Como pagar subsídios?

Os subsídios de Natal e de Férias podem ser pagos uma única vez ou em duodécimos, sendo que o pagamento na modalidade duodécimos implica acertos e cálculo nas tranches a pagar.

O ERP disponibiliza um conjunto de operações para garantir que o pagamento destes subsídios seja realizado corretamente.

Pagamento de Subsídios

Os subsídios são sempre calculados e processados em n.º de dias. Por esta razão, todas as operações à volta destes dados são contabilizadas em dias (seja o cálculo dos dias de direito, o processamento da totalidade/de uma tranche ou o abatimento por faltas).

Essa percentagem é aplicada aos dias de direito para determinar os dias a pagar. Sendo assim, existem por vezes ligeiras diferenças entre uma tranche de subsídio de férias e uma tranche de igual valor de subsídio de Natal.

Consideremos o seguinte exemplo:

Um funcionário tem um vencimento de 950 € e os subsídios são pagos em duodécimos;
Um duodécimo corresponde a 8,33%, sendo definida essa percentagem nos parâmetros do Administrador.

Subsídio de Natal:

Cálculo dos dias a pagar: 30 (Dias de direito) * 8.33% => 2.50 dias (no Sub. de Natal os dias são sempre calculados sobre 30 dias)
Cálculo do valor a pagar: (950/30) * 2.50 (Dias a pagar) => 79.17€

Subsídio de Férias:

Cálculo dos dias a pagar: 22 (Dias de direito) * 8.33% => 1.83 dias
Cálculo do valor a pagar: (950/22) * 1.83 (Dias a pagar) => 79.02€ ( 22 - dias de direito definidos no IRT)

Verifica-se que os valores são ligeiramente diferentes, no entanto como os cálculos são efetuados com base nos dias de direito, se forem processados todos os dias a que o funcionário tem direito, quando estiver o total dos dias processado, será obtido o total do vencimento processado - 950/30 * 30 = 950 €, assim como 950/22 * 22 = 950 €.

Quando os subsídios são pagos por tranches, sempre que é processada uma tranche a aplicação verifica o que já foi processado. Se a soma do que já está processado mais a tranche a processar ultrapassar o valor do vencimento, a aplicação efetua o acerto, processando apenas a diferença que falta até ao valor de um vencimento por inteiro.

Da mesma forma, se no processamento da última tranche, a soma da totalidade das tranches pagas, ficar abaixo do vencimento por inteiro, também será efetuado o acerto positivo.

No cálculo do Sub. de Férias, é necessário ter em atenção que a totalidade do vencimento corresponde ao número de dias de férias de direito definido no IRT.

Cálculo das Tranches

Supondo o seguinte cenário:

Subsídio de Natal com tranches de 8.33% (configurada no Administrador);
Vencimento: 1000 €;
De janeiro a novembro, o valor será de 83.3 € e, no final, terá um acerto de 0.4 €, sendo processado o valor de 83.70 €.

Quando existe um aumento de vencimento a meio do ano, o valor da última tranche será a percentagem ajustada ao valor do vencimento atual com acerto dos meses anteriores.

A fórmula de cálculo utilizada será: ValorAtual – ((ValorTrancheProcessada*MesesTrancheProcessados)+(Retroativos))

Quando aplicada, equivale: 1500 – 1166.20 = 333.80 €

Este processo é igual em qualquer das remunerações associadas ao sub. de Natal.

No caso específico de existir um processamento de retroativos a meio do ano, a fórmula de cálculo utilizada é:

ValorAtual – (ValorNovaTranche*MesesNovaTranche) – ((ValorTrancheAnterior*MesesTrancheAnterior) + (Retroativos))

Quando aplicada, equivale: 1500 – (124.95*6) – ((83.30*5)+ 208.25 )= 125.55 €

Estes cálculos são aplicados a processamentos por período de referência a processamentos pelo período atual.

Acerto de Pagamento dos Subsídios

Anteriormente, para pagar o sub. de férias, o acerto dos dias de direito de férias por gozar era efetuado automaticamente ao chegar ao último mês de subsídio, independentemente de terem sido todos gozados ou não. O subsídio equivalente a esses dias era pago, completando a totalidade do valor de subsídio de férias devido ao funcionário.

Para flexibilizar este processo, é possível definir o comportamento pretendido para o pagamento do subsídio de férias no último mês de subsídio. Por último mês de subsídio entende-se o mês em que é efetuado o último processamento de sub. de férias.

Tal significa que o último mês de subsídio poderá ser dezembro (último mês do ano civil), último mês de contrato (mês em que se faz o processamento de fim de contrato) ou o mês em que paga ou termina o pagamento da totalidade do subsídio de férias, consoante a modalidade de pagamento escolhida.

Para escolher o comportamento de pagamento do subsídio de férias, está disponível a opção Efetua acerto automático de dias por pagar no pagamento do último mês do subsídio de férias em Recursos Humanos | Salários e Honorários | Recursos | Tabelas | Dados de Processamento | Instrumentos Reg. Trabalho | Subsídios/Faltas.

Esta opção está ativa por predefinição. Se não pretender que seja realizado o acerto automático, deverá desativá-la. Com a opção desativa, ao chegar ao final do ano civil, se ainda houver dias de férias por marcar, estes transitam para o ano civil seguinte.

Para consultar esses dias, deverá verificar a última linha da grelha de distribuição do pagamento dos dias de férias - Total de dias por marcar/a transitar, na janela Dias de Subsídios e Férias do separador Contexto, disponível na Ficha do Funcionário.

Pagamento Proporcional

Está disponível a opção Proporcional Dias Férias Pagamento Mês Anterior que permite que o subsídio seja pago proporcionalmente aos dias gozados no processamento do mês anterior.

Esta forma de pagamento pode ser associada aos colaboradores aplicáveis na Ficha do Funcionário no separador Subsídio e Férias ou através do utilitário Atribuição de Subsídio de Férias/Natal para atribuir esta forma de pagamento a vários funcionários.

Para auxiliar a interpretação da aplicabilidade desta opção, sugere-se a consulta dos seguintes exemplos:

Exemplo 1: Pagamento dos dias de férias

Um funcionário com direito a 22 dias de férias tem 10 dias de férias marcados em junho e 12 dias em agosto.

Com a forma de pagamento do subsídio de férias Proporcional dias férias, no processamento do mês de junho será pago o proporcional de subsídio de férias correspondente aos 10 dias. No processamento de agosto, será pago o proporcional do subsídio correspondente a 12 dias.

Com a forma de pagamento de subsídio de férias Proporcional Dias Férias Pagamento Mês Anterior, o proporcional correspondente aos 10 dias de férias marcados em junho seriam pagos no mês de maio (mês anterior) e em julho seria pago o proporcional equivalente aos 12 dias de férias marcados em agosto.

Exemplo 2: Pagamento do Subsídio de Férias

Caso sejam marcadas férias para um determinado mês (N) e de acordo com a forma de pagamento Proporcional Dias de Férias Mês Anterior, o proporcional de subsídio de férias equivalente a esses dias de férias deve ser processado no mês N-1.

No entanto, se no mês N-1 o processamento de vencimento já tiver sido efetuado, os dias para o pagamento de subsídio de férias ficam automaticamente associados ao primeiro mês em aberto, ou seja, o primeiro mês sem o processamento do vencimento realizado.

Exemplo: Um funcionário tem o processamento de vencimento efetuado até abril, independentemente de ter ou não subsídio de férias processado nesses mesmos meses.

Se marcar dias de férias em maio, de acordo com a forma de pagamento indicada, os dias ficariam disponíveis para pagamento em abril. No entanto, como o vencimento de abril já está processado, então os dias passam automaticamente para o primeiro mês sem processamento de vencimento, neste caso maio.

De salientar que quando esta forma de pagamento do subsídio de férias está ativa, a opção Considerar dias não processados nos meses anteriores fica automaticamente ativa e não a poderá desativar para garantir que não ficam dias de subsídio de férias por pagar em meses anteriores, sendo esses considerados no primeiro mês com o processamento de vencimento em aberto.

No momento da marcação das férias, para introduzir os dias de subsídio para o processamento num determinado mês, a aplicação valida se o processamento de vencimento está efetuado. Se o processamento de subsídio de férias for anulado num um mês em que já tenha o vencimento processado, então esses dias de férias serão introduzidos para processamento no primeiro mês com vencimento em aberto.

