Como introduzir, editar e pesquisar documentos?

A introdução de documentos é a principal operação realizada na Contabilidade Não Organizada (CNO).

A criação, edição, pesquisa e impressão de documentos e movimentos também são operações frequentes neste tipo de Contabilidade que tem a particularidade de ser realizada de uma forma simplificada.

Introduzir documentos

A introdução de documentos permite que sejam registados no mesmo documento vários movimentos, possibilitando o posterior manuseamento de Movimentos, Recebimentos, Retenções, Amortizações, Inventário, Orçamentos e Deduções à Coleta.

Assim, é possível manusear os vários livros e meses de trabalho de forma simples.

De referir que estão disponíveis dez livros: Compras de Mercadorias, Compras Matérias-Primas, Compra de Bens Imobilizado, Despesas Gerais, Venda de Bens Imobilizado, Vendas de Mercadorias, Vendas Produtos Fabricados, Prestações de Serviços, Outros Proveitos e Selo.

Para introduzir um documento, siga os seguintes passos:

1. No módulo de CNO aceder ao menu Movimentos;
2. Clicar em Novo;
3. No separador Geral selecionar os livros nos quais pretende introduzir o documento;
4. Editar os campos Data de Introdução, Número do Documentos e o Tipo de Entidade; Nota: Estes campos são preenchidos pelo sistema. O tipo de entidade é sugerido de acordo com o livro selecionado (por exemplo, Cliente para os livros de Proveitos, Fornecedo" para os livros de Custo e Outros Terceiros para o Livro de Selo). O número do documento, apesar de sugerido, permite a atribuição do número pretendido ao documento. Deste modo, podem existir vários documentos com o mesmo número;
5. Após identificar o tipo de entidade, especificar a Entidade;
6. Garantir que os campos NIF e Nome são preenchidos; Nota: O sistema apenas permite especificar o código da Entidade e/ou NIF se o tipo de entidade estiver definido. É possível introduzir o NIF da entidade sem especificar um código da entidade. O sistema pesquisa se existe alguma entidade com o NIF especificado e o tipo de entidade e automaticamente associa o código da entidade se este existir;
7. No campo Descritivo indicar o tipo de documento (por exemplo, nota de débito);
8. No separador Reembolsos de IVA preencher os seguintes campos:
   • DE_IL - define o número de identificação da declaração de exportação no caso do Anexo I ou o número do impresso de liquidação no caso do Anexo II. Este campo permite valores alfanuméricos com o tamanho máximo de 20 caracteres;
   • Ano Recolha - ano de emissão do movimento para reembolso de IVA. Por omissão, é igual ao ano do movimento;
   • Mês Recolha - mês de emissão do movimento para reembolso de IVA. Por omissão, é igual ao mês do movimento;
   • Prefixo - este campo deverá ser preenchido com o prefixo do país em unidades internacionais, sendo utilizado para preencher a coluna "Prefixo" nos reembolsos de IVA. A mecânica do prefixo RC é realizada ao nível da classe de IVA e não ao nível do movimento, ou seja, na declaração o sistema substitui o prefixo do movimento pelo prefixo RC se este estiver indicado na classe de IVA no campo Prefixo RC nos Pedidos de Reembolso;
9. Lançar as linhas dos movimentos nas respetivas contas. Caso um movimento do documento esteja associado a outro livro, ao gravar este será automaticamente lançado nesse livro e estará sempre acessível em ambos quando o documento é consultado;
10. Ativar a opção Fixar Descritivo (opcional); Nota: Quando ativa, esta opção facilita a introdução de uma sequência de documentos onde o descritivo é sempre similar;
11. Por fim, clicar em Guardar.

Definir as opções de configuração do editor

No editor Introdução de Documentos é possível definir um conjunto de preferências para determinar as informações que pretende consultar, bem como o formato do próprio editor.

Para definir as opções de configuração do editor, siga os seguintes passos:

