Faturas

As faturas são documentos legais e essenciais no processo de faturação, já que comprovam uma transação comercial entre uma entidade e um comprador.

Tipos de fatura

As faturas são documentos legais que detalham o fornecimento de bens ou serviços, incluindo todos os elementos envolvidos numa transação comercial, nomeadamente, os dados da organização, do cliente e dos produtos a ser transacionados.

Mesmo que não seja solicitada pelo(s) cliente(s), a emissão das faturas é obrigatória para o cumprimento das obrigações fiscais.

De acordo com os requisitos de cada venda, é possível emitir vários tipos de fatura consoante o tipo de atividade e de operações, bem como os valores envolvidos. É possível emitir:

• Fatura: quando se compra um artigo, mas o pagamento não é efetuado no momento;

• Fatura Simplificada: este tipo de fatura só pode ser emitido em Portugal e deve cumprir alguns requisitos: – Quando existe uma venda de bens por parte de retalhistas/vendedores ambulantes a um consumidor final, não sujeito passivo de IVA; – Quando o montante total da transação de um bem é inferior a 1000€; – Quando o montante total da prestação de um serviço é inferior a 100€;

• Fatura Recibo: quando se compra um artigo a pronto pagamento. Este tipo de fatura agrega num só documento a fatura e o recibo.

Antes de emitir qualquer tipo de fatura, deve efetuar um conjunto de configurações importantes para a correta emissão destes documentos.

Emitir e duplicar faturas

Após criar o tipo de fatura pretendido, é possível emitir as faturas necessárias indicando todas as informações do cliente e do pagamento. O Invoicing Engine permite ainda duplicar estes registos com todas as informações da fatura original, agilizando assim o processo de criação de faturas.

Para emitir e/ou duplicar faturas, siga os seguintes passos:

Emitir faturas para clientes intracomunitários

Para emitir faturas para um cliente intracomunitário ou de mercado externo, é necessário associar a informação sobre o Regime de IVA à ficha do cliente. Esta associação deve ser efetuada para que as transações com este tipo de clientes obedecem a regimes de IVA específicos no momento da faturação.

Por exemplo, uma empresa sediada em Portugal deve selecionar na ficha do cliente o regime CONTINENTE-UE quando são clientes intracomunitários, ou o CONTINENTE-EXPORT quando são clientes fora da União Europeia. Dessa forma, as transações com este tipo de clientes obedecerão a regimes de IVA específicos no momento da faturação e serão cumpridas automaticamente todas as regras de IVA.

Para associar regimes de impostos ao cliente, siga os seguintes passos:

1. Aceda a Clientes e Artigos | Clientes;

2. Selecione o cliente pretendido ou caso não exista clique em Criar;

3. No separador Cliente, escolha o imposto pretendido no campo Regime de Imposto; Nota: Deve escolher o imposto de acordo com o respetivo espaço fiscal;

4. Clique em Guardar e Novo.

Assim, ao emitir uma fatura para um cliente intracomunitário ou de mercado externo, no separador Impostos associado ao documento, será automaticamente sugerido o respetivo regime de IVA.

A aplicação inclui de base a configuração de um conjunto alargado de Regimes de IVA, incluindo os regimes associados aos mercados.

Emitir faturas de adiantamentos

É possível emitir faturas de adiantamentos recebidos antes da transmissão de bens ou da prestação dos serviços encomendados. De acordo com o Código de IVA (CIVA), sempre que receber um adiantamento de uma encomenda, é obrigado a emitir uma fatura ou documento equivalente pelo montante recebido.

Tal como explicado na alínea b), do nº1 do artigo 29 º do CIVA, deve-se “emitir obrigatoriamente uma fatura por cada transmissão de bens ou prestação de serviços, tal como vêm definidas nos artigos 3.º e 4.º, independentemente da qualidade do adquirente dos bens ou destinatário dos serviços, ainda que estes não a solicitem, bem como pelos pagamentos que lhes sejam efetuados antes da data da transmissão de bens ou da prestação de serviços;”.

Este enquadramento fiscal obriga também à liquidação do IVA correspondente ao adiantamento, em função da taxa aplicável aos serviços prestados e/ou dos bens transmitidos. Posteriormente à emissão da fatura final, deve emitir uma nota de crédito pelos montantes recebidos por antecipação de forma a regularizar as contas correntes.

Nota: Na nota de crédito e na fatura final deve fazer referência à respetiva fatura de adiantamento.

Processo de adiantamento no Invocing Engine

O processo de adiantamento compreende 3 etapas:

1. Emissão de Fatura de Adiantamento;

2. Emissão da Fatura com o total dos bens ou serviços prestados;

3. Emissão da Nota de Crédito

Vejamos o seguinte exemplo:

Registar faturas em moeda estrangeira

Para enquadrar a faturação da empresa com o espaço fiscal dos seus clientes, pode utilizar diferentes moedas na gestão das listas de preços e na emissão de documentos.

Para registar uma fatura em moeda estrangeira, siga os seguintes passos:

1. Aceda a Faturas e clique em Criar;

2. Identifique o Cliente; Nota: Caso esteja definido na ficha do cliente, a moeda será imediatamente sugerida ao associar o Cliente ao documento, na área Financeiro;

3. Na área Financeiro, altere a moeda do documento se aplicável; Nota: Se a moeda for diferente da moeda base, o campo Taxa de Câmbio é preenchido com a informação existente no sistema;

4. Na área Produtos e Serviços, selecione os Artigos e indique a Quantidade e o Preço Unitário;

5. Clique em Guardar e Enviar.

Retificar faturas autoliquidadadas

Quando um cliente compra um artigo a pronto pagamento,, é emitida uma Fatura-Recibo. Esta fatura também é conhecida como fatura autoliquidada por ser um tipo de documento que não gera um pendente. Se este cliente devolver o artigo, deve retificar a compra com uma nota de crédito.

Por predefinição, o Invoiving Engine disponibiliza um tipo de documento chamado Nota de Crédito Autoliquidada (NCA) que não gera pendentes, ficando a conta corrente automaticamente regularizada.

Para retificar faturas autoliquidadas no caso de devolução ou troca, siga os seguintes passos:

Adicionar vários tipos de isenção na mesma fatura

Quando uma empresa comercializa bens e serviços ou possuí clientes, fornecedores e outras entidades isentos de IVA, é obrigatório indicar o motivo de isenção nos documentos emitidos. Os motivos de isenção foram uniformizados pela Autoridade Tributária (AT) de acordo com a legislação em vigor.

Assim, para efetuar a comunicação dos documentos de venda à AT deve garantir que, ao emitir uma fatura com isenção de IVA, a taxa de IVA e os motivos de isenção se encontram devidamente configurados. É possível emitir vários tipos de isenção na mesma fatura, facilitando a associação de um motivo de isenção a um artigo específico.

Para agilizar este processo, pode definir um Tipo de IVA por omissão em cada ficha de artigo. Desta forma, ao adicionar o artigo numa fatura, o Tipo de IVA é automaticamente preenchido

Para adicionar mais que um tipo de isenção na mesma fatura, siga as seguintes etapas: