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Evolution
O Office Extensions é um Add-in para o Microsoft Office Excel que disponibiliza um conjunto de funcionalidades totalmente integradas com o ERP, nomeadamente, nas áreas de Contabilidade, Recursos Humanos, Vendas, Plataforma e Produção.
Através desta integração, é possível trabalhar diretamente no Microsoft Excel com toda a informação laboral e financeira da organização. Este Add-in disponibiliza um grupo de funções que tem como objetivo aceder às funcionalidades mais utilizadas no Excel, assim como o separador Cegid que permite realizar operações relacionadas com o sistema e com as listas da organização.
Na primeira vez que aceder ao ficheiro Excel após a instalação do Add-in, são apresentadas todas as informações de ajuda.
Separador Cegid
O Office Extensions permite uma integração rápida e simples de dados e informações com o Microsoft Excel, disponibilizando um conjunto de funcionalidades importantes para obter mapas, criar análises e rentabilizar todo o potencial do ERP.
Para apoiar todas as necessidades da organização, após a integração do Office Extensions, são adicionadas duas novas áreas totalmente integradas na interface do Microsoft Excel (ver imagem).
Após a integração do Office Extensions, é disponibilizado o separador Cegid que permite realizar operações relacionadas com o sistema e com as listas da organização.
Área Sistema
Esta área contém funcionalidades de sistema que permitem visualizar e configurar o Add-in (estas funcionalidades estão também disponíveis quando integradas na versão 2003 do MS Office). Neste sentido, encontram-se disponíveis as seguintes opções:
Login
Permite estabelecer a ligação ao ERP. Sem estabelecer esta ligação, não será possível aceder às funcionalidades disponibilizadas pelo Add-in. Após efetuar a ligação, o botão passa a designar-se Logout para terminar a sessão;
Ferramentas
Nas ferramentas do sistema, poderá efetuar as seguintes operações:
- Preferências: Permite verificar as configurações globais da integração com o ERP, bem como configurar as opções particulares. Estas configurações são guardadas por máquina e serão utilizadas, por omissão, para todos os utilizadores da máquina em questão. No separador Integração ERP, poderá visualizar as configurações de Plataforma, versão e o nome da Instância do MS SQL Server;
- No separador Dados, poderá configurar algumas opções que melhoram a performance do sistema, mas que devem ser claramente reconhecidas pelo utilizador. A possibilidade de carregar dados imediatamente após o login ao ERP, aumenta o tempo inicial de arranque do add-in, mas possibilita que esses dados se encontrem imediatamente disponíveis, sem necessidade de novo acesso ao ERP;
- A opção Limpar Cache reduz os recálculos de dados e melhora a velocidade de trabalho. Para garantir que os dados apresentados sejam fidedignos, recomenda-se que esta operação de limpeza seja realizada antes da publicação oficial de um relatório. Esta opção também se encontra disponível em Preferências | Dados;
- A opção Repor permite apagar as configurações específicas da máquina e repor as definições distribuídas por omissão;
- A opção Atualização permite atualizar/converter automaticamente as funções utilizadas num livro Excel do Add-in Financeiros para o Office Extensions.
Parâmetros
Permite criar duas folhas de cálculo, onde é possível definir as empresas e os parâmetros a utilizar no atual livro de Excel.
Diagnósticos
Esta operação permite validar as funções em todas as folhas do atual livro Excel. Quando selecionada, apresenta um painel (por omissão no fundo da página). Após clicar em Procurar erros é apresentada uma lista com os erros ocorridos, caso existam. Se efetuar duplo clique sobre um erro, o cursor é posicionado automaticamente na célula que originou o erro.
Ajuda
A ajuda contextualizada permite aceder ao Help Center V10 em que poderá consultar todos os artigos e materiais de apoio aos processos de trabalho.
Sobre
Esta opção apresenta informação sobre versão do produto.
Área Listas
Através desta área, poderá aceder, consultar e utilizar as listas disponíveis no ERP, mediante a seleção sequencial da empresa e categoria.
Estas funcionalidades apenas estão disponíveis quando integradas a partir da versão 2007 do MS Office.
Pré-visualização e Inserir Lista
A partir destas opções, é possível visualizar os dados de uma lista ou inserir os dados da mesma na folha corrente ou numa nova folha por valor ou por referência (diretamente ligada à Base de dados).
A opção Inserir Lista inclui sempre e exclusivamente as linhas selecionadas (sendo que, por omissão, se encontram todas as linhas selecionadas) e respeitará a ordem da mesma lista.
Para garantir que dispõe apenas dos dados que pretende, sobre a visualização da lista, é possível efetuar ordenações e filtros à semelhança do que ocorre no ERP, bem como aceder a filtros avançados que permitem a personalização de filtros complexos. Da mesma forma, a multi seleção de linhas encontra-se disponível através das teclas CTRL e SHIFT.
Atualizar Todas
Esta opção permite atualizar todos dados resultantes das fórmulas inseridas no atual livro de Excel.
Funções
Além do separador Cegid, fica disponível uma nova área de FunçõesCegid para aceder às funcionalidades mais utilizadas numa folha de Excel através de atalhos. Para além disso, é também uma forma rápida de estabelecer a ligação ao ERP.
Nota: Estas funcionalidades apenas se encontrada disponíveis quando integradas a partir da versão 2007 do Microsoft Office.
As opções disponíveis são:
- Login: Esta opção permite estabelecer a ligação ao ERP. Sem estabelecer esta ligação, não será possível aceder às funcionalidades disponibilizadas pelo Add-in. Após efetuar a ligação, o botão designa-se Logout para desligar o ERP;
- Pesquisa: Apresenta um painel que permite procurar uma fórmula pelo seu respetivo nome, bem como efetuar uma pesquisa filtrada por módulo que disponibilizam funções neste Add-in. Quando selecionar uma fórmula, é apresentada a informação inerente à respetiva fórmula. As funções são automaticamente adicionadas à lista de funções disponíveis no Microsoft Excel, no entanto não são acessíveis através da opção Procurar. Este painel permite apenas a pesquisa contextualizada destas funções. Se aceder a esta opção com o painel visível, este painel será escondido. As restantes opções são opcionais e dependem dos módulos do ERP instalados na máquina, apresentando por módulo as funções disponíveis. É ainda possível adicionar funções construídas pelo utilizador à lista de funções disponibilizadas;
- Accounting: Lista todas as funções disponibilizadas sobre o módulo de Contabilidade;
- Human Recources: Lista todas as funções disponibilizadas sobre o módulo de Recursos Humanos;
- Manufacturing: Lista todas as funções disponibilizadas sobre o módulo de Produção;
- Platform: Lista todas as funções disponibilizadas sobre a Plataforma;
- Sales: Lista todas as funções disponibilizadas sobre o módulo de Marketing & Vendas;
- Recalcular: Esta opção serve para forçar o recálculo de todas as fórmulas (funções) que estão a ser utilizadas no livro Excel.