A tabela Introdução de Documentos é a principal tabela do POS Front, onde são registadas todas as vendas. Os próprios documentos de faturação podem, por vezes, ter uma configuração especial para que possam ser utilizadas funcionalidades específicas deste módulo.
É possível desenhar Ecrãs personalizados e utilizar todas as vantagens adjacentes.
A opção Utiliza os modos de pagamento poderá ser ativada/desativada na página Configuração dos documentos de faturação. Se estiver ativa, tal significa que ao faturar em POS Front é necessário indicar os modos de pagamento utilizados. Por defeito, o tipo de documento utiliza sempre os modos de pagamento (fica ativo).
Para sair da aplicação, terá de fechar este ecrã clicando no botão Cancelar e fechar este ecrã.
Constituição da Tabela
A tabela Introdução de documentos é constituída pelos seguintes campos:
Documento a emitir
Documento a emitir: neste campo do tipo Tabela, deverá escolher um dos documentos disponíveis para a faturação no terminal de vendas em que está a trabalhar (os documentos disponíveis são definidos na tabela de Terminais de vendas no Back-office). Só terá acesso aos documentos que tenha autorização de acesso a Introduzir.
O documento a emitir poderá ser selecionado através de uma Teclas Especiais do Front Office, do tipo função especial (Selecionar o Documento x).
Cabeçalho do documento
O cabeçalho do documento de faturação poderá assumir diversos aspetos. Do lado esquerdo do mesmo existem quatro botões com as letras:
Botão A
Dados: Iniciais do código país, nome do cliente, se é um cliente genérico, número do cliente e estabelecimento; morada, localidade e código postal do cliente; NIF do cliente.
Com o parâmetro O operador vê a situação do cliente, no momento de faturar ativo, apresenta também se o cliente possui alguma das seguintes restrições:
Encomendas canceladas
Faturação cancelada
Em dificuldade de cobrança.
Relativamente à procura de um cliente, o botão comporta-se da seguinte forma:
Com o botão ativo: tem procura incremental e não valida a existência do nome do cliente no ficheiro de clientes.
Com o botão desativo: tem procura incremental e valida a existência do nome do cliente no ficheiro de clientes.
No campo Nome, é possível indicar o NIF de um cliente, antecedido do carater -, por exemplo: -12345…
Nota: quando o documento selecionado é uma Nota de Crédito ou Nota de Débito, é apresentado o campo Mot. Retif. na página Cliente.
Botão B
Dados: Nome do cliente, zona, moeda, vendedor, Tabela, data de vencimento e modo de pagamento.
Quando o parâmetro relativo ao vendedor se encontra ativo, o vendedor associado ao documento é o correspondente ao operador que efetua a venda.
Botão C
Permite introduzir artigos no documento diretamente a partir do cabeçalho. São necessárias as seguintes configurações:
Na ficha da família, indicar que a família está disponível para procura rápida no POS.
Na ficha do artigo, indicar que o artigo está disponível para procura rápida no POS.
É possível visualizar onze famílias de cada vez, utilizando as setas Rodar a lista de famílias para o início e Rodar a lista de famílias para o fim.
Botão D
Ao selecionar este botão, poderá efetuar pagamentos diretos e verificar os totais do documento. Por pagamento direto entende-se o ato de concluir o documento, indicando apenas um modo de pagamento e sem acerto.
São sempre criados os modos de pagamento Dinheiro e Cheque. Se o tipo de documento é nota de crédito, a opção de pagamentos fica indisponível.
Botão de transporte
Dados: NIF do cliente, morada de carga e descarga e hora/data de carga e descarga.
Os campos Local de Carga e Local de Descarga são preenchidos com as moradas existentes no ecrã Moradas de Carga e Descarga.
Visor do cliente e regularizações
Para mostrar/esconder a informação do visor do cliente, deverá clicar no botão situado no lado direito da barra de estado da grelha de vendas.
O campo Número total de itens é preenchido automaticamente pelo programa.
Na página Regularizações é possível introduzir ou eliminar regularizações de documentos através dos botões.
Notas adicionais na gravação:
Documento tipo 1 ou 2: impedida a gravação se o valor total tiver sinal negativo.
Documento tipo 3: impedida a gravação se o valor total tiver sinal positivo.
Documento tipo 4 ou 5 com SAFT DC ou FC: impedida a gravação se o valor total for negativo, se o documento não possuir linhas ou se o somatório de quantidades for zero e o somatório dos valores for diferente de zero.
Ecrã de pagamento
Ao selecionar a opção, poderá aceder diretamente ao ecrã de pagamento. Do lado esquerdo do ecrã são apresentados os modos de pagamento. As imagens das notas e das moedas ficam gravadas na base de dados e ficam automaticamente disponíveis neste ecrã quando se configuram nas Opções das Zonas Touch no POS Back.
O modo de pagamento Dinheiro (escudos) só aparece disponível se tiver o parâmetro Usa duas moedas no modo de pagamento a dinheiro ativo.
O botão com a letra C permite limpar os valores e começar de novo.
Exemplo: documento com total de 123 €. Se receber 4.000 escudos, deverá usar a calculadora e clicar em Dinheiro (escudos). A seguir, indicar 110 na calculadora e clicar em Dinheiro para o restante pagamento em euros.
Outras opções Touch
Cancela o documento em introdução.
Suspendem o documento como privado ou público, respetivamente.
Termina a introdução de um documento suspenso.
Preenche os dados do cliente.
Copia dados de dossier interno (Opções na Cópia de Dossiers).
Copia linhas de outro documento (Opções na Cópia de Documentos de Faturação).
Descontos comerciais e financeiros; 100% como Desconto Comercial origina documento com valor 0,00.
Visualiza totais do documento.
Reimprimir Documentos de Faturação: reimprime documentos emitidos anteriormente.
Acesso ao ecrã de dossiers internos.
Monitor de POS: dividido em três listas:
Situação da Caixa
Sessões do Terminal
Documentos Suspensos
Opções Disponíveis
No ecrã Introdução de documentos existem diversas opções:
Equipamentos e números de série
Consultar/alterar os equipamentos incluídos neste documento. Esta opção só está disponível se na Configuração de documentos de faturação estiver ativa a opção Permite agregar equipamento ao documento. Permite definir ou consultar os números de série e outras informações das referências do documento.
Na consulta de números de série, caso as opções Abre o ecrã para preencher os n.ºs de série e Abre o ecrã para eliminar os nºs de série se encontrem ativas, é apresentada uma janela que permite localizar um número de série. Após a primeira pesquisa, surge um segundo botão que permite procurar a próxima linha com a mesma condição de procura.
Documentos suspensos
É possível concluir a introdução de um documento suspenso (a data do documento é a do dia em que este foi concluído). A data de vencimento e os dados do cliente também são atualizados quando se conclui o documento de faturação através de um documento em suspenso. Se os dados do cliente tiverem sido alterados na sua ficha enquanto o documento esteve suspenso, o programa altera-os também no documento quando o mesmo é recuperado.
Só podem existir documentos suspensos nos terminais de vendas que, para tal, estejam configurados. Esta configuração é feita no Back Office.
Quando num terminal trabalham diversos operadores simultaneamente (ou no caso de um mesmo operador começar a registar uma venda e depois necessitar de interromper a operação para realizar outra venda), torna-se necessário suspender os documentos que não são concluídos no momento através dos botões disponíveis.
Ao clicar num dos botões e, caso tenha o parâmetro Permite numerar os documentos de faturação a suspender ativo, poderá associar uma numeração aos documentos suspensos, para facilitar a procura aquando da recuperação do mesmo. Com este parâmetro ativo, poderá também aceder à opção Recupera logo após procura. Esta opção, numa procura por n.º de documento e logo que este é encontrado, passa automaticamente o documento encontrado para o ecrã de POS. No caso de serem encontrados mais do que um documento com o mesmo número, passa o primeiro.
Para recuperar um documento suspenso, poderá clicar no botão respetivo. Deste modo, irá visualizar outro ecrã com o número de registos encontrados se esses documentos suspensos são públicos ou privados, qual o tipo de documento, o nome do cliente, qual o POS em que foi suspenso, o nome do operador, o valor do documento e poderá ainda visualizar as linhas do documento.
