Como criar calendários e pastas públicas no Outlook?

Para permitir o agendamento de processos de um determinado técnico no Outlook, é necessário que exista uma estrutura que suporte esta operação.

Criar pastas públicas

Para criar pastas públicas no Outlook, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Public Folders | All Public Folders;
2. Aceder ao menu de contexto e selecionar a opção New Folder ou Nova Pasta;
3. Indicar o Nome, Tipo e Localização da pasta;
4. Na pasta criar itens por cada um dos técnicos existentes, selecionando no menu de contexto a opção New Folder ou Nova Pasta;
5. Clicar em Confirmar.

Após confirmar esta operação, o técnico aparece disponível para ser associado ao campo Outlook da ficha do técnico.

Ao indicar o nome, o tipo e a localização da pasta, esta janela serve também para criar técnicos. Deverá ter em atenção que o tipo de pasta é alterado para Appointment Itens.

Criar calendários no Office 365

Para criar calendários no Outlook do Office 365, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Calendário e selecionar Meus Calendários;
2. Clicar em Home | Gestão de Calendários | Adicionar Calendário | Criar novo calendário em branco;
3. Preencher os campos Nome e Pasta contém. Deverá garantir que o campo Pasta contém está preenchido com Itens de Calendário;
4. Clicar em OK.

Para identificar o caminho do calendário, deverá clicar com o botão direito em cima do calendário criado e, de seguida, aceder às suas propriedades. O caminho é disponibilizado no separador Geral, na propriedade Localização.

Exemplo: Propriedades do calendário TEC02

Localiação: \\utilizador@primaverabss.com\Calendário

Outlook Folder: \utilizador@primaverabss.com\Calendário\TEC02