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Evolution
Office Extensions es un Add-in para Microsoft Office Excel que ofrece un conjunto de funcionalidades totalmente integradas con ERP, por ejemplo, en las áreas de Contabilidad, Recursos Humanos, Ventas, Plataforma y Producción.
A través de esta integración, se puede trabajar directamente en el Microsoft Excel con toda la información laboral y financiera de la organización. Este Add-in ofrece un grupo de funciones que tiene como objetivo acceder a las funcionalidades más utilizadas en el Excel, así como la pestaña Cegid que permite realizar operaciones relacionadas con el sistema y con las listas de la organización.
La primera vez que se accede al archivo Excel después de instalar el Add-in, se muestran todas las informaciones de ayuda.
Pestaña Cegid
Office Extensions permite una integración rápida y simples de datos e informaciones con Microsoft Excel, ofreciendo un conjunto de funcionalidades importantes para obtener informes, crear análisis y rentabilizar todo el potencial del ERP.
Para apoyar todas las necesidades de la organización, después de integrar el Office Extensions, son añadidas dos nuevas áreas totalmente integradas en la interfaz del Microsoft Excel (ver imagen).
Después de la integración del Office Extensions, se ofrece la pestaña Cegid que permite realizar operaciones relacionadas con el sistema y con las listas de la organización.
Área Sistema
Esta área contiene funcionalidades de sistema que permiten visualizar y configurar el Add-in (estas funcionalidades también están disponibles con la integración en la versión 2003 de MS Office). Para ello, están disponibles las siguientes opciones:
Iniciar sesión
Permite establecer la conexión al ERP. Sin esta conexión no se puede acceder a las funcionalidades que el complemento ofrece. Después de realizar la conexión, el botón pasa a designarse Cerrar sesión para cerrar la sesión;
Herramientas
En las herramientas del sistema, podrá efectuar las siguientes operaciones:
- Preferencias: Permite comprobar las configuraciones globales de la integración con el ERP, así como configurar las opciones particulares. Estas configuraciones se guardan por máquina y se usarán, por defecto, en todos los usuarios de esa máquina. En la pestaña Integración ERP, pueden verse las configuraciones de Plataforma, la versión y el nombre de la Instancia de MS SQL Server;
- No separador Datos, podrá configurar algunas opciones que mejoran el rendimiento del sistema, pero que el usuario debe reconocer perfectamente. La posibilidad de cargar dados inmediatamente después del inicio de sesión en el ERP aumenta el tiempo inicial de arranque del add-in, pero permite que estos datos estén inmediatamente disponibles sin volver a acceder al ERP;
- La opción Limpiar Caché reduce los recálculos de datos y mejora la velocidad de trabajo. Para garantizar que los datos mostrados son fidedignos, se recomienda efectuar esta operación de limpieza antes de la publicación oficial de un informe. Esta opción también está disponible en Preferencias | Datos;
- La opción Restaurar permite borrar las configuraciones específicas de la máquina y restaurar las definiciones distribuidas por defecto;
- La opción Actualización permite actualizar/convertir automáticamente las funciones utilizadas en un libro Excel del Add-in Financiero para el Office Extensions.
Parámetros
Permite crear dos hojas de cálculo en las que se pueden definir las Empresas y los Parámetros que se usarán en el libro actual de Excel.
Diagnósticos
Permite validar las funciones en todas las hojas del libro Excel actual. Cuando se selecciona, muestra un panel (por defecto al fondo de la página). Después de hacer clic en Buscar errores se presenta una lista con los errores ocurridos, caso existan. Al hacer clic dos veces en un error, el cursor se coloca automáticamente en la celda que provocó el error.
Ayuda
La ayuda contextualizada permite acceder al Help Center V10 en que podrá consultar todos los artículos y materiales de apoyo a los procesos de trabajo.
Sobre
Esta opción presenta información sobre la versión del producto.
Área Listas
A través de esta área, podrá acceder, consultar y utilizar las listas disponibles en el ERP, de acuerdo con la selección secuencial de la empresa y categoría.
Estas funcionalidades solo están disponibles con la integración a partir de la versión 2007 de MS Office.
Vista previa e Insertar Lista
A partir de estas opciones, pueden visualizarse los datos de esa lista o introducir los datos de ésta en la hoja que se está usando o en otra nueva, tanto por valor como por referencia (con enlace directo a la Base de datos).
La opción de Insertar Lista incluirá siempre y solo las líneas seleccionadas (y, por defecto todas las líneas están seleccionadas) y respetará el orden de la lista.
Para garantizar que solo obtiene los datos que desea, en la visualización de la lista pueden efectuarse ordenaciones y filtros, como ocurre en el ERP, también es posible acceder a filtros avanzados que permiten personalizar los filtros complejos. Del mismo modo, la multiselección de líneas está disponible a través de las teclas CTRL y SHIFT.
Actualizar Todas
Esta opción permite actualizar todos los datos que resultan de las fórmulas introducidas en el libro de Excel actual.
Funciones Cegid
Además de la pestaña Cegid, está disponible una nueva área de Funciones para acceder a las funcionalidades más utilizadas en una hoja de Excel a través de accesos directos. Además, se trata también de una forma rápida de establecer la conexión al ERP.
Nota: Estas funcionalidades solo están disponibles con la integración a partir de la versión 2007 de Microsoft Office.
Las opciones disponibles son:
- Iniciar sesión: Esta opción permite establecer la conexión al ERP. Sin esta conexión no se puede acceder a las funcionalidades que el complemento ofrece. Después de realizar la conexión, el botón pasa a designarse Cerrar sesión para desconectar el ERP;
- Búsqueda: Presenta un panel que permite buscar una fórmula por el respectivo nombre, así como filtrar la búsqueda por módulo que ofrece funciones en este Add-in. Al seleccionar una fórmula, se presenta la información inherente a la respectiva fórmula. Las funciones se añaden automáticamente a la lista de funciones disponibles en Microsoft Excel, sin embargo solo se puede acceder a ellas a través de la opción Buscar. Este panel permite la búsqueda contextualizada de estas funciones. Al acceder a esta opción con el panel visible, éste se esconderá. Las demás opciones son opcionales y dependen de los módulos del ERP instalados en la máquina, presentando las funciones disponibles por módulo. También permite añadir funciones construidas por el usuario a la lista de funciones disponibles;
- Accounting: Muestra la lista de todas las funciones disponibles en el módulo Contabilidad;
- Human Recources: Muestra la lista de todas las funciones disponibles en el módulo Recursos Humanos;
- Manufacturing: Muestra la lista de todas las funciones disponibles en el módulo Producción;
- Platform: Muestra la lista de todas las funciones disponibles sobre la Plataforma;
- Sales: Muestra la lista de todas las funciones disponibles en el módulo Marketing & Ventas;
- Recalcular: Esta opción sirve para forzar el recálculo de todas las fórmulas (funciones) que están siendo utilizadas en el libro Excel.