Como registar, introduzir e remover tarefas?

Uma tarefa define um serviço executado para um determinado cliente num determinado período, sendo o conjunto de todas as tarefas considerado o trabalho realizado para esse cliente. Através do registo de tarefas e de todos os respetivos custos, poderá criar análises de rentabilidade de um cliente.

É possível registar e remover tarefas, bem como contabilizar o tempo de realização de uma tarefa. Encontra-se disponível ainda um ícone localizado na área de notificação do ambiente de trabalho para automatizar o registo de uma tarefa.

Registar novas tarefas

Para registar uma nova tarefa, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Serviços | Projetos e Serviços | Gabinetes;
2. Selecionar a opção Tarefas;
3. Clicar em Novo;
4. Indicar o Funcionário responsável pela sua execução;
5. Inserir o Cliente para o qual se pretende registar a tarefa e o respetivo Contrato;
6. Indicar a Tarefa que pretende registar;
7. No separador Tarefa indicar a Data, Hora e Origem da realização da tarefa. Se a tarefa tiver sido previamente realizada, poderá introduzir a duração da realização; Nota: Poderá incluir informações adicionais sobre a realização da tarefa;
8. No separador Artigos Associados indicar o Artigo e a respetiva quantidade, bem como se o artigo deverá estar sujeito a faturação;
9. Por fim, clicar em Confirmar.

Após o registo da tarefa, poderá alterar o estado da obrigação sem recorrer aos movimentos de Obrigações. No entanto, para alterar o estado deverá verificar as seguintes condições:

• A tarefa selecionada possui uma obrigação associada;
• A obrigação consta pelo menos uma vez no calendário do cliente no qual se realizou a tarefa;
• Pelo menos uma dessas ocorrências no calendário do cliente não se encontra no estado Terminado.

Um funcionário apenas poderá registar tarefas que estejam associadas ao seu departamento ou que não estejam associadas a nenhum departamento, sendo que este pode não ter permissões para alterar a data e hora de início, bem como a duração de uma tarefa.

De referir que apenas poderá selecionar funcionários que pertençam à equipa pela qual é responsável.

Remover tarefas registadas

Para remover uma tarefa registada, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Serviços | Projetos e Serviços | Gabinetes;
2. Clicar ena opção Tarefas;
3. Definir os critérios para visualizar a tarefa que pretende anular;
4. Clicar em Atualizar;
5. Selecionar a tarefa que se pretende anular na grelha de resultados;
6. Por fim, clicar em Anular ou utilizar o menu de contexto Remover.

Contabilizar tarefas

O controlo de tempo de tarefas permite contabilizar o tempo de realização de uma tarefa.

Para introduzir uma tarefa utilizando o controlo de tempo de tarefas, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Serviços | Projetos e Serviços | Gabinetes;
2. Selecionar a opção Tarefas;
3. Clicar em Iniciar Tarefa no controlo de tarefas (localizado por baixo do calendário);
4. Clicar em Gravar Tarefa.

Durante a realização da tarefa, é possível suspender o contador de tempo e depois continuar a contagem. No final da contagem do tempo da tarefa, poderá consultar os dados relativos à data, hora de início e duração da tarefa já preenchidos.

Introduzir tarefas com o ícone da área de notificação

Com os automatismos associados à utilização do ícone localizado na área de notificação do ambiente de trabalho, o registo de uma tarefa será muito mais rápido.

Nota: Este ícone surgirá sempre que o ERP seja inicializado.

Para introduzir uma tarefa utilizando o ícone da área de notificação do ambiente de trabalho, siga os seguintes passos:

1. Clicar com o botão direito do rato sobre o ícone localizado na área de notificação do ambiente de trabalho;
2. Selecionar a opção Iniciar Tarefa;
3. Se prenteder, poderá suspender a tarefa através da opção Suspender Tarefa. Para continuar a tarefa suspendida terá que selecionar a opção Continuar Tarefa, sendo retomada a contagem do tempo; Nota: A opção Suspender Tarefa é útil especialmente nos casos de ausência do posto de trabalho por tempo indeterminado;
4. Clicar na opção Terminar Tarefa para indicar que a tarefa está concluída;
5. Confirmar a mensagem.

Ao introduzir as tarefas através deste ícone, estas serão sempre registadas no exercício do Gabinete, ou seja, se o exercício de trabalho não coincidir com o exercício do Gabinete, a tarefa não será registada no exercício de trabalho mas sim no exercício do Gabinete.

Ao ativar a opção Esconder quando minimizado, quando minimizar o ERP, este será escondido e não se mantêm na barra de tarefas do Windows. Para retomar o estado inicial do ERP, deverá selecionar a opção do ícone Abrir..., ficando este totalmente disponível e operacional para o funcionário.