Como gerir os cenários?

Todas as organizações criam cenários específicos ou gerais para tratar os modelos fiscais. Para facilitar esta gestão, o Fiscal Reporting disponibiliza um conjunto de opções que facilitam a utilização dos cenários.

Importar e exportar cenários

As opções de importação e exportação de cenários permitem a reutilização de cenários, ou seja, os utilizadores podem preparar um cenário que se adequa a várias empresas e, posteriormente, importá-lo ou exportá-lo nas respetivas empresas.

Para importar ou exportar cenários, siga os seguintes passos:

Criar cenários

É possível determinar o comportamento da aplicação na obtenção de valores para a entrega dos modelos por parte da organização. Por exemplo é possível definir uma fórmula específica para apurar os valores de um determinado campo do modelo.

A criação de novos cenários pode ser realizada de duas formas distintas:

• Através do Administrador, na área de administração do produto;
• Pelos utilizadores no Painel de Controlo.

Nos cenários criados, é possível efetuar operações não permitidas em cenários standard, tais como alterar, adicionar ou remover fórmulas. Também é possível eliminar os cenários anteriormente criados.

De realçar que a gravação das alterações realizadas para um cenário ocorre com a gravação da declaração.

Para criar cenários, siga os seguintes passos:

No Administrador, é possível definir para cada empresa um cenário por omissão. Para tal, basta selecionar o cenário e escolher a opção Predefinir. Na área de trabalho, o sistema sugere o cenário predefinido, mas não é possível eliminar cenários predefinidos.

Na lista de cenários existentes para um modelo de uma empresa, são apresentados os cenários de todos os exercícios.

Atualizar cenários

Sempre que a Cegid disponibiliza atualizações aos cenários, tais como fórmulas e validações dos modelos, estas não são automaticamente refletidas nos cenários existentes, sendo por isso necessário atualizá-los.

No caso de ser necessário efetuar alterações nestes modelos, sugere-se que seja efetuada uma reposição de cenários. Esta operação irá atualizar a estrutura dos modelos, sem que os dados inseridos e processados anteriormente sejam perdidos.

Para atualizar os cenários, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Administrador | Cenários;
2. Selecionar a Empresa, o Modelo e o Exercício do cenário que pretende atualizar;
3. Selecionar o Cenário pretendido;
4. Clicar em Atualizar;
5. Na janela apresentada, selecionar as opções a manter: Fórmulas, Valores e/ou Parâmetros;
6. Por fim, clicar em Ok.

Duplicar cenários

A duplicação de cenários para os vários períodos facilita a criação de cenários com base num período já existente.

Por exemplo, no caso de um modelo com periodicidade mensal que, em janeiro, foram realizadas várias alterações e adicionadas novas fórmulas. Posteriormente, é necessário duplicar essas alterações para os restantes períodos.

Para duplicar um cenário, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Administração | Cenários;
2. Selecionar a Empresa, o Modelo e o Exercício do cenário que se pretende atualizar;
3. Selecionar o Cenário pretendido;
4. Clicar em Replicar;
5. Indicar o Período a duplicar e os elementos a incluir;
6. Por fim, clicar em Confirmar.

Editar cenários

Para editar um cenário, é necessário garantir que no Administrador foram definidas as empresas, modelos e permissões dos utilizadores. Só deste modo é possível, após definição dos critérios, passar à edição de um cenário de um modelo.

Para editar um cenário, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao Painel de Controlo do Fiscal Reporting;
2. Selecionar o Ano da declaração a editar;
3. Selecionar o Cenáriodo modelo e Empresa para a qual pretende editar;
4. Clicar em Editar;
5. Na área de processamento do cenário, na barra de ferramentas clicar em Processar para obter os valores do modelo desde o ERP. No caso de não existir ligação ao ERP, deverá inserir os valores diretamente nos campos da declaração;
6. Clicar em Validar. A validação apenas está disponível para cenários processados com sucesso;
7. Por fim, clicar em Gravar.

Não é possível ter mais do que um utilizador em simultâneo a editar o mesmo cenário. Caso contrário, é apresentada uma mensagem de erro.

É possível alterar fórmulas, mas apenas para os cenários que não tenham o nome Standard.

Bloquear e desbloquear cenários

Após efetuar todas as operações e alterações pretendidas num cenário, é possível bloquear esse mesmo cenário para que não seja alvo de novas alterações e/ou atualizações. No entanto, tal não significa que o mesmo não possa ser desbloqueado novamente.

Qualquer utilizador poderá bloquear a edição de um cenário, mas apenas um utilizador com perfil de Administrador tem permissões para o desbloquear, permitindo que o mesmo volte a ser processado/alterado e atualizado.

De salientar que é possível a qualquer momento consultar os cenários bloqueados.

Para bloquear, consultar e/ou desbloquear cenários, siga os seguintes passos:

Consultar cenários bloqueados

1. No painel de controlo, selecionar um cenário bloqueado;
2. Ao clicar em Editar, o cenário da declaração é carregado com a imagem da declaração do exercício em que foi bloqueado. Por exemplo, ao consultar em 2019 um cenário bloqueado em 2018, o cenário será apresentado com a declaração de 2018;
3. Na visualização do cenário, verificar que apenas a opção de imprimir se encontra ativa. As opções Processar, Validar e Gravar estão inativas.

Desbloquear um cenário bloqueado

1. No Painel de Controlo, selecionar um cenário bloqueado;
2. Ao clicar em Desbloquear, é apresentada uma mensagem de confirmação com a indicação que a operação é irreversível.

Para bloquear um cenário, este deve estar processado e validado.

Eliminar cenários

No PFR, é possível eliminar cenários standard para que seja possível alterar a periodicidade (por exemplo, na DPIVA passar o regime trimestral para mensal) mesmo após o processamento de um ou mais períodos.

Esta operação é irrevisível e, por isso, sempre que eliminar um cenário da base de dados o PFR irá alertá-lo.

Caso exista algum período com o processamento do cenário standardbloqueado, o mesmo ficará guardado como histórico, por exemplo [Standard Hist001_4], em que o último dígito indica a periodicidade. Este arquivo histórico irá permitir consultar os dados já processados anteriormente. No entanto, só poderá consultá-lo se o cenário atual estiver com a mesma periodicidade do anterior.