Funcionalidades disponíveis no OMNIA EMPLOYEE

O relatório de despesas permite ao colaborador comunicar à organização em tempo real as várias despesas efetuadas no âmbito da sua atividade profissional, sendo possível complementar o registo com o anexo do recibo ou fatura que comprovam a despesa. O reembolso poderá ser processado no recibo de vencimento ou por intermédio de um pagamento pela Tesouraria.

Esta funcionalidade apenas está disponível em ambiente privado.

No Adiantamento Monetário, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de valor à organização para gastos previstos no exercício da atividade profissional.

Esta funcionalidade apenas está disponível em ambiente privado.

Através da integração com o ERP, é possível que os pedidos aprovados no OMNIA sejam refletidos e tratados no ERP (por exemplo: férias, horas extra, reembolsos de despesas, adiantamentos).

Os indicadores permitem conhecer as despesasde representação da empresa, assim como perceber os custos inerentes à atividade das equipas comerciais através de dashboards com informação detalhada.

Consoante o perfil do utilizador, este mecanimos permite ainda acompanhar a evolução da sua atividade, pedidos, despesas, entre outros.

Dependendo do organograma vigente na empresa, é possível definir os circuitos de aprovação dos diferentes pedidos. Por exemplo, podem ser definidos diversos tipos de despesa e configuradas regras de aprovação de acordo com o tipo de despesa, o projeto em questão, empresa ou colaborador.

Todas as informações relevantes da ficha do funcionário podem ser consultadas pelos colaboradores ou respetivas chefias, sendo possível também efetuar pedidos de alteração de dados pessoais.

Os recibos de vencimento podem ser consultados, descarregados em formato PDF ou impressos.

As últimas declarações de rendimentos podem ser consultadas, descarregados em formato PDF ou impressas.

Para evitar a deslocação ao departamento de Recursos Humanos e aguardar pela emissão de declarações, é possível em qualquer momento ter acesso imediato a um conjunto de declarações que comprovam determinados dados do funcionário e que lhe podem ser solicitadas por entidades com as quais se relaciona.

As seguintes declarações podem ser descarregadas em formato PDF ou impressas:

• Declaração de Antiguidade no Grupo;
• Declaração de Contrato de Trabalho;
• Declaração de Contrato e Vencimento;
• Declaração de Horário de Trabalho;
• Declaração de Local de Trabalho.

As formações planeadas podem ser consultadas pelo colaborador sob a forma de listagem e exportadas para o Outlook.

No âmbito de Segurança e Saúde no Trabalho, as consultas de Medicina no Trabalho planeadas podem ser consultadas sob a forma de listagem e exportadas para o Outlook.

Os colaboradores podem efetuar pedidos específicos aos Recursos Humanos, nomeadamente, requisitar alterações/operações que não estão disponíveis em opções autónomas.

Na área relativa às férias, poderá consultar as férias agendadas sob a forma de Calendário (semanal, mensal ou anual), Cronograma (semanal, mensal e anual) ou Lista. É também possível consultar um conjunto de informações relativas aos dias de direito de férias, respetiva marcação e gozo.

No pedido de férias, é possível registar as períodos de férias, bem como alterar os períodos de gozo de férias registados, adicionando novos períodos de férias ou removendo os períodos já existentes.

Todos os pedidos de férias são sujeitos a um ciclo de aprovações antes de integrar com o ERP. Na aprovação de férias, o aprovador consulta as férias dos colaboradores da sua equipa para evitar possíveis incompatibilidades. Além disto, existe ainda a possibilidade de visualizar todos os pedidos de férias registados, o respetivo estado e aprovador.

Além disto, é ainda possível realizar as seguintes operações:

• Efetuar a marcação de 2 meios dias de férias (um do próprio ano e outro antecipado) no mesmo dia de calendário;
• Acertar dias de férias processados, mas não gozados após o “fecho” do processamento de um período (mês/ano);
• Acertar os dias de férias que estavam marcados e que foram processados, mas cujo gozo não ocorreu. Esta situação tem impacto no processamento e nos dias de direito de férias, estando apenas acessível aos processamentos efetuadas no sistema de processamento pelo Período de Referência (PPR).