Para abrir um nó (transformando o sinal (+) em (-)), deverá clicar com o rato em cima do mesmo ou selecionar o nó que pretende abrir e utilizar a Barra de Espaços.
Quando se recupera um documento suspenso, poderá visualizar os documentos só do terminal de vendas (POS) ao qual o operador se encontra a utiliza, ou visualizar todos os documentos suspensos de todos os terminais de vendas. Este modo de visualização depende do parâmetro Constituição da tabela de terminais de vendas.
Ao suspender um documento, poderá atribuir-lhe um número. Assim, quando for necessário recuperar esse documento, essa pesquisa é facilitada por um campo existente no ecrã acima descrito, no qual se deverá introduzir o n.º do documento pretendido.
Nos documentos suspensos, poderá ver todos os documentos Públicos e Privados atribuídos ao POS, mas só aqueles a que tem autorização de acesso a Introduzir.
Nota: é possível consultar uma lista com os documentos que se encontram suspensos no terminal ao sair do ecrã Introdução de documentos. Esta funcionalidade fica ativa mediante a ativação de um parâmetro do POS.
Para ver mais ou menos informação, deverá clicar nos sinais (+) e (-). Se der duplo-clique no cabeçalho do documento suspenso, os nós que se situam abaixo desse são expandidos se estiverem fechados ou fechados se estiverem expandidos; se der duplo-clique nas linhas, fecha o ecrã e coloca-se no documento selecionado.
No ecrã de documentos em suspenso:
É possível procurar os documentos suspensos filtrando-os por cliente.
É possível selecionar o terminal de vendas no qual foi emitido o documento suspenso.
É possível procurar somente os documentos privados.
O botão situado no lado direito permite apagar linhas de documentos ou cabeçalhos. Ao apagar a última linha de um documento suspenso, o programa pede confirmação antes de apagar a linha e remover o documento inteiro.
É possível imprimir a listagem de documentos suspensos.
Nota: para numerar os documentos, é necessário ativar o parâmetro correspondente.
Ao recuperar um documento suspenso, é adicionada uma nova linha no documento de forma a permitir a introdução de novas referências no novo documento.
Também se suspende um documento pelo simples ato de alterar o operador do POS, sem que o documento que estava em introdução se perca. A aplicação guarda o documento que estava a ser editado pelo primeiro operador e, quando se voltar a trocar de operador, o POS assume automaticamente o documento suspenso.
O processo de recuperação das vendas suspensas depende da opção de configuração do terminal de vendas Ao mudar de operador é recuperada a última venda que foi suspensa automaticamente em modo privado. Assim, é apenas na troca de operadores que se recuperam documentos, excluindo-se automaticamente a abertura do POS e consequente primeiro acesso ao ecrã de vendas.
Nota: após suspender um documento de uma série que não é a indicada por defeito, a aplicação retoma a respetiva série definida por defeito.
Regularização direta
É possível introduzir diretamente a regularização de um documento. A diferença entre a regularização de um documento utilizando o referido botão ou a página Regularizações (esta página só está disponível se possuir o módulo de Gestão) é que, com este botão, só se regulariza um documento de cada vez, sendo regularizado por inteiro.
No momento da introdução de vendas, existe a hipótese de introduzir uma regularização no documento diretamente, indicando apenas o seu código de c/c e número. Esta operação poderá ser realizada para o mesmo cliente a quem diz respeito o documento de faturação ou para regularizar um recibo de adiantamento de outro cliente (e apenas se for do tipo recibo de adiantamento).
As regras de verificação dos documentos possíveis de regularizar na faturação são as mesmas:
1.ª (crédito-crédito reg.)-(débito-débito reg.) | 0
2.ª moeda do documento de c/c = moeda do documento de faturação
3.ª não está incluído em doc. suspensos
4.ª ainda não se encontra no documento de faturação
Tamanho da letra e ícones das linhas
Os botões permitem aumentar e diminuir o tamanho da letra nas linhas do documento.
