Gestão dos Alertas de Utilizador

• O IIS deverá ser de uma versão igual ou superior à versão 8.

• Nas opções avançadas do Default Web Site, em Application Pools, no separador General, o campo Start Mode deverá estar com AlwaysRunning.

• Nas opções avançadas do site da aplicação Intranet, no separador General, o campo Preload Enabled deverá estar com True.

Aconselha-se que o campo Idle Time-out (minutes), disponível nas opções avançadas do Application Pools, tenha um valor maior do que o definido por defeito.

Caso não existam as configurações anteriores, o motor funcionará na mesma, mas apenas quando a aplicação estiver a ser utilizada.

É necessário ter instalado o Application Initialization.

É obrigatório ter configurado um utilizador específico para os alertas. Ao ser acedido o ecrã de Utilizadores e ativado o campo Utilizador para alertas web no utilizador, este passa a ser de uso exclusivo para os alertas web. Não será possível efetuar login com este utilizador.

Caso não exista nenhum utilizador configurado para ser o utilizador dos alertas web, não é possível iniciar o motor dos alertas.

Ao ser definido um utilizador para uso exclusivo dos alertas, é possível, através do campo E-mail do utilizador, definir qual será o e-mail utilizado para o envio dos alertas. O e-mail definido no utilizador é utilizado para o envio dos alertas. Sempre que o e-mail for alterado, é necessário reiniciar o motor dos alertas.

Apenas as reações Envio de E-mail, Expressão e Cobranças Inteligentes têm em conta o e-mail do utilizador dos alertas.

É necessário ter em atenção quais os acessos que o utilizador dos alertas possui, uma vez que, caso não tenha acessos suficientes, determinados alertas não serão enviados. Deverão ser tidos em atenção os seguintes acessos:

• Para as reações Envio de E-mail e Expressão, apenas é necessário o acesso ao módulo de Supervisor e Gestão (ou outro módulo Intranet, Suporte, CRM, etc.).

• Para as Cobranças Inteligentes e Cobranças Eletrónicas, são necessários os acessos aos módulos de Supervisor, Gestão e Documentos Intranet.

• Para a Validação e envio do SAF-T-PT mensal, são necessários os acessos aos módulos de Supervisor, Gestão e Documentos Eletrónicos Intranet.

As Análises Avançadas deverão ser criadas através do ecrã respetivo, e posteriormente subscritas no ecrã Subscrição de Análises Avançadas. No ecrã Alertas de Utilizador, este tipo de Reação é apenas para consulta e alteração de periodicidades, não sendo possível introduzir novos registos para o tipo de Reação Análises Avançadas.

O tipo de reação Envio de email permite enviar várias informações aos utilizadores definidos no template associado. Este tipo de reação encontra-se disponível a partir da gama Enterprise, e com Cegid PHC ON ativo.

São apresentados os seguintes campos:

• Condição Lógica: poderá ser definida uma condição que permita definir em que circunstâncias o alerta ocorrerá. Se este campo não for preenchido, o evento correrá sempre, sem qualquer limitação. Deverá ser utilizado código VB.NET, com indicação "true" para correr e retornar dados. Caso não se pretenda retornar dados, deverá ser definida a condição como "false".

• Template de E-mail a Utilizar: poderá ser selecionado o template de e-mail a utilizar no alerta. Apenas são apresentados os templates de e-mail cujo ecrã seja ALWFORM.

O tipo de reação Expressão, sendo mais genérico, permite alertar para o que estiver definido no campo Expressão. Este tipo de reação encontra-se disponível a partir da gama Enterprise, e com Cegid PHC ON ativo.

São apresentados os seguintes campos:

• Condição Lógica: Neste campo, poderá ser definida uma condição que permita definir em que circunstâncias o alerta ocorrerá. Se este campo não for preenchido, o evento correrá sempre, sem qualquer limitação. Deverá ser utilizado código VB.NET, com indicação "true" para correr e retornar dados. Caso não se pretenda retornar dados, deverá ser definida a condição como "false".

• Expressão: Neste campo, deverá ser introduzido código VB.NET. Estão disponíveis várias variáveis (MPAGE, MSTAMP, MAINFORMDATASET).