A marcação e aprovação de férias não é apenas uma tarefa administrativa, uma vez que implica gerir equipas e garantir o gozo de férias de todos os funcionários. Além desta gestão, é também necessário articular esses períodos de ausência dentro de uma equipa, unidade organizacional ou até entre diferentes unidades organizacionais, sendo que as férias dos colaboradores de uma unidade podem interferir com as férias dos colaboradores de outra(s) unidade(s).

Para facilitar a compatibilização dos períodos de férias entre colaboradores, estão disponíveis as seguintes funcionalidades:

• Visualizar férias do manager/superior hierárquica: além de permitir visualizar as férias dos colegas de equipa, também apresenta as férias do manager aquando da consulta ou da marcação de férias. Para tal, na área Configurações | Cofigurações da empresa, ativar a opção Ver Férias de outros funcionários e, na(s) unidade(s) organizacionais pretendidas, ativar a opção Apresenta férias do responsável.
• Visualizar férias de colaboradores de outra(s) unidade(s) organizacional(ais): na marcação, o colaborador poderá visualizar as férias de colaboradores que estão associados a outra(s) unidade(s) organizacionais. Na consulta e na aprovação de férias, o manager também terá acesso a essa informação. Para tal, nas unidades organizacionais, na área Consulta de Férias é possível indicar as unidades das quais se pode consultar as férias/ausências dos colaboradores.

Na área relativa às faltas, os colaboradores ou gestores de equipa (em nome dos colaboradores) podem marcar faltas. Associado a esse registo, é seguido o circuito de aprovações definido, sendo as faltas posteriormente integradas no ERP.

Poderá consultar as faltas registadas, registos efetuados, data, aprovador e estado.

Os colaboradores (em nome próprio) e gestores de equipa (em nome dos seus colaboradores) podem registar horas extra que passaram pelo circuito de aprovação definido, com posterior integração no ERP.

Além disto, é possível consultar as horas extra registadas, registos efetuados, data, aprovador e estado.

Os colaboradores podem registar boletins de itinerário, especificando ajudas de custo, quilómetros e/ou despesas externas que se preveem na sua deslocação. Com base nesta funcionalidade, é possível ter uma estimativa prévia de custos associados a uma deslocação para poder ser previamente validada pela chefia. Os boletins passarão por um circuito de aprovação definido.

A consulta associada a funcionalidade permite também analizar os boletins de itinerário anteriores, assim como os vários estados de aprovação de cada um dos boletins. Esta funcionalidade apenas está disponível para o setor público.

Os colaboradores podem recorrer a esta funcionalidade para agilizar a criação de ajudas de custo. Após a criação de boletins de itinerário, é possível selecionar várias linhas de despesas dos boletins de modo a que sejam convertidos em pedidos de ajudas de custo.

Esta funcionalidade apenas está disponível para o setor público.

Os colaboradores podem registar pedidos de ajudas de custo (nacionais, ao estrangeiro e transfronteiriças) através desta funcionalidade. O registo de um pedido deste tipo será sujeito a um circuito de aprovação definido, sendo posteriormente integrado no ERP e considerado no processamento salarial.

Este circuito é pautado pela aprovação do responsável do colaborador e pela aprovação do responsável financeiro. Por sua vez, ao consultar esta funcionalidade, é possível verificar os estados de cada um dos pedidos de ajudas de custo.

Permite consultar a data de aniversário dos colaboradores.

Ao consultar os contactos, é apresentada uma lista com o nome, cargo e email dos colaboradores da organização.

É possível visualizar um calendário no qual são apresentadas as ausências registadas da equipa (apenas disponível para os utilizadores com perfis de manager).