Como gerar o ficheiro para as Seguradoras?

O ficheiro gerado para enviar para as seguradoras rege-se pelas diretivas da APS – Associação Portuguesa de Seguros. No entanto, é possível alterar alguns dados para adaptar o ficheiro.

Regras

A geração do ficheiro cumpre as seguintes regras:

• A estrutura do Ficheiro é fornecida pela APS - Associação Portuguesa de Seguros;
• É gerado um Ficheiro por cada Seguradora/N.º Apólice;
• O nome do ficheiro a enviar para a Seguradora é composto por: SEG + N.º Apólice + Data (MMAA) com a extensão EUR. O código SEG (campo Código IS na tabela Companhias) é o código de 4 algarismos da Seguradora junto do ISP - Instituto de Seguros de Portugal;
• Quando existirem linhas de remunerações com indicação de valores de Subsídios de Refeição Isentos (campo Considera Valor Isento no Ficheiro das Seguradoras na tabela Remunerações) para a Segurança Social, a Geração do Ficheiro das Seguradoras deve inserir uma linha com a Natureza SR no ficheiro.

Os dados apresentados são os mesmos que a Declaração de Remunerações da Segurança Social, além dos seguintes dados:

• Seguro associado ao Funcionário (que vem do processamento mensal);
• Profissão associada ao Funcionário (que vem do processamento mensal);
• Valor de Subsídio de Alimentação Isento de Tributação para a Segurança Social (mas que se declara às seguradoras);
• Número de dias de Subsídio de Alimentação Isento de Tributação para a Segurança Social (mas que se declara às seguradoras).

Apenas se podem alterar os dados específicos das seguradoras. Os dados restantes são os do processamento da Segurança Social.

O ficheiro para as Seguradoras só aceita número de Segurança Social com 11 dígitos.

Características

Formato dos registos: Comprimento fixo = 124 caracteres (bytes)

Tipo de Registos:

• Registo R0 - identificação do ficheiro;
• Registo R1 – identificação da entidade empregadora;
• Registo R2 - remunerações, subsídios ou outros, do beneficiário, por mês de referência. Pode existir mais do que um registo deste tipo por beneficiário, mês de referência e natureza da remuneração, subsídio ou outros;
• Registo R3 - registo de totais. Deverão existir tantos registos quantos os diferentes estabelecimentos/companhias constantes do ficheiro.

Existe um R1 para cada estabelecimento e taxa diferente constantes do ficheiro. Estando o número da apólice e o código da seguradora no R1, podem existir funcionários no mesmo estabelecimento com apólices diferentes. Assim, terá de ser gerado um ficheiro por apólice para ser coerente com o R1.

Gerar ficheiro

Para gerar o Ficheiro para envio às Seguradoras, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Obrigações Declarativas | Declaração de Remunerações | Seguros;
2. Indicar o Ano e o Mês a considerar para o processamento;
3. Selecionar o Tipo de Processamento. Poderá conjugar várias combinações de tipos de processamento (Vencimento, Subsídio de Férias e Subsídio de Natal), o que permite processar uma vez por mês cada um dos tipos;
4. Restringir os dados a imprimir selecionando os estabelecimentos ou companhias pretendidas. Se não aplicar restrições, são considerados todos os Estabelecimentos e Companhias de Seguros;
5. Antes de gerar o Ficheiro, clicar em Atualizar para que a grelha carregue os resultados com os dados da Segurança Social referentes ao mês e tipo de processamento selecionados;
6. Verificar as informações que constam da grelha e alterar os dados necessários. Apenas se podem alterar os dados específicos das seguradoras: - Seguro; - Profissão; - Valor de Subsídio de Alimentação Isento de Tributação para a Segurança Social, mas declarado às seguradoras; - Número;
7. Clicar em Atualizar;
8. Caso exista algum campo alterado nos Resultados, clicar em Gravar;
9. Por fim, clicar em Gravar.

Nota importante: Quando existem linhas de vencimento (natureza P) com valor zero (Ex. ausência por doença mês completo), estas são também incluídas no ficheiro a enviar mensalmente às Seguradoras. Caso pretenda excluir essas linhas na geração do ficheiro ou caso a Seguradora não aceite linhas com valor zero, deverá ativar a opção Excluir linhas de evncimento (natureza P) com valor zero na geração do ficheiro, acessível no separador Parametrizações (Seguros) na Declaração de Remunerações para a Segurança Social.