Criação da Ficha do Ativo, Registo da Compra e Respetiva Contabilização

1. Aceder em Imobilizado | Ativos;

2. Clicar em Introduzir;

3. Registar a Referência do ativo e uma Designação adicional do ativo que será utilizada para a impressão nos diversos mapas legais (quando os ativos são descriminados individualmente);

4. Indicar a Tabela de amortizações para o ativo. Esta informação definirá a taxa utilizada nas amortizações;

5. Registar a Localização do ativo;

6. Indicar o Tipos de Ativos, por exemplo Fixo Tangível ou Intangível. Esta informação é necessária por exemplo para a emissão dos diversos mapas;

7. Inserir informação adicional do ativo no campo Centro analítico. Pode ser utilizada para análises, mapas e integração na Contabilidade;

8. Indicar a Data de aquisição do ativo. É automaticamente preenchido com a data do sistema, considerando o definido nos Parâmetros do Imobilizado relativamente à data fiscal e data civil;

9. Definir o N.º de elementos do ativo. Esta informação permite definir o número de elementos do ativo e assim permitir, caso seja necessário, dividir o ativo em vários e depois abater alguns desses ativo;

10. Ativar a opção Adquirido usado caso o ativo foi adquirido usado, sendo neste caso impossível executar as depreciações pelo método de quotas degressivas.

11. Preencher o N.º de anos do ativo quando foi adquirido. Este campo será utilizado aquando a impressão dos mapas de depreciação, dado que os ativos usados deverão mencionar (entre parêntesis) o n.º de anos do ativo. A fórmula de cálculo corresponde a: ANO do mapa - DATA AQUISIÇÃO do ativo + N.º de anos do ativo quando foi adquirido. Por exemplo:

    • N.º de anos do ativo quando foi adquirido: 2

    • Data de aquisição: 2002

    • Data do Mapa: 2004

    • N.º apresentado no mapa: 5

12. Ativar a opção Duodécimos caso pretenda executar as depreciações de forma mensal ou diária.

1. Determinar a Data de início de utilização para o sistema saber qual a data que deve considerar para poder executar depreciações. Caso a data de início seja anterior à data de aquisição, os cálculos efetuados são com base na data de aquisição;

2. Ativar a opção Não depreciar este ativo, se aplicável. Os ativos que tenham esta opção ativa não surgem nos mapas oficiais de depreciações;

3. Definir uma taxa manual para a depreciação no campo Utiliza a taxa manual. Esta configuração irá ignorar a taxa da respetiva tabela de amortização;

4. Validar a Vida fiscal do ativo (período de vida útil), preenchida automaticamente com base na tabela de amortizações. Para calcular os anos de vida, basta saber que o mesmo é o quociente entre 100 e o valor da taxa máxima da amortização indicada. Por exemplo, se a taxa é de 20%, então será 100/20 = 5, ou seja, cinco anos de vida fiscal. No entanto, poderá alterar este valor considerando que este tipo de alterações poderá causar discrepâncias aquando das depreciações;

5. Indicar a percentagem do valor do ativo que não pode ser utilizada nas depreciações no campo % não depreciável. A percentagem deste valor é abatida no campo Quantia depreciável;

6. Indicar o Valor matricial. Ao inserir um valor neste campo, o mesmo é abatido aos campos Quantia depreciável, Valor de aquisição atualizado e Valor líquido fiscal. Se utilizar o valor matricial, deverá preencher o campo Valor de aquisição total já com o valor matricial, sendo o valor depreciável assinalado no campo Quantia depreciável.Quando o ativo é abatido/alienado, a contabilização dessa operação tem em consideração o valor deste campo;

7. Indicar a taxa anual de depreciação acrescida aceite legalmente no campo % de taxa acrescida aceite. Este campo deverá ser preenchido em situação de, por exemplo, Regime Intensivo de Utilização.

Nota: de acordo com o Dec. Regulamentar n.º22/90 Artigo 9º (Regime Intensivo de Utilização dos elementos patrimoniais), a taxa acrescida aceiteé sobre o valor da depreciação e não sobre o valor de aquisição do ativo. Por exemplo:

• Taxa de amortização do ativo - 20%

• Taxa Acrescida Aceite - 10%

• 20 * (1+10/100) = 22%

Esta é a % máxima de depreciações aceites para este ativo e não 30%.

