Como criar documentos de abertura?

Se estiver ativa, o sistema sugere o próximo número livre de diário e documento. Caso contrário, o sistema liberta os numeradores para que o utilizador os insira manualmente.

Se estiver ativo, o documento de abertura será criado em modo de rascunho.

O sistema vai processar as diferenças entre créditos e débitos na conta selecionada, se estas diferenças existirem. O documento gerado será balanceado na conta financeira. Esta opção encontra-se no separador Opções.

Permite que o saldo seja criado e agrupado pela moeda origem. Para esta operação funcionar, indique os prefixos das contas às quais pretende aplicar a operação. Pode indicar vários prefixos separados por espaços. Esta opção é útil em contas de disponibilidades, quando a sua valorização é feita numa moeda externa (por exemplo, uma conta bancária em USD). Nestas situações vai ser aplicado o câmbio à data do documento, descontada de um dia. Assim, se a data de documento for de 1/1/N+1, o câmbio usado vai ser o de 31/12/N. Esta opção encontra-se no separador Opções;

Se estiver ativa, o sistema cria no exercício N+1 as contas em falta necessárias para gravar o documento. Esta opção é útil, por exemplo, em cenários em que já foi criado o exercício N+1 mas ainda se está a faturar, por isso é necessário criar contas de clientes. Se esta opção estiver inativa, a aplicação irá solicitar que indique as contas onde deverão ser lançados os saldos daquelas contas que, no exercício N+1, não existem ou não são de movimento. Esta opção encontra-se no separador Opções.

Quando esta opção é marcada, o sistema procede ao lançamento do balanço da conta origem na conta que foi definida como alternativa. Por exemplo, se a conta 111, cujo saldo no ano N é de 1000€ e que tem a conta alternativa 1112, no documento de abertura do ano N+1, os 1000€ são movimentados na conta 1112.

Esta opção deve ser usada com cuidado, uma vez que os utilitários de conversão de conta (ConvertSNC e ConvertConta 2011) inscrevem o código da conta usada no ano anterior na conta alternativa. Esta opção encontra-se no separador Opções.

Quando esta opção está ativa, o saldo das contas será desdobrado pelas entidades associadas aos movimentos/conta. Por exemplo:

• Se a conta 2111 possuir 1000€ de saldo para a entidade 1 e 2000€ de saldo para a entidade 2, o documento será criado com dois lançamentos nesta conta; um de 1000€ associado à entidade 1 e outro de 2000€ associado à entidade 2:
• Se a conta, no ano origem, tiver uma entidade associada os saldos dos movimentos sem entidade associada, serão lançados com a definida na conta.

É possível indicar os prefixos das contas para as quais se pretende desdobrar por entidade, separados por ",". Se não forem indicados prefixos, será aplicado o desdobramento por entidade a todas as contas. Por predefinição, são sugeridos os prefixos das contas de recapitulativos (terceiro e caixa) definidos para o ano origem. Esta opção encontra-se no separador Opções.

Em alguns países, é obrigatório fazer o lançamento de um documento de fecho no final do exercício. Nestes casos, o sistema não pode ir buscar os saldos do período 0 a 15 porque está tudo liquidado. Esta opção, disponível no separador Período, permite controlar os períodos relevantes para o saldo.

As opções de conta (Analítica/Centros de custo/Funções) indicam ao sistema para efetuar as reflexões indicadas nas diversas contas do documento de abertura. Esta opção encontra-se no separador Reflexões.

Permite ordenar ao sistema a criação do movimento de abertura, tendo como base os saldos correspondentes aos movimentos lançados noutra empresa. Poderá usar esta opção quando cria um exercício novo baseado numa empresa existente, para o qual pretende passar os dados da Contabilidade do exercício anterior.

É muito útil em situações em que, para a mesma empresa, um exercício se encontra numa base de dados e o novo exercício se encontra noutra fisicamente distinta. Esta opção encontra-se no separador Empresa.

Quando selecionada a opção Visualizar Valores ao Câmbio Histórico nas propriedades da empresa, existe a possibilidade de indicar a que moeda se refere o documento de abertura que se pretende criar. Ao selecionar Moeda Base será criado um documento com os saldos na moeda base das contas.

Os movimentos gerados terão o tipo de afetação Apenas Moeda Base, que é uma situação análoga para a opção Moeda Alternativa. A 3.ª opção é um automatismo em que são executadas sequencialmente as operações de criação dos documentos da moeda base e da moeda alternativa.

A opção Ambas irá criar um documento de abertura com afetação às duas moedas Base e Alternativa. Ou seja, os saldos são lançados na moeda base mas com afetação a ambas as moedas.