Por exemplo, o mês de abril já tem o vencimento processado e pretende anular o processamento do subsídio de férias. Neste cenário, o fluxo de tarefas é:

Registo de férias para o mês de maio;
O subsídio de férias é introduzido para processamento em maio;
É processado o vencimento e subsídio de férias de maio;
É anulado o processamento do subsídio de férias de maio;
Se pretender processar o subsídio de férias, este será introduzido no mês de junho.

Exemplo 3: Outros Cenários

Existe um conjunto de cenários específicos que deverá ter em consideração:

Cenário 1: São marcadas férias no mês 5 e o mês 4 já tem o vencimento processado

A aplicação coloca o proporcional do subsídio de férias no mês 4 (processamento de subsídio de férias).

Cenário 2: São marcadas férias no mês 5 com o vencimento processado, mas o subsídio de férias ainda não está processado.

A aplicação coloca o subsídio de férias no mês 5.

Cenário 3: São marcadas férias no mês 4 e o vencimento e o subsídio de férias já estão processados.

A aplicação coloca o subsídio de férias no mês 5. Ou seja, após estar processado no mês N o vencimento ou subsídio de férias, o subsídio de férias proporcional por marcação posterior de férias para o mês N será colocado no processamento do mês N+1.

Se esta opção de pagamento estiver ativa e forem marcadas férias para janeiro, o subsídio é pago no processamento de janeiro, acumulando com eventuais valores de fevereiro.

Coerência nos dias de Férias

Para permitir a correspondência entre os dias de férias marcados e gozados com o pagamento do subsídio de férias, sempre que efetuar alterações na marcação de dias de férias, estas refletem-se automaticamente na distribuição dos dias a pagar.

Na ficha do funcionário em Recursos Humanos | Salários e Honorários | Salários | Funcionários, no separador Subsídios e férias está disponível a opção Considerar dias não processados nos meses anteriores relativamente ao Sub. de férias.

Por predefinição, esta opção não está ativa. Deverá ativá-la se pretender que sejam considerados no processamento de sub. de férias os dias referentes aos meses anteriores (relativamente àquele que vai ser processado e pago), mas que não foram tidos em consideração nos processamentos de subsídio de férias anteriores.

Exemplo

Foi processado em janeiro o subsídio de férias proporcional relativo a dias de férias marcados em fevereiro (com a forma de pagamento do subsídio de férias proporcional dias de férias pagamento mês anterior ativa). No entanto, depois de ter sido pago esse proporcional, o funcionário marcou mais férias no mês de fevereiro.

Neste caso, se a opção Considerar dias não processados nos meses anteriores estiver ativa, a distribuição de dias a considerar no subsídio de férias é recalculada, atendendo a estes novos dados. Assim, esses dias serão considerados no próximo processamento de subsídio de férias devido.

Neste exemplo, se estiverem marcados três dias de férias em março e em fevereiro tiverem sido marcados mais dois dias de férias depois do processamento e pagamento, o proporcional relativo a cinco dias (três dias de março e dois dias de fevereiro) vai ser pago no processamento de subsídio de férias de fevereiro.

Atribuição de Formas de Pagamento

A criação de uma nova de forma de pagamento - do tipo Cartão Bancário - e a redefinição da rúbrica de subsídio de alimentação para mais do que um funcionário pode ser executada em lote, evitando a necessidade de edição de todas as fichas dos funcionários individualmente.

Para atribuir formas de pagamento em lote, siga os seguintes passos:

Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Recursos | Ferramentas | Atualizações em Lote | Atribuição de Formas de Pagamento;
Selecionar a opção Cartões Refeição;
No separador Restrições, filtrar os resultados por: Funcionários, Categorias, Estabelecimentos, Departamentos, Centros de Custo, Contas e/ou Cartão Bancário;
Clicar em Atualizar e verificar que a grelha é preenchida de acordo com as restrições selecionadas. Só serão apresentadas/sugeridas formas de pagamento para funcionário ativos e com pelo menos um tipo de subsídio de alimentação selecionado na sua ficha;
Na área Opções de Propagação a aplicar aos registos selecionados, selecionar a opção Cartão Bancário e identificar o código do cartão;
Selecionar a opção Remuneração, o Tipo de Subsídio de Alimentação e identificar uma remuneração de acordo com o tipo de selecionado;
Selecionar a opção Conta Empresa e identificar a conta da empresa:
Na grelha, selecionar todos os funcionários e clicar em Propagar;
Verificar que as colunas "Cartão Bancário" e "Remuneração" foram preenchidos automaticamente na grelha. De referir que, no caso específico da Remuneração, somente as linhas que tenham o mesmo Tipo de Subsídio de Alimentação selecionado nas opções de propagação serão atualizados. A restante informação, uma vez que é específica de cada trabalhador (n.º de cartão ou NIB), deve ser inserida diretamente na grelha linha a linha;
Selecionar todos os funcionários;
Ativar a opção Atualizar Remuneração Subsídio de Alimentação da Ficha de Funcionário. Esta opção indicar que pretende atribuir em lote a remuneração que está na coluna "Remuneração" da grelha ao respetivo campo da ficha de funcionário, de acordo com o Tipo de Subsídio de Alimentação também indicado na linha;
Por fim, clicar em Gravar.

Depois da execução deste utilitário, todos os trabalhadores passam a ter a rubrica de subsídio de alimentação corretamente definida no separador Processamento, bem como a nova forma de pagamento no separador Pagamentos.

No caso do cartão “BCP Free Refeição”, deverão ser indicados somente os últimos 9 dígitos do n.º de cartão no campo N.º de Conta.

Alteração de Subsídios

Para alterar a forma de pagamento de subsídio de Férias e/ou Natal em lote associadas aos funcionários, siga os seguintes passos:

Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Recursos | Atualizações em Lote | Atribuição de Subsídios de Férias/Natal;
Escolher a opção pretendida: Subsídio de Férias ou Subsídio de Natal;
No separador Restrições, filtrar por: Funcionários, Formas de Pagamento, Categoria, Estabelecimento, Departamento, e/ou Centro de Custo (opcional);
Clicar em Atualizar e verificar que a grelha é preenchida com todos os funcionários, de acordo com as restrições selecionadas;
Na primeira coluna, selecionar os funcionários para quem se pretender gravar alterações;
Na coluna "Forma de Pagamento", escolher a forma de pagamento pretendida;
Na coluna "Mês Subsídio", escolher o mês de processamento do subsídio (caso aplicável);
Na coluna "MA (Meses Anteriores)", indicar se pretende considerar dias não processados nos meses anteriores;
Por fim, clicar em Gravar.

Na área Opções de Propagação a aplicar aos funcionários selecionados é possível, tendo um ou mais funcionários selecionados na grelha, escolher de entre os parâmetros "Mês Subsídio", "Forma de Pagamento" e "Considerar dias não processados nos meses anteriores (MA)" quais os que se pretende aplicar massivamente. Posteriormente, deverá clicar em Propagar.

Ao gravar as alterações, a ficha de funcionário é atualizada.

Formas de Pagamento

A tabela de Formas de Pagamento dos Subsídios permite definir os diversos modos de processamento/pagamento dos subsídios de férias e Natal. As formas de pagamento podem ser associadas na tabela de Funcionários, no separador Subsídios e Férias.

Campo	Descrição
Forma Pagamento	Identificador da Forma de Pagamento.
Descrição	Descrição associada à forma de pagamento.
%	Percentagem associada ao tipo de pagamento. O seu total tem de ser 100%.
Tipo	Tipo pode assumir os seguintes valores: Completo; Duodécimos; Proporcional; Proporcional Mês anterior.
Mês	Mês referente à forma de pagamento. Assume os seguintes valores: Janeiro; ...; Dezembro.

Os valores referentes podem ser alterados em lote para os funcionários, utilizando o utilitário Atribuição de Formas de Pagamento de Subsídios.

As regras associadas ao preenchimento desta tabela são as seguintes:

O somatório das percentagens (campo %) tem de corresponder a 100%;
O campo Tipo permite os seguintes valores: Completo ou Duodécimos;
Apenas pode ser definido um tipo Duodécimos por modelo;
Não é permitido em simultâneo ter linhas de pagamento do tipo Proporcional e Completas;
Apenas pode existir por modelo uma linha do tipo Proporcional;
Quando o valor no campo Mês é "<mês subsídio=">" ,="" o="" processamento="" utiliza="" mês="" definido="" na="" ficha="" do="" funcionário.<="" li=""></mês>