Como criar ou anular um documento de venda e de compra?

Os documentos de venda e de compra são cruciais no fluxo comercial de uma organização. Neste sentido, o ERP disponibiliza um conjunto de funcionalidades que permite criar documentos de compra/venda, documentos com regimes especiais e ainda rascunhos. Para controlar a criação destes documentos, é possível pesquisá-los no sistema, bem como anulá-los.

Criar documentos

Para criar documentos de venda, siga os seguintes passos:

1. Criar as séries necessárias; Nota: Com aprovação da Certificação de Software no mercado português, todos os documentos do tipo financeiro e stock/trans. passaram a ter de ser assinados, sendo necessário criar séries específicas;
2. Configurar os tipos de documentos;
3. Configurar as entidades Clientes e Outros Devedores;
4. Aceder a Marketing & Vendas | Vendas | Documentos;
5. Indicar o tipo de documento e respetiva série;
6. Indicar a Entidade. Na listagem de entidades, é possível verificar o nome comercial e o nome fiscal da entidade. Contudo, o nome que será indicado no documento de venda será o nome fiscal; Nota: Nos casos em que a entidade de faturação é diferente da entidade principal, pode ser alterada a entidade no separador Fatura. De realçar que nos documentos de venda emitidos nos termos do artigo 40º do CIVA e entregues a clientes que não facultem o seu NIF (consumidores finais / cliente indiferenciado), é inutilizada a linha correspondente através de um tracejado;
7. O campo V/Refer. indica a referência do documento do Cliente. Caso seja preenchido, no editor de Contas Correntes a informação deste campo estará disponível na coluna "Num. Doc.";
8. Indicar os artigos a incluir no documento;
9. Por fim, clicar em Gravar.

Se possuir ligação com a Contabilidade e/ou Tesouraria, é apresentada uma janela onde poderá indicar, no caso da Contabilidade, a(s) conta(s) onde serão lançados os movimentos e no caso da Tesouraria o(s) tipo(s) de documentos gerados.

A aplicação disponibiliza neste editor de vendas o país da entidade selecionada. Ao selecionar a entidade, o sistema carrega a seguinte informação para o editor (definida na ficha da entidade dos clientes, por exemplo):

• Nome Comercial;
• Morada;
• Distrito;
• Código Postal;
• País.

Por omissão, esta informação é colocada na entidade de faturação. Ao selecionar uma outra entidade de faturação, o sistema carrega o mesmo tipo de informação referente a essa entidade.

O valor destes campos quer na entidade comercial como na entidade de faturação poderá ser alterado.

Se a série de um documento de venda tem associado um Lançamento com a opção Tratamento Fiscal inativa, o cálculo do IVA não é efetuado.

No separador Observações, o campo Lanç. Contab. mostra os dados referência da integração na Contabilidade, permitindo consultar o respetivo documento lançado. Através da opção de drill down, é possível consultar o documento criado na Contabilidade.

É possível aplicar descontos financeiros negativos de forma a gerar encargos financeiros no documento de venda.

Criar documentos com regimes especiais

Para o regime de bens em segunda mão, o cálculo de IVA e os respetivos valores das declarações são os correspondentes à taxa de IVA aplicada à diferença entre o valor de compra e o valor de venda de cada produto.

Os documentos emitidos com artigos sujeitos a este regime têm de conter as seguintes menções:

• IVA - Bens em segunda mão;
• IVA - Objetos de arte, de coleção ou antiguidades;
• Regime da margem de lucro - Agências de viagens.

Antes de criar este tipo de documentos, é necessário garantir que o regime da taxa de IVA dos artigos a incluir nos documentos sejam do tipo Regime de Margem de Lucro. Para tal, siga as seguintes etapas:

Criar documentos em rascunho

Os rascunhos permitem guardar a informação introduzida na criação de um documento de venda, sem avançar para o registo do documento de forma efetiva.

Assim, ao gravar um documento em modo rascunho, toda a informação inserida será guardada sem executar qualquer transação (por exemplo, reserva de quantidades, movimento de stocks, registo nas Contas Correntes ou Contabilidade, entre outras). Os documentos gravados em modo rascunho podem ser recuperados a qualquer momento.

Através desta funcionalidade, poderá alterar o documento e gravá-lo novamente em modo rascunho. Caso pretenda poderá gravar o documento de forma efetiva, isto é, gerar um documento de venda.

Para realizar estas operações, siga os seguintes passos:

No caso dos documentos de venda configurados para a Certificação de Software (geram assinatura na sua criação), a opção para guardar os documentos em modo Rascunho permite que os mesmos possam ser alterados até à criação do documento efetivo. Esta opção é específica para o mercado de Portugal.

Pesquisar documentos

O ERP permite pesquisar documentos de vendas, compras e internos já emitidos. Essas pesquisas podem ser efetuadas utilizando diversos critérios, sendo apenas considerados os documentos que verifiquem todos os critérios de seleção.

Para pesquisar um documento, siga os seguintes passos:

1. Aceder a [Marketing & Vendas / Compras] | [Vendas / Compras / Geral/] | [Documentos / Documentos Internos];
2. Selecionar a opção Procurar;
3. Indicar os tipos de documentos a pesquisar;
4. Selecionar quais os documentos a pesquisar;
5. Definir os critérios necessários para filtrar os resultados;
6. Por fim, clicar em Procurar.

Anular documentos

No ERP, não é possível anular documentos de venda e compra sem que estes deixem de constar no sistema. No entanto, existem três possibilidades para anular documentos de venda e compra sem os remover do sistema, anulando a movimentação gerada pelos mesmos.

Em qualquer das situações apresentadas, os documentos nunca são removidos da base de dados.

Erros na anulação de documentos

Para anular corretamente documentos de venda ou de compra, é necessário garantir um conjunto devalidações. De seguida, são apresentados vários erros comuns em que o ERP não permite anular documentos e o procedimento a adotar: