta y el valor correspondiente pueden incluir mnemónicas que se concretan en el momento del registro de cada movimiento:

• Patrimonial: Cuentas Financieras (cuentas cuyo primer dígito está entre 1 y 8);
• Analítico: Cuentas de Contabilidad (cuentas cuyo primer dígito sea 9);
• Centros de Coste: Representa la clasificación por centros de coste a partir de los centros de coste asociados a cada orden de fabricación, operador o centro de trabajo;
• Plan Funcional: Representa la clasificación por naturaleza funcional (productiva, comercial o administrativa) de los valores.

La ventana de Configuración está dividida en dos partes. La primera trata la configuración de los cálculos con enlace a Contabilidad y en la segunda se identifican las cuentas de enlace de cada una de las entidades (tablas). A través de la opción Actualizar, pueden actualizar las diversas configuraciones existentes según el Año del Ejercicio.

Al seleccionar el Año del Ejercicio es posible:

• Definir el Plan de Cuentas por Año en la configuración del enlace a Contabilidad los procesamientos;
• Determinar las Cuentas por Año para todos los registros de las tablas con enlace a Contabilidad.
• Se puede imprimir la configuración, o sea, visualizar el informe que ofrece la configuración de los documentos y tablas.

Además de configurar el enlace a Contabilidad, también podrá definirlo por año. La creación de la configuración del enlace a contabilidad por año está directamente conectada a la gestión del Ejercicio. En el gestor de ejercicios es posible crear, copiar y remover las configuraciones de la integración en Contabilidad, así como las diversas distribuciones de los trabajadores y autónomos.

Para definir la configuración del enlace a contabilidad por año deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Administrador | Gestión de Ejercicios;
2. Hacer clic en Crear un nuevo ejercicio;
3. Seleccionar los respectivos Ejercicios de origen y de Destino;
4. Seleccionar el elemento Configuraciones de integración a Contabilidad de los Recursos Humanos.

Así, para definir la configuración del enlace a contabilidad por año, hay que usar el Asistentede Gestión de Ejercicios en el caso de que esta sea idéntica a la del año origen.

El asistente reduce el trabajo de la copia de la configuración, y esta configuración puede editarse de nuevo en la ventana de configuración correspondiente. Si no se desea aprovechar la configuración del año anterior, esta debe crearse directamente en la ventana de configuración.

Tipos de cálculo

Se puede configurar cada tipo de cálculo con enlace a Contabilidad, indicando todos los datos necesarios, por ejemplo: diario contable, documento y flujos de caja.

Además de estas configuraciones, también es necesario definir la Distribución para Analítica en todos los tipos de cálculo. Existen tres formas de clasificar e integrar los cálculos en cuentas analíticas:

• Distribuciones definidas en la Contabilidad: La aplicación Contabilidad realiza las distribuciones correspondientes según la cuenta origen definida en Recursos Humanos. Estas cuentas pueden estar configuradas en Contabilidad para un movimiento al 100% o a través de una clave de distribución tanto para Analítica del Debe (misma naturaleza) como para Analítica del Haber (naturaleza contraria). En la tabla de configuración del Enlace a Contabilidad no surge ninguna columna de configuración de la distribución a analítica;
• Distribución por cuenta origen: En esta opción hay que indicar la cuenta de Analítica del Debe (de la misma naturaleza) y la cuenta de Analítica del Haber (naturaleza contraria) asociada a cada cuenta origen. Cada cuenta origen origina dos nuevas cuentas, siempre que esté asociada a su cuenta origen, es decir, si la cuenta origen no está asociada a ninguna cuenta de analítica no se crean estas cuentas;
• Distribución por trabajador/autónomo: Para cada cuenta de la configuración hay que indicar si se genera o no una distribución a analítica del debe y/o del haber, según las configuraciones definidas en la ficha del trabajador/autónomo.

Para configurar los tipos de cálculo, deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Administrador | [Empresa] | Recursos Humanos | Enlace a Contabilidad;
2. Seleccionar la opción de Enlace a Contabilidad;
3. Hacer clic en Cálculo;
4. Seleccionar cada uno de los tipos de cálculo y comprobar que se muestran sus parámetros de configuración en el panel derecho;
5. Para cada uno de los tipos de cálculo, indicar el Diario contable, el Documento y el Flujo de Caja que se desea usar en el movimiento;
6. Indicar si se deben usar los flujos definidos en el documento de contabilidad; Nota: Si está activa, contabilidad asigna el flujo al integrar el movimiento. En el caso contrario, se usa en el que se ha configurado en el tipo de cálculo correspondiente
7. Indicar si se deben usar las clases de IVA definidas en las cuentas de contabilidad. Si está activa, contabilidad asigna la clase de IVA al integrar el movimiento. En caso contrario, se configura como en el caso de una cuenta de la general;
8. Definir la Distribución para Analítica de acuerdo con las clasificaciones referidas anteriormente;
9. Indicar si se desean bloquear las modificaciones de la General. Si está activa, se bloquean las modificaciones de la General;
10. Para cada uno de los tipos de cálculo indicar la cuenta de contabilidad a mover, que puede estar formada por caracteres que se sustituyen por los dígitos correspondientes al integrar en contabilidad; Nota: Para acceder a la lista de los posibles caracteres hacer clic en la respectiva opción para acceder al Editor de Fórmulas;
11. Indicar el Valor a mover en la respectiva cuenta. Como el valor depende de cada movimiento en particular, se utilizan mnemónicas que identifican cada uno de los valores posibles; Nota: Para acceder a la lista de las posibles Mnemónicas deberá seleccionar la respectiva columna para acceder al Editor de Fórmulas. Indicar si la cuenta a mover es de Debe o Haber;
12. Indicar la Clase de IVA asociada al movimiento;
13. Por fin, hacer clic en la opción Edición de la Configuración de las Líneas o con doble clic en una línea, puede editarse individualmente cada una de las líneas de la configuración.

