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Evolution
Os cheques são um instrumento de pagamento em papel cujo principal objetivo é movimentar valores monetários. Neste módulo, poderá emitir e libertar cheques, bem como efetuar e/ou anular tranferências de cheques entre contas.
É necessário efetuar um conjunto de configurações relativas às transferências, séries e impressão de séries de um cheque. Caso pretenda, poderá consultar informações sobre a série de cheques utilizada.
Emitir cheques
É possível proceder à emissão de cheques em diferentes estados: Cheques emitidos, Reemitir ou Cheques Cruzados.
Ao selecionar estas opções, deverá ter em atenção os seguinstes aspetos:
- Cheques Emitidos: quando ativa, na grelha aparecem todos os cheques emitidos identificados com um símbolo. Na lista apresentada, aparece como primeira opção o número com o qual foi emitido, mas pode escolher outro da lista apresesentada;
- Reemitir: quando ativa, o número do cheque não pode ser alterado. Esta opção fica disponível quando selecionada a opção anterior Cheques Emitidos;
- Cheques Cruzados: ao ativar esta opção, os cheques depois de imprimidos estarão cruzados. Quando selecionado, o cheque a emitir é identificado com um símbolo (dois traços no canto da célula).
Para emitir cheques, siga os seguintes passos:
Emitir cheques
- Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Bancos;
- Clicar na opção Emissão de Cheques;
- Selecionar a conta relativa à qual pretende emitir os cheques;
- Selecionar as datas entre as quais estão compreendidos os movimentos que pretende imprimir;
- Selecionar as entidades para emissão;
- Selecionar o tipo de documento (por omissão, são considerados todos os tipos de documentos);
- Selecionar a série do cheque. Aparece o número inicial e final da série selecionada, bem como o local de emissão, que pode ser alterado;
- Definir o estado do cheque a imprimir: Cheques Emitidos, Reemitir, Cheques Cruzados;
- Clicar em Atualizar;
- Selecionar os cheques a emitir. Nota: É possível escolher individualmente quais os cheques desta lista que pretendem imprimir. Para tal, deverá indicar na última coluna com um visto os cheques a imprimir;
- Na coluna "NºCheque" selecionar da lista apresentada o número do cheque para cada documento selecionado. A lista é apresentada por ordem numérica e caso algum número já tenha sido utilizado, não é apresentado;
- Verificar na impressora se o primeiro cheque tem o mesmo número que o apresentado na grelha;
- Indicar na coluna “À ordem de” o nome da empresa ou pessoa a quem o cheque se destina;
- Alterar qualquer das colunas visíveis contendo informação do cheque a emitir. Essa alteração será gravada no movimento após a emissão (opcional);
- Por fim, clicar em Imprimir.
Emitir cheques manualmente
- Aceder a Finanças | Caixas e Bancos;
- Selecionar a opção Documentos;
- Escolher o tipo de documento;
- Indicar o tipo e a respetiva entidade;
- Na grelha, identificar o Tipo cheque;
- Indicar o número do cheque e o respetivo valor;
- Selecionar a opção de contexto Informação do movimento;
- Indicar o número do cheque;
- Clicar em Confirmar;
- Por fim, clicar em Gravar.
Após a emissão de cheques, a lista de números da série é atualizada e o número do cheque fica identificado como Emitido, ficando também associada a data de emissão e o utilizador. Estes detalhes podem ser verificados na tabela "Conta", no separador Séries de Cheques.
Ao documento de Tesouraria fica associado o número do cheque, que no caso de este documento ser anulado, o número do cheque é libertado e pode ser usado para um novo movimento. O seu estado passa a Por Emitir.
Apenas as séries ativas e com data de validade ainda não expirada estão disponíveis para a emissão de cheques.
Os cheques já emitidos podem voltar a ser emitidos com nova numeração. Esta possibilidade é importante no caso dos cheques que durante a impressão se danificam.
