A Agenda Multi-utilizador permite simplificar a gestão de marcações na agenda.
Com esta funcionalidade, é possível visualizar em simultâneo as agendas de vários utilizadores, facilitando o agendamento de reuniões, a gestão de férias e a distribuição de tarefas, minimizando conflitos e sobreposições.
Para começar a utilizar a Agenda Multi-utilizador, siga os seguintes passos:
Selecionar os utilizadores pretendidos na modal existente através do botão Selecionar vários utilizadores (à esquerda da caixa de seleção de utilizadores) ou, caso ainda não tenham sido selecionados os utilizadores, poderá ser selecionada a opção Vários utilizadores nesta mesma caixa de seleção;
Dica: para uma melhor visibilidade e compreensão das informações, recomenda-se a seleção de até seis utilizadores, para que o conteúdo na agenda seja claro.Ao ser aberta a modal, o nome do utilizador da sessão já estará pré-selecionado. Os nomes selecionados na modal ficam guardados na memória da sessão do utilizador. Caso se pretenda alterar a seleção de utilizadores depois de fechada a modal, deverá ser selecionado o ícone Selecionar vários utilizadores e alterada a escolha;
No topo da Agenda Multi-utilizador, após ser gravada a seleção de utilizadores, ficam disponíveis duas opções de visualização:
Ver por utilizador: Encontra-se ativada por defeito. Esta opção permite visualizar as marcações individuais dos utilizadores por cores.
Ver marcações opcionais: Permite incluir as marcações que têm os utilizadores definidos como Opcionais. Se desativada, essas marcações não serão exibidas.
Às marcações individuais, é atribuída automaticamente uma cor a cada utilizador selecionado, apresentando essa cor no cartão do evento e na legenda, que passa a estar disponível.
Às marcações em comuns entre utilizadores, é apresentado apenas um cartão desse evento, sempre com a cor cinzenta. As marcações em comum, na legenda, estão identificadas como Marcação em comum.
A legenda apenas fica disponível quando a opção Ver por utilizador se encontrar ativa. Quando a seleção de utilizadores exceder o espaço disponível para três linhas, o botão Ver mais/Esconder surge no fim da legenda, permitindo expandir ou contrair a legenda.
No modo contraído, a legenda tem um tamanho máximo de 3 linhas; já no modo expandido, tem um tamanho máximo de 6 linhas. Caso a legenda tenha mais de 6 linhas, surge um scroll que permite visualizar a totalidade das linhas da legenda.