Nota: El token VS - Valor Seg. Social Ent. Patronal no se puede dividir por remuneración, es decir, la configuración de tipo EF solo muestra resultados por F y nunca por E.

Cabe referir que:

• Si la opción Centros de Coste está seleccionada, se generan movimientos a Centros de Coste. Los Centros de Coste se obtienen a partir de los Centros de Coste asociados a cada trabajador;
• Si la opción Funciones está seleccionada, se generan movimientos a Funciones. Las Funciones se obtienen a partir de los Planes Funcionales asociados a cada trabajador;
• Si la opción Analítica del Haber está seleccionada, en cada cuenta de la configuración se generan movimientos distribuidos a Analítica del Haber. Esta distribución se obtiene a partir de la ficha del Trabajador/Autónomo;
• Si la opción Analítica del Haber está seleccionada, en cada cuenta de la configuración se generan movimientos distribuidos a Analítica del Haber. Esta distribución se obtiene a partir de la ficha del Trabajador/Autónomo.

Para facilitar la configuración de los diversos elementos de las Cuentas de Contabilidad puede usarse el menú de contexto disponible:

• Copiar Línea - Copia a la memoria los datos de la línea seleccionada;
• Copiar Todas - Copia a la memoria los datos de todas las líneas de las diversas columnas existentes para la configuración seleccionada;
• Pegar - Pega todos los datos de la memoria en la tabla seleccionada. Todos los datos existentes en la tabla seleccionada se sustituyen por los de la memoria;
• Borrar Línea - Borra la línea seleccionada;
• Borrar Todas - Borra todas las líneas de las diversas columnas existentes para la configuración seleccionada.

Cuentas y valores

Después de definir correctamente las cuentas y valores a través del Editor de Fórmulas, podrá editarlas en cualquier momento. Basta con acceder a la opción Configuración del Enlace a Contabilidad y seleccionar la cuenta/valor deseado.

Para editar cuentas y valores, deben efectuarse los siguientes pasos:

Tablas y líneas

Se puede configurar las tablas con enlace a Contabilidad, seleccionando las tablas deseadas e indicando los respectivos dígitos. La cuenta de enlace a Contabilidad puede estar formada por caracteres que se sustituyen por los dígitos correspondientes al integrar en contabilidad, por ejemplo, en las siguientes tablas:

• Departamento: Para cada uno de los artículos de la tabla "Departamentos", se pueden definir los códigos a utilizar en la Cuenta Débito Remuneraciones, Cuenta Encargo Entidad Patronal y Cuenta Remuneraciones a Pagar.Remuneraciones;
• Remuneraciones: La tabla "Remuneraciones" tiene características especiales. Para cada uno de los elementos pueden definirse los códigos de la cuenta a usar y también puede indicarse que la cuenta asociada al elemento es una cuenta exclusiva. Cuando el elemento tiene una cuenta exclusiva, esta es la que se usa en el enlace a contabilidad;
• Autónomos: Para cada uno de los elementos de la tabla de Autónomos pueden definirse los códigos que se van a usar en la Cuenta Honorarios, CuentaIVA, Cuenta Retención y Cuenta Pago;
• Descuentos, Horas Extra, Trabajadores, Seguros, Sindicatos, Fondos Pensión, Cuentas Bancarias, Domicilio Fiscal: Para cada uno de los elementos de las otras tablas, pueden definirse los códigos de la cuenta que se van a usar;
• Tipos de Personal: Para cada uno de los elementos de la tabla "Tipos de Personal" deben indicarse los dígitos de Enlace a Contabilidad de cada línea del movimiento. Para cada tipo de personal (registro existente en la tabla) existe la posibilidad de efectuar configuraciones diferentes por cada remuneración y horas extra. La edición de la configuración de cada elemento de la tabla de "Tipos de Personal" se efectúa aumentando el elemento Tipo de Personal en la lista de tablas y seleccionando cada uno de los registros. En el encabezado puede configurarse el tipo de personal como un todo.

Además de configurar las tablas, puede editarse individualmente cada una de las líneas.

Para configurar tablas y líneas, deben seguirse los siguientes pasos:

Las opciones disponibles corresponden al contexto de ejecución de la pantalla de edición de líneas.

Decodificación de cuentas

Al descodificar la configuración para crear un movimiento contable se tienen en cuenta los siguientes requisitos:

Para cada token asociado a una entidad de Recursos Humanos se comprueba si ésta tiene una relación con la Gestión de Cartera. En caso afirmativo, el tipo y el código de esta entidad se asocian al movimiento contable. Los token y el tipo correspondiente de entidad son:

Al final de la descodificación de la cuenta, el sistema comprueba si la cuenta está definida para integrar con Gestión de Cartera y si tiene una entidad asociada. Si no tiene integración con Gestión de Cartera, o si ya tiene una entidad definida, la información de la entidad asociada (con el token) se ignora;

Al final de la descodificación, cuando se usan caracteres comodines (?, *, etc.) y la operación de descodificación no resulta en una cuenta específica, la integración con gestión de cartera no se podrá comprobar y la asociación de la entidad no se puede realizar;

Movimientos con diversos tipos y códigos de entidad no se pueden agrupar.

Caracteres de enlace

Las siguientes tablas presenta el conjunto de caracteres de enlace de las tablas, movimientos y mnemónicas que ayudan el enlace a Contabilidad.