Como transformar documentos?

Na transformação de documentos, a aplicação utiliza a entidade indicada no documento de destino para pesquisar documentos a transformar, pois este processo é referente à implementação de um fluxo de documentos relativos à mesma entidade.

Quando se trata de documentos de venda, dado que a este tipo de documentos estão associadas duas entidades (entidade comercial e entidade de faturação), é possível indicar se a pesquisa da entidade incide sobre a entidade comercial ou sobre a de faturação.

Através desta funcionalidade, é possível, por exemplo, transformar guias de remessa emitidas para a mesma entidade de faturação, independentemente de qual tenha sido a entidade comercial indicada nesses documentos (corresponde ao processo de faturação de entidades do mesmo grupo).

A conversão de documentos e a transformação de documentos são processos diferentes. Enquando que o primeiro só permite converter documentos pela totalidade (ou seja, converter todas as linhas e quantidades de um documento para outro), no segundo já é permitido uma transformação parcial.

Desta forma, um documento parcialmente transformado só está disponível na opção de transformação de documentos.

Transformar Documentos

Esta funcionalidade permite transformar um documento original em outro documento, como por exemplo, a satisfação de encomendas. Se for selecionado um documento que possua condições diferentes do documento de destino, como por exemplo o desconto entidade e IVA incluído, é apresentada uma mensagem de aviso.

No entanto, no documento de venda apenas pode ser considerada uma das condições. Nestes casos, as condições sugeridas correspondem ao primeiro documento selecionado.

Para transformar um documento de venda, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Marketing & Vendas / Aprovisionamento | Vendas / Compras | Documento;
2. Selecionar um documento de venda/compra;
3. Preencher o código da entidade e aceder à operação de contexto Transformação de Documentos;
4. Selecionar os documentos a pesquisar;
5. Indicar outros critérios para a pesquisa. Nos casos em que os documentos a pesquisar têm associado um projeto, o campo Proj. permite identificar o respetivo projeto para que este seja considerado na pesquisa; Nota: No caso dos documentos de compra, poderá filtrar pela Data quer através do campo Data do Documento como pelo campo Data de Introdução;
6. Clicar em Procurar;
7. Selecionar os documentos que pretende transformar entre os diferentes documentos pendentes da entidade. Em cada um, é possível alterar as quantidades a entregar caso pretenda apenas satisfazer parcialmente o documento;
8. Na linha do documento clicar na tecla F11 para saber o stock de todos os artigos (opcional). Assim, poderá indicar a quantidade para cada localização/lote na coluna "Selec.", sendo todo o stock disponível nessa localização selecionado (coluna "Quantidade"): Nota: Poderá indicar o valor diretamente o valor na coluna "Quantidade", no entanto o valor não pode ser superior ao stock disponível;
9. Caso o documento possua apenas uma linha, esta é automaticamente adicionada à grelha inferior;
10. Confirmar as alterações efetuadas. Todas as linhas selecionadas passam para a grelha do editor de vendas;
11. Por fim, clicar em Gravar. Ao gravar o documento são atualizados os stocks, a quantidade é reservada em cada uma das linhas dos documentos transformados e o respetivo estado associado ao documento origem.

No processo de transformação de documentos, a informação do documento original é inserida quando o documento de destino corresponde a um documento do tipo Financeiro. Neste caso, o sistema ativa a opção Incluir indicação dos documentos originais e não permite que a mesma seja desativada. No caso do documento destino não ser do tipo Financeiro, poderá ativar/desativar a opção.

Para transformar um documento original com 1 lote num documento destino com 2 lotes para o mesmo artigo, poderá selecionar o lote pretendido para o documento destino ao aceitar a linha/quantidade na grelha superior.

Para transformar documentos com linhas negativas, deverá garantir que o documento de destino também suporta linhas negativas.

As linhas de comentário indicadas aquando a criação dos documentos também serão contempladas e estarão sempre disponíveis enquanto existirem linhas do documento que estejam por transformar.

Subdividir Quantidades de Linhas por lotes

No processo de transformação de documentos, para a mesma linha do documento é possível indicar um ou mais lotes, ou seja, poderá subdividir a quantidade de uma linha por diferentes lotes.

Para efetuar esta operação, siga os seguintes passos:

1. No editor de vendas, aceder à opção Contexto | Transformação de Documentos;
2. Indicar os critérios de seleção para os documentos a transformar;
3. Clicar em Procurar;
4. Através de um clique no rato ou da opção Transformar todo o documento que está disponível nas opções do botão direito do rato, selecionar um documento para transformar;
5. Posicionar-se numa linha do documento e indicar na coluna "Entregar" a quantidade que referente ao lote;
6. Para essa linha, fazer duplo clique com o rato ou selecionar a opção Transformar linha através do botão direito do rato;
7. Na janela Items a Transformar, posicionar-se na linha anteriormente selecionada e no campo Lote indicar o correspondente lote. Caso este ainda não tenha sido criado, será apresentada uma janela para preencher a informação necessária; Nota: Através da tecla F4, é possível selecionar um lote já existente;
8. Para indicar outras quantidades/lotes para a mesma linha, repetir esta operação a partir do passo 4.

Transformar Documentos a partir do Documento Origem

Apenas para Public Sector

A transformação de documentos é efetuada a partir do documento destino em que são selecionados os documentos/linhas dos documentos origem. No entanto, em situações de fluxo documental em que a transformação é direta (um para um), efetuar a transformação a partir do documento origem é mais ágil e prático.

Para transformar documentos a partir do documento origem, siga os seguintes passos:

1. Editar o documento origem;
2. Selecionar a opção Contexto | Transformar;
3. Selecionar o documento destino. A lista de documentos encontra-se filtrada aos documentos possíveis e guarda a opção tomada por documento origem;
4. Selecionar a entidade do documento origem nos casos em que a entidade origem é indiferenciada;
5. Indicar se pretende incluir comentários com a indicação do documento original (apenas em documentos não financeiros);
6. Indicar se pretende que seja automaticamente aberta a janela para a transformação parcial das linhas do documento origem