¿Cómo configurar la integración de la presupuestación, costes y planes de ejecución?

En el módulo de Construcción, se puede integrar presupuestos, costes y planes de ejecución de proyectos con la Contabilidad.

Estas integraciones permiten una gestión contable eficaz de los costes utilizados en la fase de consignación y durante la fase de concurso.

Configurar la integración de la presupuestación

La integración del presupuesto de una obra para la contabilidad, en la operación de consignación, es realizada con base en una perspectiva de centros de coste y cuentas analíticas.

La estructura de centros de coste es realizada dinámicamente, utilizando tokens de todas las entidades (Componentes, Familias, Obras/Concursos, Tipo de Recurso, Especialidad, Clase). Las cuentas de la analítica son definidas en la misma lógica.

Para configurar la integración de la presupuestación con Contabilidad, deben efectuarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Administrador | Construcción | Enlace a Contabilidad;
2. Seleccionar la opción Presupuestacióny, posteriormente, la opción Documento con enlace a contabilidad;
3. Definir el n.º de caracteres para el sufijo y el n.º actual; Nota: Por ejemplo, para un centro de coste 01, si el n.º de caracteres es 3 y el sufijo 9, resultará en el centro de coste 01009;
4. Definir los subcentros de coste (descripción y sufijo);
5. Determinar el movimiento a través de Tokens;
6. Definir la cuenta de analítica para el valor total de ingresos en la que deberá ser imputado el valor de adjudicación de la obra (total del presupuesto de venta);
7. Indicar los sufijos de sugerencia de cuentas de la analítica por defecto;
8. Por fin, hacer clic en Guardar.

La configuración de la integración de los movimientos de ejecución (documentos de costes) debe seguir la misma lógica de las configuraciones de las cuentas para integración de la presupuestación.

De este modo, si la cuenta analítica es configurada para integración del presupuesto como 931TA y el centro de coste OC, deberá configurar los documentos de costes para mover la cuenta 931TA y el centro de coste OC.

Configurar la integración de costes

Integrar costes con el módulo de Contabilidad permite el analizar y gestionar los costes de obras/concursos, aunque estos se encuentren en la fase de consignación.

Para configurar la integración en Contabilidad, deben efectuarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Administrador | Construcción | Enlace a Contabilidad;
2. Seleccionar el documento a configurar: - Fichas Equipamientos; - Costes (Trans; - Costes (Compras); - Fichas Personal;
3. Seleccionar la opción Documento con enlace a contabilidad;
4. Definir el diario y el documento correspondiente en el que se registrará el movimiento;
5. Indicar el tipo de enlace: - Conexión Online: Cuando está activa, la integración se realiza en el momento de creación del documento. En caso contrario, solo se realizará cuando el usuario intervenga a través de la utilidad disponible en Herramientas| Movimientos Diferidos;- Mostrar tabla de movimientos - Permite controlar los movimientos a registrar y realizar cambios, así como cancelar la integración. Solo disponible si la opción Enlace Online si está activa;
6. Indicar si el documento a registrar en Contabilidad debe validar y obligar a que esté cuadrado en financiera y/o analítica;
7. Definir el uso de las definiciones en Contabilidad; Nota: Estas opciones indican si se deben efectuar automáticamente las distribuciones definidas en el plan de cuentas de la Contabilidad en cada una de las cuentas con movimientos del documento. Eso significa que cada cuenta general puede tener distribuciones para analítica y/o centros de costes. En estos casos, si las cuentas con movimientos por el documento del módulo de Construcción tienen distribuciones definidas, estas deben ser automáticamente realizadas;
8. Definir los movimientos en la tabla de configuraciones;
9. Por fin, hacer clic en Guardar.

Configurar la integración con el plan de ejecución de proyecto

La integración de una obra con el plan de ejecución del proyecto en la operación de consignación es realizada con base en las clases del presupuesto de ejecución.

Así, es necesario configurar la integración del presupuesto de ejecución, así como configurar la gestión de proyectos en contabilidad.

Al configurar el enlace a contabilidad la gestión de proyectos, los elementos del plan de ejecución del proyecto serán automáticamente creados en la consignación de una obra. Los elementos corresponden a las clases configuradas en los ítems del presupuesto de ejecución de la obra de consignación y los elementos preexistentes removidos.

Configurar la integración de costes en fase de concurso

Se puede registrar costes para una Obra/Concurso en fase de concurso, a través de los costes manuales en el expediente del concurso en el módulo de Construcción.

Nota: Solo es posible para las naturalezas Materiales y Diversos.

Sin embargo, puede integrar estos costes en contabilidad si la obra no es consignada. En la gran mayoría de las empresas, la estructura de centros de coste por obra solo es creada en el momento en que se ganan las obras, pasando de la fase de concurso para la fase de ejecución (consignación).

Sin embargo, la integración en contabilidad de los costes existentes durante la fase de concurso es fundamental para un control contable eficaz. En estos casos, esta integración es generalmente efectuada para un centro de coste común e independiente de la entidad Obra/Concurso.

Para configurar la integración de costes en fase de concurso, deben efectuarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Administrador | Construcción | Enlace a Contabilidad | Concursos;
2. Seleccionar la opción Usa centro de coste común para costes en fase de concurso;
3. Indicar el centro de coste; Nota: Por defecto, la opción Transfiere costes con concursos para centro de coste de la obra después de la consignación" también es seleccionada;
4. Hacer clic en Guardar.

Al definir el centro de coste común para costes con concursos, podrá utilizar el token del centro de coste de la obra, una vez que es posible contener centros de coste subdivididos en subcentros de coste por obra/concurso.

De acuerdo con este parámetro, los costes en fase de concurso son imputados para estos centros de costes, independientemente de la entidad Obra/Concurso.