O tipo de reação Cobranças Inteligentes permite alertar os clientes das faturas já vencidas, bem como das faturas a vencer. Este tipo de reação encontra-se disponível a partir da gama Advanced, com Cegid PHC On ativo, e com os módulos Gestão Web e BPM Intranet, em ambiente web.

No separador Cobranças Inteligentes, são apresentados três campos:

• Template de E-mail a Utilizar: Este campo permite escolher um template de e-mail associado ao ecrã de Alertas. O template deverá apresentar as três listagens:

  • Documentos já vencidos e a vencer nos próximos N dias

  • Documentos já vencidos

  • Documentos a vencer nos próximos N dias

• N.º de Dias até Vencer: Este campo permite definir um número de dias, para que seja validada e apresentada a listagem de movimentos de conta corrente por regularizar.

• Incluir Dívidas de: Este campo permite definir um filtro de clientes, podendo ser escolhido entre Todos os clientes, Um cliente específico ou Um conjunto de clientes. Ao ser escolhida a opção Um cliente específico, surgirá o campo Cliente Específico, para escolha do cliente. Ao ser escolhida a opção Um conjunto de clientes, surgirá o campo Filtro de clientes, para criação ou escolha de um filtro de clientes.

Ao ser escolhido este tipo de reação e ao ser executado o alerta, serão verificados os documentos já vencidos e os que estão por vencer, com base nos dias definidos no campo N.º de dias até as dívidas vencerem.

O funcionamento é o seguinte:

• Se a data de vencimento for superior à data do sistema, e ficar compreendida no intervalo de dias definido, esta informação será incluída no respetivo template de e-mail, nos documentos a vencer.

• Se a data de vencimento for superior à data do sistema, será apresentada na listagem dos documentos já vencidos.

O tipo de reação Cobranças Eletrónicas permite alertar e enviar e-mails aos clientes, com a informação das cobranças geradas. Este tipo de reação encontra-se disponível a partir da gama Advanced, com cegid PHC On ativo, e com os módulos Gestão Web e BPM Intranet.

No separador Envio de E-mail, é apresentado o campo obrigatório Template de E-mail a Utilizar. Este campo permite selecionar um template de e-mail associado ao ecrã de Alertas de Utilizador (ALWFORM). O template deverá apresentar a seguinte informação:

• Nome do cliente

• Identificação do(s) documento(s)

• Data de vencimento

• Valor do documento

No separador Cobranças, são apresentados os campos:

• Descrição: Campo obrigatório. O nome atribuído a este campo ficará concatenado com a data em que o alerta ocorrer, podendo ser posteriormente visualizado no ecrã Cobranças via Banco.

• Tipo de Cobrança: Campo pré-preenchido. A opção selecionada definirá o tipo de cobrança e condicionará os movimentos de conta corrente disponíveis para seleção. Para transferências a crédito, apenas serão considerados os movimentos com origem em Notas de Crédito. Estão disponíveis as opções Débito Direto e Transferência a Crédito.

• Série de Recibos a Emitir: Campo pré-preenchido. Permite selecionar a série de recibos a emitir após uma boa cobrança. Caso o tipo de cobrança seja Transferência a Crédito, a série de recibos a emitir será a configurada como Nota de Pagamento.

• Os Recibos Ficam Processados: Apenas disponível caso seja selecionada a opção Transferência a Crédito. Ao ativar este campo, será permitido que, posteriormente, os recibos fiquem processados.

• Local Tesouraria: Campo pré-preenchido. Permite selecionar o local de tesouraria.

• Classificação Tesouraria: Campo pré-preenchido. Permite selecionar a classificação de tesouraria.

• Identificação Interna: Permite colocar a identificação interna.

• Ref. Interna: Permite selecionar a referência interna.

• Centro Analítico: Permite selecionar o centro analítico.

• Natureza: Permite selecionar a natureza (apenas disponível com a gama PHC CS Enterprise).

É com base nos dados deste separador que as cobranças serão geradas, sendo posteriormente possível visualizar a respetiva cobrança através do ecrã Cobranças via Banco, onde é possível aceder ao documento de faturação, assim como ao respetivo recibo gerado.