1. Definir a Data de fim de utilização do bem. Esta data é importante para calcular depreciações do bem, evitando por exemplo amortizações em datas posteriores a esta;

2. Definir a Data de abate em que o ativo foi vendido ou abatido. Esta informação é importante para o controlo de depreciações (não deixa executar) e para os Mapas de Mais e Menos valia fiscal; Nota: não poderá criar ativos cujo ano de abate é inferior ou igual a uma depreciação e/ou reavaliação. Caso a opção Depreciar no ano de abate esteja ativa, é possível gravar se a data de abate que introduzir for igual à última depreciação e/ou reavaliação;

3. Ativar a opção Foi um abate para distinguir se o ativo foi abatido ou alienado;

4. Validar a opção Alienação/abate contabilizado que é preenchida automaticamente se o abate já foi integrado na Contabilidade (esta opção só está disponível se possuir o módulo de contabilidade). Se o respetivo documento contabilístico for eliminado, este campo não é atualizado, ficando sempre ativo. Caso o documento contabilístico seja eliminado, terá de desativar o campo contabilizado manualmente;

5. Registar a razão pela qual o ativo foi vendido no campo Motivo abate;

6. Definir o Valor de venda do ativo caso tenha sido vendido. Este valor será utilizado para cálculo da mais e menos valia fiscal;

7. Ativar a opção Depreciar no ano de abate para executar uma depreciação no ano do abate; Nota: se possuir o Módulo de Gestão, poderá faturar o Abate. Assim nas linhas dos documentos de faturação, na coluna Ativo deverá indicar a referência do ativo a alienar. Ao gravar a fatura, a ficha do ativo será atualizada. A Data do Abate corresponderá à data da fatura e o Valor da venda será preenchido com o valor de incidência da fatura.

1. Indicar o caminho para a imagem;

2. Definir a data em que o ativo foi avaliado no campo Data de avaliação;

3. Definir a vida útil económica do ativo no campo Vida real;

4. Indicar o Valor residual em percentagem do ativo. Quando efetuar imparidades, revalorizações ou reavaliações, o valor residual do ativo é alterado com base na percentagem;

5. Indicar o Valor residual económico do ativo. Quando o ativo é abatido/alienado, a contabilização dessa operação tem em consideração o valor deste campo;

6. Indicar o Justo valor do ativo;

7. Selecionar o Sistema utilizado para a avaliação do ativo;

8. Inserir uma Ref.ª Interna para ser usada para filtros, mapas ou informação complementar;

9. Indicar o nome do Fornecedor que vendeu o ativo caso este tenha sido adquirido através de uma compra. Se possuir o módulo Gestão, este campo será preenchido de forma automática pelo documento de compra.

1. Indicar o ano em que foi celebrado o contrato de locação financeira no campo Ano de celebração do contrato;

2. Indicar a Duração do contrato em meses;

3. Indicar o Ano de opção de compra e o Valor de Opção de Compra do ativo;

4. Indicar o número de Anos de utilização após opção de compra.

1. Indicar a Conta SNC para integração do ativo;

2. Indicar a conta SNC para:

   • Conta de Depreciações no Exercício

   • Conta de Depreciações Acumuladas

   • Conta p/ contabilização de Mais Valia;

   • Conta p/ contabilização de Menos Valia

   • Conta p/ contabilização do Produto da Venda

   • Conta p/ contabilização de Alienação

   • Conta p/ contabilização de Abate

   • Conta p/ contabilização de Reavaliação

   • Conta p/ contabilização de Revalorização

   • Conta p/ Passivo por impostos diferidos

3. Gravar.

Caso possua o módulo de Contabilidade, é possível validar as contas indicadas na ficha do ativo. Contudo, é necessário que o ativo já esteja gravado e com as contas preenchidas. De seguida, deverá aceder ao Monitor de Integrações na Contabilidade, indicar uma data para o controlo que serve para a aplicação verificar o que esta por integrar no ano contabilístico até à data indicada.

• Valor de aquisição = 18218,00 €

• Data de aquisição e início de utilização = 07/04/2007

• Data de fim de utilização e abate = 29/12/2007

• Período de vida útil = 8 anos / 12,5%

• Depreciação por duodécimos = Sim

• Depreciar no ano de abate = Sim

• Nos parâmetros: a depreciação é mensal e não diária = Sim

• Cálculo da depreciação anual no ano de abate: 8 meses /12 meses * 12,5% = 8,33 %

• Depreciação anual: 18218,00€ * 8.33% = 1517,56€

• Cálculo da depreciação contabilística: (1 mês / 8 meses) * 8.33% = 1.04%

A depreciação contabilística mensal pode ser calculada das seguintes formas: - (valor da aquisição * taxa incremental): 18218,00 € * 1.04 % = 189,47 € 2)

• Valor de aquisição = 1069,20€

• Data de aquisição e início de utilização = 10/04/2008

• Data de fim de utilização e abate = Não tem data de fim de utilização nem de abate

• Período de vida útil = 4 anos

• Taxa manual = 25%

• Depreciação por duodécimos = Sim

• Depreciar no ano de abate = Não está ativo

• Nos parâmetros: a depreciação é mensal e não diária = Não

• Depreciação anual: 1069,20€ * 25% = 267,30€

• Cálculo da depreciação contabilística para 30/04/2008: Taxa do ano de início do ativo: (Taxa anual / 12 meses) * meses de utilização do ativo nesse ano: (25% / 12 meses) * 9 meses = 18,75%

• Taxa incremental diária do mês da depreciação: (Taxa do ano de início do ativo / nº de dias de utilização do ativo até ao final do ano) * nº de dias de utilização do ativo no mês de depreciação: 0,1875% / 266 dias * 21 dias = 0,0148026%

A depreciação contabilística diária é calculada da seguinte forma: - (valor da aquisição * taxa incremental): 1069,20€ * 0,0148026% = 15,83€)

• Valor de aquisição = 200 €

• Data de aquisição e início de utilização = 01/10/2009

• Data de fim de utilização e abate = Não tem data de fim de utilização nem de abate

• Período de vida útil = 1 ano

• Depreciação por duodécimos = Sim

• Depreciar no ano de abate = Não está ativo

• Nos parâmetros: a depreciação é mensal e não diária = Sim

• Cálculo da depreciação contabilística para 31.10.2009: 10 meses/12 meses * 100% = 83,33%

• Depreciação contabilística mensal: (valor de aquisição * taxa) = 200€ * 83,33% = 166,67€

• Cálculo da depreciação contabilística para 30.11.2009: 1 mês/12 meses * 100% = 8,33%

• Depreciação contabilística mensal: (valor de aquisição * taxa) = 200€ * 8,33% = 16,67€

• Cálculo da depreciação contabilística para 31.12.2009: 1 mês/12 meses * 100% = 8,33%

• Depreciação contabilística mensal: (valor de aquisição * taxa) = 200€ * 8,33% = 16,66€

Este ativo é um ativo de reduzido valor, logo deve ser depreciado a 100% no próprio ano de aquisição.

No histórico de depreciações fiscais ficam registados os seguintes dados:

• Data da depreciação fiscal;

• Valor de aquisição atual;

• Taxa utilizada na depreciação fiscal;

• Valor depreciado;

• Valor depreciado não atualizado;

• Depreciações e imparidades recuperadas: indica o valor recuperado de depreciações e imparidades que foram efetuados em períodos anteriores por valores superiores ao valor máximo aceite;

• Dep. realizadas aceites anos ant.: reflete o montante de depreciações/amortizações de períodos anteriores, incluindo as desvalorizações excecionais, consideradas como gastos fiscais, independentemente de se tratar do método das quotas constantes, quotas descendentes ou outro;

• Contabilizado: permite saber se já foi integrado na Contabilidade (se possuir o módulo). Se o documento contabilístico de depreciações for eliminado, esta coluna não é atualizada, ficando sempre ativa. Caso elimine o documento contabilístico, terá de desativar essa coluna manualmente.

Aqui fica registado o histórico das depreciações contabilísticas do ativo, com os seguintes dados:

• Data da depreciação contabilística;

• Data (civil): permite facilmente comparar a data civil com a data fiscal de cada depreciação;

• Valor de aquisição atual;

• Taxa utilizada na depreciação contabilística;

• Valor depreciado;

• Valor depreciado não atualizado: indica o valor depreciado mas não atualizado;

• Contabilística: identifica a depreciação como incremental, ou seja contabilística;

• Contabilizada: permite saber se já foi integrado na Contabilidade (se possuir o módulo).

Aqui fica registado o histórico das reavaliações do ativo, com os seguintes dados:

• Data da reavaliação;

• Decreto-lei da reavaliação;

• V. aquisição a reavaliar: indica o valor de aquisição a reavaliar;

• V. aquisição reavaliado: indica o valor de aquisição reavaliado:

• Depreciações a reavaliar: permite obter o valor das depreciações a reavaliar;

• Depreciações corrigidas: regista o valor das depreciações após reavaliação;

• Contabilizado: permite saber se já foi integrado na Contabilidade (se possuir o módulo). Se o documento contabilístico de reavaliações for eliminado, esta coluna não é atualizada ficando sempre ativa. Caso elimine o documento contabilístico, terá de desativá-la manualmente;

• Data (civil): apresentado apenas se o 1.º mês do ano fiscal for maiordo que 1 nos Parâmetros do Imobilizado, para que se possa facilmente comparar com a data fiscal de cada reavaliação.