Libertar cheques
A libertação de um cheque não é uma situação comum, mas pode verificar-se em algumas situações. Por exemplo, quando o número está errado no papel, é imprimido o cheque número 300 mas é impresso o cheque número 320. Neste caso, é necessário libertar o cheque número.
Também é possível libertar cheques anulados.
Para libertar cheques ou libertar cheques anulados, siga os seguintes passos:
Libertar cheques
- Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Bancos;
- Clicar na opção Emissão de Cheques;
- Selecionar a conta pretendida;
- Indicar as datas entre as quais estão compreendidos os movimentos que pretende consultar;
- Definir as entidades para emissão (por omissão, são todas consideradas);
- Inserir o Tipo, Série e Número do documento de Tesouraria;
- Selecionar a série do cheque. Aparece o número inicial e final da série selecionada e por defeito local de emissão;
- Selecionar a opção Cheques Emitidos;
- Clicar em Atualizar;
- Selecionar o número do cheque na grelha apresentada e com o botão do rato direito escolher opção Libertar Cheque;
- Clicar em Confirmar.
O número do cheque é libertado e o seu estado volta ao Por Emitir;
Libertar cheques anulados
- Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Recursos | Tabelas;
- Selecionar a tabela "Contas Bancárias";
- Selecionar a conta pretendida;
- No separador Séries de Cheques, selecionar a série;
- Alterar o cheque do estado Anulado para Por Emitir;
- A informação associada ao cheque (Utilizador, Motivo e Data de Anulação) é eliminada da grelha;
- Por fim, clicar em Gravar.
Efetuar ou anular transferências
A transferência de cheques permite realizar transferências de cheques entre contas caixa, desde que as contas estejam configuradas para a mesma moeda.
Caso seja necessário, poderá anular uma transferência.
Para efetuar ou anular transferências de cheques, siga os seguintes passos:
Efetuar uma transferência de cheques
- Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Caixa;
- Clicar em Transf. de Cheques;
- Selecionar o documento de tesouraria e a respetiva série;
- Selecionar a conta caixa de origem, destino e o movimento bancário a gerar;
- Selecionar os cheques para transferir na coluna “Cf.”;
- Por fim, clicar em Gravar.
O cheque é transferido para a conta de destino e é também criado um movimento de balanceamento na conta origem.
Anular transferências de cheques
- Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Caixa;
- Selecionar a opção Transf. de Cheques;
- Editar o movimento de transferência anterior em N.º;
- Clicar em Anular.
Todos os movimentos podem ser consultados no extrato bancário.
Configurar transferências
Para configurar uma transferência de cheques, siga os seguintes passos:
- Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Recursos | Tabelas;
- Selecionar a opção Documentos de Tesouraria;
- Criar um novo documento do tipo Transferência de Cheques;
- Indicar a série do documento;
- Clicar em Gravar;
- Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Recursos | Tabelas;
- Selecionar a opção Movimentos Bancários;
- Criar um novo documento;
- Indicar que se trata um movimento do tipo Outro;
- Indicar que se aplica a Pagamentos e Recebimentos;
- Indicar que se aplica a Contas caixa;
- Se a empresa estiver configurada com Visão Bancária, o tipo do movimento bancário deve ser de débito, caso contrário o tipo do movimento bancário deve ser de crédito;
- Por fim, clicar em Gravar.
Configurar séries
Para configurar as séries para os cheque nas Contas Bancárias, siga os seguintes passos:
- Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Recursos | Tabelas;
- Selecionar a opção Contas Bancárias;
- Criar ou editar uma conta;
- Selecionar o separador Séries de Cheques; Nota: É apresentada uma grelha em branco ou com séries criadas. No caso da data de validade da série ter expirado, a linha é identificada a vermelho;
- Para criar uma série, definir os seguintes parâmetros numa nova linha: - Série: A atribuição de uma letra aos livros de cheques permite uma fácil identificação; - Definir o N.º Inicial: Primeiro número da série de cheques em uso; - Nº Final: Último número da série de cheques em uso (tem de ser superior ao número inicial da série); - Validade: Data de validade da série; - Local Emissão: Descritivo do local de emissão; - Ativa: Indica se a série está ativa. Por defeito, está selecionada; - Omissão: Indica se a série é utilizada por omissão (apenas uma série pode estar seleccionada); - Observações: Campo livre para inserir observações;
- Por fim, clicar em Gravar.