Ícones das linhas:
permite adicionar uma linha no documento.
permite que a regularização dos recibos de adiantamento seja feita diretamente nas linhas do próprio documento de faturação (apenas no executável de Espanha).
caso se possua o Acesso do POS Front, permite apagar a linha selecionada no documento.
permite copiar dados de um dossier interno para as linhas do documento de faturação. Para ter esta opção, deverá ter Acessos de Dossiers a consultar dossiers internos.
permite copiar as linhas de outro documento de faturação.
introduzir descontos no documento de faturação.
introduzir artigos pelo n.º de série.
O desconto introduzido poderá ser comercial ou financeiro em valor ou em percentagem sobre o valor total do documento. Se pretender anular o desconto, deverá efetuá-lo a zero. Não são permitidos descontos superiores ao valor ilíquido do documento.
Opções Especiais
As opções disponíveis no Menu de opções sobre as linhas são as seguintes:
Selecionar um cliente a partir de um número de contribuinte: permite digitar diretamente o NIF pretendido. Como consequência, os restantes campos são automaticamente preenchidos com os valores existentes na ficha do cliente. Existe uma Função Especial nas Teclas do Utilizador para o ecrã SFPOS denominada Menu de opções das linhas para selecionar um cliente a partir de um número de contribuinte.
Mudar o IVA em todas as linhas: permite definir a taxa de IVA de todas as linhas do documento de compra.
Introduzir um componente na estrutura do composto: apenas se encontra ativa quando o documento estiver configurado para permitir incluir novos componentes.
Importar linhas a partir de um ficheiro externo: permite executar a importação de informação tendo por base um ficheiro externo (via ODBC). A forma de funcionamento é idêntica à explicada em Importação de ficheiros.
Alterar quantidade para o artigo da linha: permite aceder a um ecrã onde se altera a quantidade da linha onde o cursor está posicionado. Pode ser configurada uma Tecla do utilizador para aceder ao mesmo.
Stocks por Armazém Global: só se encontra disponível caso se possua o módulo de POS. Disponibiliza informações relativas ao stock, como quantidade em recepção, preço de custo ponderado, quantidade reservada a clientes/fornecedores, etc. Existe função especial Menu das opções das linhas para consultar os Stocks por Armazém Global.
Stock por Armazém, cor e Tamanho Global: semelhante à opção anterior, permite visualizar o stock por côr e tamanho de uma determinada referência em todos os armazéns da empresa.
Acessos
Existem particularidades dos Acessos para a tabela de introdução de documentos:
Acesso a alterar linhas de faturação: permite indicar se poderá ou não alterar linhas dos documentos. Mesmo que o acesso esteja desativo, continua a ser possível aceder aos campos Quantidade e Referência (se este campo ainda não estiver preenchido). Se a linha já possui a referência, impossibilita também a sua alteração. Esta opção é útil para a introdução de linhas através de periféricos automáticos, tais como scanner de códigos de barras, minimizando erros de introdução, pois apenas está disponível o campo Quantidade para possibilitar a introdução de vários artigos na mesma linha. É também muito útil para controlo interno em que só o supervisor poderá ter acesso a alterar as linhas de documentos de faturação.
Acesso a Descontos: controla se poderá alterar os descontos de determinado documento de faturação. Sem este acesso, é possível visualizar os descontos no ecrã Introdução de documentos, mas o campo Desconto fica inalterável.
Acesso a Preços de Venda: controla se poderá alterar os preços de venda de determinado documento de faturação. Sem este acesso, é possível visualizar os preços de venda no ecrã Introdução de documentos, mas o campo Preço de venda unitário fica inalterável.
Acesso a Preços de Venda e Descontos: controla se poderá alterar os preços de venda e os descontos nos documentos de faturação. Sem este acesso, o campo Preço unitário fica inalterável, tal como o de Descontos.
Acesso a suspender os documentos: permite indicar se tem permissão para suspender documentos nos terminais de venda ou não.
Acesso a Vales de Reembolso: permite indicar se tem permissão para aceder ao ecrã Introdução de vales de reembolso. Quando se trabalha em modo de Touchscreen, caso não se possua este acesso, esta opção não aparece disponível no ecrã principal para seleção.
Nota: os acessos são definidos na tabela de utilizadores do Back-office.