Como configurar a integração da orçamentação, custos e planos de execução?

No módulo de Construção é possível integrar orçamentos, custos e planos de execução de projetos com a Contabilidade.

Estas integrações permitem uma gestão contabilística eficaz dos custos dispendidos quer na fase de consignação como durante a fase de concurso.

Configurar a integração da orçamentação

A integração do orçamento de uma obra para a contabilidade, na operação de consignação, é efetuada com base numa perspetiva de centros de custo e contas analíticas.

A estrutura de centros de custos é efetuada dinamicamente, utilizando tokens de todas as entidades (Componentes, Famílias, Obras/Concursos, Tipo de Recurso, Especialidade, Classe). As contas da analítica são definidas na mesma lógica.

Para configurar a integração da orçamentação com a Contabilidade, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao Administrador | Construção | Ligação à Contabilidade;
2. Selecionar a opção Orçamentação e, posteriormente, a opção Documento com ligação à contabilidade;
3. Definir o n.º de caracteres para o sufixo e o n.º atual; Nota: Por exemplo, para um centro de custo 01, se o n.º caracteres for 3 e o sufixo 9, resultará no centro de custo 01009;
4. Definir os subcentros de custo (descrição e sufixo);
5. Determinar a movimentação através de Tokens;
6. Definir a conta de analítica para o valor total de proveitos na qual deverá ser imputado o valor de adjudicação da obra (total do orçamento de venda);
7. Indicar os sufixos de sugestão de contas da analítica por omissão;
8. Por fim, clicar em Gravar.

A configuração da integração dos movimentos de execução (documentos de custos) deve seguir a mesma lógica das configurações das contas para integração da orçamentação.

Desta forma, se a conta analítica é configurada para integração do orçamento como sendo 931TA e o centro de custo OC, então deverá configurar os documentos de custos para movimentarem a conta 931TA e o centro de custo OC.

Configurar a integração de custos

Integrar custos com o módulo de Contabilidade permite a análise e a gestão de custos de obras/concursos, mesmo que estes ainda não se encontrem na fase de consignação.

Para configurar a integração na Contabilidade, siga os passos seguintes:

1. Aceder ao Administrador | Construção | Ligação à Contabilidade;
2. Selecionar o documento a configurar: - Fichas Equipamentos; - Custos (Trans; - Custos (Compras); - Fichas Pessoal;
3. Selecionar a opção Documento com ligação à contabilidade;
4. Definir o diário e o respetivo documento no qual o movimento será lançado;
5. Indicar o tipo de ligação: - Ligação On-Line: Quando ativa, a integração é realizada no momento da criação do documento. Caso contrário, apenas será realizada quando intervir através do utilitário disponível em Ferramentas| Movimentos Diferidos;- Mostrar grelha de lançamentos - Permite controlar os movimentos a serem lançados e efetuar alterações, bem como cancelar a integração. Apenas disponível se a opção Ligação On-Line se encontrar ativa;
6. Indicar se o documento a lançar na Contabilidade deve validar e obrigar a que esteja balanceado na financeira e/ou na analítica;
7. Definir a utilização das definições na Contabilidade; Nota: Estas opções indicam se devem ser realizadas automaticamente as reflexões definidas no plano de contas da Contabilidade para cada uma das contas movimentadas pelo documento. Tal significa que cada conta da Geral pode ter definido reflexões para analítica e/ou centros de custo. Nestes casos, se as contas movimentadas pelo documento do módulo de Construção tiverem reflexões definidas, estas devem ser automaticamente realizadas;
8. Definir os movimentos na grelha de configurações;
9. Por fim, clicar em Gravar.

Configurar a integração com o plano de execução do projeto

A integração de uma obra com o plano de execução do projeto na operação de consignação é efetuada com base nas classes do reorçamento.

Assim, é necessário configurar a integração da orçamentação, bem como configurar o tratamento de projetos na contabilidade.

Ao configurar a ligação à contabilidade e o tratamento de projetos, os elementos do plano de execução do projeto serão automaticamente criados quando a consignação de uma obra. Os elementos correspondem às classes configuradas nos items do reorçamento da obra da consignação, sendo os elementos pré-existentes removidos.

Configurar a integração de custos em fase de concurso

É possível registar custos para uma Obra/Concurso em fase de concurso, através dos custos manuais no dossier do concurso no módulo de Construção.

Nota: É apenas possível para as naturezas Materiais e Diversos.

No entanto, pode integrar estes custos na contabilidade se a obra não chegar a ser consignada. Na grande maioria das empresas, a estrutura de centros de custo por obra só é criada no momento em que as obras são ganhas, passando da fase de concurso para a fase de execução (consignação).

Contudo, a integração na contabilidade dos custos existentes durante a fase de concurso é fundamental para um controlo contabilístico eficaz. Nestes casos, esta integração é normalmente efetuada para um centro de custo comum e independente da entidade Obra/Concurso.

Para configurar a integração de custos em fase de concurso, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao Administrador | Construção | Ligação à Contabilidade | Concursos;
2. Seleccionar a opção Utiliza centro de custo comum para custos em fase de concurso;
3. Indicar o centro de custo; Nota: Por omissão, a opção Transfere custos com concursos para centro de custo da obra após consignação" também é selecionada;
4. Clicar em Gravar.

Ao definir o centro de custo comum para custos com concursos, poderá utilizar o token do centro de custo da obra, uma vez que é possível conter centros de custo subdivididos em subcentros de custo por obra/concurso.

Mediante este parâmetro, os custos em fase de concurso são imputados para estes centros de custos, independentemente da entidade Obra/Concurso.