O tipo de reação Validação e envio do SAF-T-PT mensal permite alertar sobre os erros do ficheiro SAF-T-PT de Comunicação de Faturas mensal, de forma atempada, para que estes possam ser corrigidos antes do dia de submissão do ficheiro na Autoridade Tributária. Este tipo de reação encontra-se disponível com o Cegid PHC On ativo, e com os módulos Gestão Web e Documentos Eletrónicos Intranet Web.

Em Validação e envio do SAF-T-PT mensal, são apresentados três campos:

• Template de E-mail a Utilizar: Este campo permite escolher um template de e-mail associado ao ecrã de Alertas.

• Utilizador para o Processamento Assíncrono: Esta opção permite escolher o utilizador que poderá efetuar o download, no Monitor de Processamentos Assíncronos, do ficheiro SAF-T-PT de Comunicação de Faturas.

• Enviar o Ficheiro SAF-T-PT em Anexo do E-mail: Ao ativar esta opção, quando o alerta for executado, caso o ficheiro SAF-T-PT de Comunicação de Faturas não tenha erros, o mesmo será anexado ao e-mail enviado.

Ao ser escolhido este tipo de reação, por defeito, é criado o alerta com as seguintes configurações:

• Data de início de execução: dia 7 do mês atual ou do mês seguinte

• Executa apenas uma vez por dia

• Hora de execução: 7h

• Tipo de recorrência: mensal

• A recorrência termina em: nunca

A reação de alerta selecionada verificará os recebimentos eletrónicos pagos na Easypay, e gerará os recibos. Será enviado um e-mail para o definido no campo Para, do template de e-mail escolhido.

• Template de E-mail a Utilizar: Neste campo, poderá ser selecionado o template de e-mail a utilizar no alerta. Apenas são apresentados os templates de e-mail cujo ecrã seja ALWFORM. Este campo apenas está disponível com as reações: Envio de E-mail, Cobranças Inteligentes, Cobranças Eletrónicas, Validação e Envio do SAF-T-PT Mensal, e Comunicação eSPap.

• Nos Últimos Dias: Aqui, deverá ser definido o número de dias que se pretenda que o alerta verifique os documentos de faturação.

• Template de E-mail a Utilizar: Neste campo, poderá ser selecionado o template de e-mail a utilizar no alerta. Apenas são apresentados os templates de e-mail cujo ecrã seja ALWFORM. Este campo apenas está disponível com as reações: Envio de E-mail, Cobranças Inteligentes, Cobranças Eletrónicas, Validação e Envio do SAF-T-PT Mensal, e Comunicação eSPap.

• Verifica Estados de Documentos de Faturação Não Finalizados: Ao ativar esta opção, sempre que o alerta for executado, serão percorridas as faturas já comunicadas que não se encontrem num estado final, sendo obtido o estado atual das mesmas junto da eSPap. Será enviado um e-mail com o resultado.

• Comunica Documentos de Faturação Ainda Não Comunicados: Ao ativar esta opção, sempre que o alerta for executado, serão percorridas as faturas criadas nos últimos X dias que estejam configuradas para comunicar com a eSPap, mas que ainda não tenham sido comunicadas. Será enviado um e-mail com o resultado.

• Nos Últimos Dias: Aqui, deverá ser definido o número de dias que se pretenda que o alerta verifique os documentos de faturação por comunicar ou a consultar o estado.

Este tipo de reação encontra-se disponível a partir da gama Enterprise, e com Cegid PHC ON ativo.

• Template de E-mail a Utilizar: Neste campo, poderá ser selecionado o template de e-mail a utilizar no alerta. Apenas são apresentados os templates de e-mail cujo ecrã seja ALWFORM. Este campo apenas está disponível com as reações: Envio de E-mail, Cobranças Inteligentes, Cobranças Eletrónicas, Validação e Envio do SAF-T-PT Mensal, ou Carregamentos de Fundos de Maneio.

• URL para o Envio do E-mail dos Alertas: Este campo, por defeito, já vem preenchido com o URL usado na aplicação.

• Dias de Antecedência até à Reposição

• Inclui Contas: Este campo corresponde a um filtro para as contas de tesouraria configuradas como sendo de Fundo de Maneio. Aqui, poderá ser selecionada, de entre as contas de fundo de maneio, a(s) que se pretenda configurar para o alerta.

Os alertas são enviados com a respetiva listagem dos fundos de maneio que contenham a seguinte condição: (data do último carregamento [demonstrada no ecrã Contas de Tesouraria] + período de dias para recarregamento [demonstrado no ecrã Contas de Tesouraria]) < (data atual + dias de antecedência até reposição [definido no alerta de utilizador]).

Este tipo de reação encontra-se disponível a partir da gama Advanced, e com Cegid PHC On ativo.

Ao ser criado um Alerta de Utilizador com a reação Atualização de KPIs, serão criadas medições nos KPIs ativos, no ecrã KPI, com a recorrência definida no alerta.

No alerta de utilizador com a reação Atualização de KPIs, não é obrigatório colocar template de e-mail no respetivo campo:

• Caso não exista template de e-mail, o alerta criará as medições dos KPI e colocá-las-á no separador Medições do ecrã KPI, com a recorrência configurada no alerta.

• Caso exista template de e-mail, além de serem criadas as medições no ecrã KPI, será despoletado o envio do e-mail correspondente ao template selecionado.

Este tipo de reação encontra-se disponível a partir da gama Advanced, e com Cegid PHC On ativo.

• Condição Lógica: Neste campo, poderá ser definida uma condição que permita definir em que circunstâncias o alerta ocorrerá. Se este campo não for preenchido, o evento correrá sempre, sem qualquer limitação. Deverá ser utilizado código VB.NET, com indicação "true" para correr e retornar dados. Caso não se pretenda retornar dados, deverá ser definida a condição como "false".

• Template de E-mail a Utilizar: Neste campo, poderá ser selecionado o template de e-mail a utilizar no alerta. Apenas são apresentados os templates de e-mail cujo ecrã seja ALWFORM. Este campo apenas está disponível com as reações: Envio de E-mail, Cobranças Inteligentes, Cobranças Eletrónicas, Validação, Envio do SAF-T-PT Mensal, Comunicação eSPap, Lembrar Check-in e Avisar Check-in Atrasado.

• Dias de Antecedência: Este campo permite definir o número de dias de antecedência; apenas será alertado para os OKR cujo próximo check-in se encontre dentro do número de dias definido.

• Envia E-mail: Este campo permite definir se se pretende receber e-mail, utilizando o template de e-mail associado.

• Envia Aviso Interno: Este campo permite definir se o alerta é recebido na aplicação.

• Envia Notify: Este campo permite definir se o alerta é recebido através da aplicação PHC Notify.

Este tipo de reação encontra-se disponível a partir da gama Advanced, e com Cegid PHC On ativo.

• Condição Lógica: Neste campo, poderá ser definida uma condição que permita definir em que circunstâncias o alerta ocorrerá. Se este campo não for preenchido, o evento correrá sempre, sem qualquer limitação. Deverá ser utilizado código VB.NET, com indicação "true" para correr e retornar dados. Caso não se pretenda retornar dados, deverá ser definida a condição como "false".

• Template de E-mail a Utilizar: Neste campo, poderá ser selecionado o template de e-mail a utilizar no alerta. Apenas são apresentados os templates de e-mail cujo ecrã seja ALWFORM. Este campo apenas está disponível com as reações: Envio de E-mail, Cobranças Inteligentes, Cobranças Eletrónicas, Validação, Envio do SAF-T-PT Mensal, Comunicação eSPap, Lembrar Check-in e Avisar Check-in Atrasado.

• Envia E-mail: Este campo permite definir se se pretende receber e-mail, utilizando o template de e-mail associado.

• Envia Aviso Interno: Este campo permite definir se o alerta é recebido na aplicação.

• Envia Notify: Este campo permite definir se o alerta é recebido através da aplicação PHC Notify.

As Análises Avançadas deverão ser criadas através do ecrã respetivo, e posteriormente subscritas no ecrã Subscrição de Análises Avançadas. No ecrã Alertas de Utilizador, este tipo de Reação é apenas para consulta e alteração de periodicidades, não sendo possível introduzir novos registos para o tipo de Reação Análises Avançadas.

Ao ser selecionada esta reação, estão disponíveis:

No separador Envio de E-mail, é apresentado o campo obrigatório Template de E-mail a Utilizar. Este campo permite selecionar um template de e-mail associado ao ecrã de Alertas de Utilizador (ALWFORM). O template deverá apresentar a informação referente aos extratos importados via Bank Connector.

No separador Importação via Bank Connector, é apresentado o campo obrigatório Contas a Importar. Por defeito, está selecionada a opção Todas, podendo ser selecionada, na grelha, a(s) conta(s) pretendida(s) e associada(s) ao Bank Connector.

Este tipo de reação encontra-se disponível a partir da gama Advanced, com Cegid PHC On ativo, e com os módulos Vencimentos e Documentos Eletrónicos ativos.

Ao ser selecionada esta reação, está disponível um botão Configurar, que, ao ser clicado, apresenta o seguinte ecrã, com as opções que poderão ser ativadas para configurar o alerta.

Ao ser criado um alerta de utilizador com a reação File Storage, será enviado um e-mail para informar sobre as últimas transferências realizadas para o File Storage, com a recorrência definida no alerta.

Este alerta está disponível apenas para utilizadores que tenham o File Storage ativo, e apresenta a seguinte informação no e-mail:

• Informa se o File Storage está ativo, ou se está sem espaço.

• Espaço no File Storage: informação do espaço livre.

• Anexos por transferir: informa se existem anexos na base de dados que estejam a aguardar transferência, ou seja, anexos que já tenham a ordem para ser transferidos para o File Storage.

• Histórico das últimas transferências efetuadas: informação dos anexos transferidos, com e sem sucesso, para o File Storage, desde o último alerta (mostra, no máximo, 3 transferências).

• Template de Email a Utilizar: Neste campo, poderá ser selecionado o template de e-mail a utilizar no alerta. Apenas são apresentados os templates de e-mail cujo ecrã seja ALWFORM.

Esta reação apenas está disponível na geografia de Portugal, a partir da gama Advanced, com o módulo Cegid PHC CS SMS Web e o Cegid PHC ON ativo.

Ao ser criado um alerta de utilizador e selecionada a reação Envio de SMS, será disponibilizado um novo separador, denominado Envio de SMS.

Aqui, deverão ser preenchidos os seguintes campos:

• Descrição: Assunto da mensagem (exemplo: "Reunião com a pessoa X"). Este campo é apenas registado na tabela SMS, não sendo utilizado no envio da mensagem.

• Destinatário: Nome da pessoa ou grupo de pessoas para quem o SMS será enviado. Este campo é apenas registado na tabela SMS.

• Para: Número(s) de contacto para envio do SMS. Este campo é utilizado no envio e registado na tabela SMS.

• Texto: Conteúdo da mensagem a enviar. Este campo é utilizado no envio e registado na tabela SMS. Caso se pretenda colocar emojis nas mensagens SMS, deverá ser colocado, na mensagem, o código UTF-8 disponível em Emoticons and Emoji Chart.

• Força Envio Imediato: Caso o parâmetro Envio fica em Stand By esteja ativo (parâmetro disponível apenas no PHC CS Desktop), e esta opção esteja ativada, será permitido o envio imediato do SMS. Se o parâmetro estiver inativo, o SMS será enviado imediatamente, e esta opção não estará visível.

Ao ser executado o alerta com a reação Envio de SMS, são realizadas validações aos números de telemóvel inseridos no campo Para, abrangendo as geografias de Portugal, Espanha, Angola e Cabo Verde. Por exemplo, caso seja inserido um número de telemóvel começado por "96", a aplicação identifica tratar-se de um número de telemóvel de Portugal e, portanto, valida que esse número tenha 9 dígitos. Caso seja colocado um número com menos de 9 dígitos, será apresentada a mensagem: "Número de telemóvel com tamanho inválido."