Como criar e utilizar os documentos de Tesouraria?

Através da criação de documentos de Tesouraria, é possível realizar um conjunto de operações relacionadas, nomeadamente, o estorno de documentos, a liquidação nas contas correntes dos movimentos de Tesouraria e de pendentes e, por fim, a criação de movimentos divididos.

Criar documentos de Tesouraria

A introdução de documentos é fundamental para a criação dos movimentos nas contas definidas e é uma forma fácil e eficaz de lançar os vários movimentos no extrato bancário.

Para criar movimentos de Tesouraria, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Caixas e Bancos;
2. Selecionar a opção Documentos;
3. No separador Geral, selecionar o Tipo de Documento, Série e Número;
4. Selecionar a conta sugestão, que será utilizada como sugestão no lançamento dos movimentos ou a conta caixa, no caso de movimentos com origem em POS ou na ligação dos vários módulos;
5. Indicar o Tipo de Entidade e a respetiva Entidade;
6. Lançar na grelha os vários movimentos indicando sempre: - Tipo de movimento; - Conta de destino: conta onde será realizado o movimento; - Rubrica associada ao movimento; - Valor do Movimento na coluna "Débito" ou "Crédito", dependendo do tipo de movimento;
7. No separador Observações. inserir manualmente informação sobre o movimento (após gravar não é possível alterar a informação inserida);
8. Por fim, clicar em Gravar.

Após a gravação do documento serão gerados os movimentos correspondentes, conforme configurado no documento de Tesouraria, no extrato bancário.

O botão Anular possibilita a eliminação de documentos de Tesouraria, mas é impossível anular o documento se o documento:

• Foi criado na Conta Corrente;
• Estiver incluído no talão de depósito;
• Já foi lançado na Contabilidade;
• Não foi integrado na Contabilidade (documento com ligação à Contabilidade, mas gravado em modo offline).

Não é possível criar documentos do tipo Abertura de Caixa, Entrada de Caixa, Fecho de Caixa e Saída de Caixa.

Estornar documentos

O estorno/crédito de documentos representa uma forma de corrigir documentos já criados, uma vez que não é possível apagá-los.

Assim, o estorno/crédito consiste na criação de um documento de natureza contrária ao que se pretende corrigir.

Para estornar um documento de Tesouraria, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Caixas e Bancos;
2. Selecionar a opção Documentos;
3. Editar o documento a estornar;
4. Escolher a opção de contexto Estornar;
5. Definir o motivo de estorno;
6. Por fim, clicar em Estornar.

A mensagem O movimento bancário [] na linha 1 não pode ser nulo ou vazio indica que é necessário configurar o movimento de natureza inversa para o movimento da linha 1 do documento a estornar.

Liquidar na conta corrente

Para efetuar a liquidação em contas correntes a partir de um novo movimento de Tesouraria, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Documentos;
2. Escolher um documento que seja do tipo movimento em conta;
3. Escolher a Entidade e a Moeda no cabeçalho;
4. Preencher as linhas do documento de Tesouraria;
5. Através do menu de contexto, aceder à opção de liquidação de pendentes;
6. O sistema abre uma janela para escolher o tipo de documento que será utilizado na liquidação. Esta janela herda o cliente e as datas da janela anterior;
7. Nas Restrições, definir os tipos de conta, documentos e estados, os vencidos e incluir entidades associadas;
8. Clicar em Atualizar;
9. O sistema apresenta os pendentes da entidade que pode ser liquidado com o documento anterior;
10. Selecionar os pendentes até atingir o valor pretendido. Poderá indicar valores parciais;
11. Logo que seja atingido o valor do documento de Tesouraria, clicar em Gravar.

O sistema termina com uma mensagem a indicar os documentos lançados (de Tesouraria e de Contas Correntes). Caso estejam configurados para integrar na contabilidade de forma online, é apresentada a respetiva janela de integração.

Criar movimentos divididos

Por movimento dividido entende-se um movimento cujo valor está anexado a múltiplos itens de Tesouraria.

Para criar movimentos divididos em documento de Tesouraria, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Caixas e Bancos;
2. Selecionar a opção Documentos;
3. Selecionar o Tipo de Documento, Série e Número;
4. Indicar o Tipo e respetiva Entidade;
5. Indicar um movimento do tipo DVD – Diversos a Débito num valor de 500€;
6. Selecionar a linha e selecionar a opção de contexto Movimentos Divididos;
7. Indicar os vários itens movimentados e respetivos valores. No final, a soma dos valores introduzidos deve ser igual ao valor introduzido no documento no campo Valor;
8. Clicar em Confirmar;
9. Por fim, clicar em Gravar.

Na grelha do documento de tesouraria na coluna “Item Tesouraria” é mostrada uma imagem que permite identificar se trata de um movimento divido.

Liquidar pendentes

A liquidação de pendentes pode ser efetuada a partir dos documentos de Tesouraria. Desta forma, é possível efetuar uma gestão de conta corrente diretamente a partir dos movimentos bancários da empresa.

Para liquidar pendentes através de documentos de Tesouraria, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Documentos;
2. Lançar na grelha os movimentos de Tesouraria correspondentes;
3. Aceder à opção Liquidação em Contas Correntes do menu Contexto;
4. No ecrã Liquidação de pendentes, indicar o Tipo de Entidade e a Entidade, bem como o documento de liquidação e a respetiva série;
5. Clicar em Atualizar;
6. Selecionar os pendentes a liquidar;
7. Por fim, clicar em Gravar.

Após gravar, os pendentes serão liquidados no documento de liquidação selecionado. O documento de Tesouraria é gravado com ligação a este documento de liquidação e todas as integrações configuradas para os documentos gerados serão criadas.

O valor total dos pendentes a liquidar não poderá exceder o valor do movimento de Tesouraria que lhe deu origem.

Poderá imprimir e/ou enviar por email o documento de liquidação utizando o botão Imprimir.