Após a gravação da série, fica disponível uma tabela com a lista de cheques desde o número inicial ao final. Pode ser visualizada em Cheques, disponível na parte inferior do separador Séries de Cheques. Nesta tabela, poderá verificar os detalhes relativos a cada cheque como, por exemplo, se foi emitido e a data da sua utilização.
Apenas os campos Local de Emissão e Validade podem sofrer alterações depois da criação de uma série.
As séries de cheques só podem ser criadas para contas do tipo Depósitos à Ordem.
É possível remover uma série de cheques, caso não tenha sido emitido nenhum cheque dessa série. Para remover a série, deverá selecionar a linha e com o botão do rato direito do rato escolher opção Remover. Para acrescentar mais linhas na grelha da série, deverá selecionar uma linha e com o botão direito do rato escolher opção Inserir linha.
Configurar impressão de cheques
A configuração da impressão de cheques permite ajustar as definições da impressora ao tipo de cheque a imprimir.
Para realizar a configuração da impressora de cheques, siga os seguintes passos:
- Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Bancos;
- Clicar na opção Emissão de Cheques;
- Selecionar a operação Configurar;
- Definir as margens de impressão consoante o tipo de folha a utilizar (papel contínuo, folhas A4 com um cheque, folhas com 3 cheques);
- Selecionar o tipo de impressora utilizado;
- Selecionar o tipo e estilo de letra;
- Por fim, clicar em Confirmar.
A opção Testar permite imprimir numa folha em branco um cheque com as medidas definidas. Sobrepondo com os cheques originais, poderá verificar se a informação vai cair nas posições pretendidas.
O n.º do cheque atual permite começar a imprimir o 2.º ou 3.º cheque da folha, caso o(s) anterior(es) já tenham sido impressos e ainda não tenham sido separados dos não impressos.A configuração dos modelos de impressão de cheques é guardada por utilizador (que poderá definir as suas configurações, sem que tenha qualquer impacto nas configurações dos outros utilizadores do sistema) e cada utilizador usufrui de um limite máximo de 50 configurações distintas de modelos de impressão de cheques.
Consultar série de cheques
Para consultar a série de cheques, siga os seguintes passos:
- Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Recursos | Tabelas |Contas Bancárias ou no editor de Emissão de Cheques disponível em Finanças | Caixas e Bancos | Bancos, selecionar o campo Série;
- Definir a Conta (a conta tem de ser do Tipo Depósito à Ordem);
- No separador Séries de Cheques selecionar uma Série;
- Abrir opção Cheques na parte inferior da janela.
Para cada série selecionada, é apresentada na grelha a lista sequencial dos cheques e verificam-se os seguintes detalhes:
- Número: número do cheque;
- Estado: o cheque pode apresentar 3 estados: - Por Emitir (ao criar a série todos os cheques estão por defeito neste estado); - Emitido (cheque utilizado/impresso); - Anulado (pode ativar este estado, mas tem de colocar o motivo); Nota: Pode alterar entre o estado Por Emitir e Anulado caso o cheque ainda não tenha sido emitido. Quando o cheque está marcado como Anulado, na emissão de cheques, o número não aparece como disponível.
- Dt. Impressão: data em que foi utilizado/impresso;
- Utilizador: o utilizador que fez a impressão;
- Dt. Anulação: data em que foi anulado;
- Utilizador: o utilizador que anulou o cheque;
- Motivo: qual o motivo de ter sido anulado (informação colocada pelo utilizador quando escolhe opção Anulado).