Como definir grupos de utilizadores para aprovação de documentos em fluxos?

Para que os utilizadores consigam aprovar documentos numa fase específica do fluxo, devem ser definidos grupos de utilizadores com códigos de autorizações. Caso seja necessário anular aprovações que entretanto estes tenham realizado, deverá utilizar a opção de estorno de autorizações.

Definir grupos de utilizadores

Os códigos de autorizações representam grupos de utilizadores que, em determinada fase de um fluxo, podem aprovar o documento.

Para definir grupos de utilizadores, siga as seguintes operações:

1. Aceder a [ Marketing & Vendas / Compras / Serviços ] | Geral | Recursos | Tabelas | Organização | Grupos de Utilizadores;
2. Definir o nome e descrição do grupo;
3. Selecionar os utilizadores que fazem parte do grupo;
4. Clicar em Gravar.

Os utilizadores que aparecem disponíveis correspondem aos utilizadores definidos no sistema de segurança Cegid.

Estornar autorizações

O estorno de autorizações permite anular aprovações que entretanto estes tenham realizado, desde que possua permissão para visualizar os documentos de terceiros.

Para estornar uma aprovação, siga os seguintes passos;

1. Aceder a [...] Geral | Autorizações;
2. Selecionar o(s) Tipo(s) Documento(s) para aprovação;
3. Clicar na opção Estornar;
4. Selecionar o utilizador para visualizar os documentos;
5. Clicar em Atualizar;
6. Marcar os documentos ou linhas de documentos que pretende rejeitar;
7. Por fim, clicar em Estornar.

Associar fluxos a documentos

Para associar um fluxo a um documento de compras, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Compras | Compras | Documentos;
2. Criar um novo documento;
3. Selecionar um tipo de documento que exista num fluxo documental como ponto de partida;
4. No separador Estado, na opção Fluxo selecionar o fluxo que pretende aplicar ao documento;
5. Clicar em Gravar.

O documento criado (sujeito ao um fluxo documental) apenas poderá ser transformado no documento do estado seguinte configurado no fluxo.