1. Na CNO aceder ao menu Movimentos;
2. Na janela de Introdução de Documentos selecionar Opções do Editor... no menu Contexto;
3. No separador Valores por defeito determinar um Livro específico para ser apresentado por defeito na introdução de documentos; Nota: Poderá definir que seja sempre apresentado o último livro no qual foi inserido um movimento ou documento;
4. Indicar a Data do Movimento, sendo possível escolher a data atual ou a data que ficou associada ao último documento inserido no livro apresentado;
5. Configurar o Tipo de Entidade, podendo ser a entidade associada ao livro exibido ou uma determinada entidade (por exemplo, sempre a entidade Clientes); Nota: É permitido pormenorizar inclusive a entidade a exibir como, por exemplo, o campo ser sempre preenchido com uma determinada empresa cliente;
6. No separador Colunas indicar: - Os campos que deverão estar visíveis na introdução de documentos; - Os campos que deverão estar bloqueados à edição; - Os campos que possibilitam a utilização do tabulador Força TAB na introdução de um movimento; Nota: Caso pretenda, poderá configurar a ordem em que aparecem as várias colunas utilizando as setas existentes na coluna “Campos” para posicionar o campo selecionado na posição pretendida (por exemplo, colocar os campos Recebido e ValorRecebido juntos para um melhor controlo dos recebimentos). O sistema permite anular todas as definições efetuadas na coluna da grelha de movimentos e voltar à Configuração Original (proposta pelo sistema);
7. No separador Outras Opções ativar a pesquisa inteligente de contas na introdução de documentos (opcional); Nota: Ao ativar esta opção, poderá inserir as primeiras letras de uma conta e, pressionando as teclas Ctrl+Space/Espaço na célula da conta, o sistema exibe uma lista com todas as contas iniciadas com os caracteres inseridos e permite a rápida seleção de uma das contas listadas;
8. Por fim, clicar em Gravar.

Conferir Movimentos

Para conferir um movimento, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao menu Movimentos;
2. Selecionar o documento que pretende visualizar na grelha de resultados;
3. Verificar que são apresentados os movimentos associados ao documento;
4. Na coluna "Conferido", na linha do movimento que se pretende marcar como conferido clicar e verificar que a célula passa a estar marcada com o sinal de conferido (sinal de certo);
5. Clicar em Guardar.

Editar documentos

Num documento é possível não só editar/alterar o documento, como inserir novas linhas de movimentos.

Para editar um documento existente, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao menu Movimentos;
2. Selecionar o documento a editar e efetuar duplo clique;
3. Verificar que o cabeçalho é preenchido com as informações do documento e que são visualizadas as linhas de todos os movimentos associados (mesmo os associados a outros Livros); Nota: As linhas associadas a Livros ou datas bloqueadas são exibidas apenas em modo de leitura;
4. Editar os dados pretendidos no movimento do documento;
5. Para inserir uma nova linha deverá indicar a Conta e verificar que a aplicação apresenta o livro associado à conta selecionada numa coluna apenas de leitura; Nota: A linha é preenchida com os dados já associados à conta (n.º de movimento, livro, classe de IVA, classe de selo);
6. Inserir o valor do movimento e verificar que são calculados e recalculados os valores em função dos valores inseridos e/ou alterados nos campos IVA, Selo e Valor Líquido;
7. Marcar os movimentos que pretende que seja calculado o valor de retenção;
8. Quando um movimento é marcado como recebido, a aplicação sugere a data de recebido igual à data de introdução do documento. Contudo, é possível alterar a data sugerida e colocar a data pretendida (a data de introdução do documento pode, por exemplo, ser diferente da data de marcação do documento como recebido);
9. Por fim, clicar em Guardar.

Se todas as linhas do documento estiverem bloqueadas, não será possível remover ou alterar as linhas.

Procurar documentos

Para facilitar a procura de documentos é possível definir um conjunto de critérios de pesquisa, permitindo uma pesquisa rápida e simples de documentos com poucos dados, por exemplo com possíveis datas de inserção ou o tipo de entidade.

De referir que a opção Mais Critérios... permite que a pesquisa seja realizada às linhas dos documentos.

Como o número do documento é editável, podem ser inseridos vários documentos com o mesmo número num Livro. Deste modo, ao pesquisar um documento, este só é apresentado se utilizar este tipo de pesquisa.

Assim, se selecionar o Livro e o número na janela de edição/introdução de documentos nenhum documento será exibido.

Remover documentos

No módulo de CNO é possível remover documentos, caso estes não possuam linhas associadas a Livros ou datas bloqueadas.

Estas linhas são apresentadas apenas em modo de leitura e só será possível apagá-las se estas não se encontrarem bloqueadas.

Se o documento possuir linhas de movimentos bloqueadas, o sistema irá apresentar uma mensagem a informar que apenas poderão ser anulados os movimentos que não se encontram bloqueados. Poderá confirmar ou não a anulação desses movimentos, uma vez que o objetivo poderá ser a remoção de todo o documento e não apenas de algumas linhas.

Imprimir um documento

Para imprimir um documento, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Movimentos;
2. Selecionar o documento e clicar em Imprimir no menu de opções;
3. Verificar que é apresentada a janela de impressão de documentos e que no campo Relatório está selecionada a opção Impressão de documento;
4. Selecionar a opção Configurar para manutenção de mapas da categoria (opcional);
5. Definir a pré-visualização do documento antes deste ser enviado para a impressora;
6. Por fim, clicar em Imprimir.

Além de imprimir um documento específico, é ainda possível a impressão de uma listagem dos documentos da CNO. Esta opção está disponível mediante a criação/utilização de uma lista nos Favoritos.

Para imprimir uma lista de documentos, siga as seguintes etapas: