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title: "Gestão dos Documentos Eletrónicos"
slug: "2000000018"
tags: ["Documentos", "Assinatura Digital"]
updated: 2026-09-02T09:49:08Z
published: 2026-09-02T09:49:08Z
canonical: "help.ila.cegid.com/2000000018"
stale: true
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# Gestão dos Documentos Eletrónicos

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Esta funcionalidade do módulo de Documentos Eletrónicos permite a **substituição da típica fatura em papel**, agilizando os processos de faturação e reduzindo os custos das empresas.

É uma solução que permite o envio de documentos de faturação, como faturas, digitalmente assinados para uma entidade que as rececionará, arquivará e permitirá a posterior consulta dos documentos eletrónicos com **valor legal e fiscal.**

Após a respetiva **Parametrização do Documento Eletrónico**, os documentos de faturação eletrónicos terão um funcionamento do Documento Eletrónico muito simples, desdobrando-se na criação do ficheiro e no envio do mesmo para a entidade recetora.

A criação e o envio dos documentos eletrónicos poderão ser efetuados de forma automática através da **Emissão Automática de Documentos Eletrónicos.**

Através da aplicação, poderá efetuar a **verificação da assinatura digital** a qualquer altura em **Verificar Assinatura Digital.**

O Documento Eletrónico, seja uma Fatura ou uma Nota de crédito, obedecerá a um formato específico: o **Formato XML Padrão PHC.**

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## Funcionamento

Após a parametrização do Documento Eletrónico, no ecrã **Faturação** poderá **produzir e enviar** o documento eletrónico. Neste caso, os documentos serão guardados na diretoria indicada no parâmetro **Diretoria onde deve ser guardado o documento eletrónico**.

Na diretoria ficará um ficheiro compactado que contém o documento eletrónico, o ficheiro com a assinatura digital, o ficheiro PDF, caso esteja definido para incluir, e o ficheiro XML, caso esteja definido para incluir.

Se existir o módulo PHC CS Documentos desktop, poderá adicionalmente:

- produzir o documento;
- produzir e enviar de imediato;
- enviar apenas os documentos anteriormente produzidos.

Neste caso, todos os documentos produzidos serão guardados na base de dados.

Ao utilizar a opção **Produzir o documento eletrónico em PDF assinado**, será gerado um documento PDF com uma assinatura e proceder-se-á ao envio por email para o cliente. Caso o módulo PHC CS Documentos desktop esteja ativo, a aplicação irá também anexar esse documento PDF ao documento de faturação respetivo.

**Opções no ecrã de Documentos de Faturação**

No menu de opções do ecrã de documentos de faturação eixstem duas opções:

- **Pedir certificados de entrega de documento eletrónico para este documento de faturação**: esta opção estará disponível para documentos já enviados. Caso o documento já tenha sido rececionado pelo cliente, será devolvida ao software a data da receção. Esta informação alimentará os campos disponíveis no ecrã de faturação, na página **Doc. Eletrónico**.
- **Pedir certificados de entrega de documentos eletrónicos**: esta opção mostrará todas as datas de receção dos documentos enviados eletronicamente e recebidos pelo cliente e cujo certificado de entrega ainda não tenha sido pedido. Esta informação alimentará os campos disponíveis no ecrã de faturação, na página **Doc. Eletrónico**.

**Gestão Documental**

No ecrã **Gestão Documental**, poderá ser consultado o documento produzido ou enviado.

Com o botão direito do rato sobre o registo do anexo, poderá aceder à opção **Verificar Assinatura**. Esta opção servirá para verificar se a assinatura é válida para o documento.

As opções **Verificar Assinatura** e **Ver conteúdo do Documento Eletrónico** apenas aparecerão se, ao produzir o documento, for selecionada uma das seguintes opções:

- **Produzir o documento eletrónico referente a este documento de faturação e guardá-lo**;
- **Produzir o documento eletrónico, enviá-lo para o destinatário e guardá-lo como anexo**;
- **Enviar o documento eletrónico anteriormente produzido para o destinatário**.