Configuração dos Dossiers Internos

Os campos seguintes estão localizados nas linhas do Dossier interno.

• Quantidade 1 (real): Este é o campo para indicar quantidade nas linhas do dossier.

• Quantidade real a 1 nas novas linhas: Esta opção permite definir que cada linha nova assuma automaticamente o valor 1 no campo da quantidade.

• Quantidade 2 (previsional): Esta quantidade é alternativa, será a quantidade orçamentada ou fornecida, permitindo assim por exemplo apurar desvios. Esta opção é utilizada para ser atualizada por outro documento, permitindo desta forma saber se o dossier já se encontra satisfeito ou fornecido.

• Quantidade 2 com valor próprio: Ao ativar a opção serão adicionadas duas colunas, uma para o valor unitário da segunda quantidade e outra com o total (quantidade multiplicada vezes o valor unitário). Também através desta quantidade alternativa, e mediante a ativação/desativação do parâmetro respetivo, poderá atualizar a quantidade nos dossiers internos com valor positivo ou negativo.

• Preço indicativo: Esta opção permite definir um 2º preço que poderá ser um preço teórico, por exemplo: orçamentado (Orçamento) ou o previsto (Folha-de-obra). Esta opção é bastante útil pois permitirá obter análises com desvios entre os preços indicados.

• Preço real: Este é preço real utilizado na linha do dossier e que será multiplicado com a quantidade para o cálculo do Total.

• Salto do preço real para a referência: Esta opção permite que, durante a introdução, o cursor se desloque do campo do preço real para o campo da referência.

• Campos numéricos 1 e 2: Estes campos permitem introduzir nas linhas os mais variados valores numéricos.

• Tabela de tipos nas linhas: Esta opção permite obter uma classificação nas linhas dos Dossiers, totalizando os 4 tipos possíveis para posterior análise. Aqui deverá definir a que corresponde o tipo 1, 2, 3 e 4 e ter em atenção que o software assume automaticamente o tipo 4 em todas as linhas, pelo que se pretendermos, poder deixar o campo Tipo em branco nos dossiers internos, deveremos assim definir um dos 4 tipos.

• Campo de posição: Nos dossiers que tenham esse campo preenchido na configuração, está disponível nas linhas uma coluna cujo nome corresponde ao que foi preenchido na configuração. Ao adicionar uma linha a um desses dossiers, esse campo será automaticamente preenchida com o valor numérico máximo de todas as restantes linhas, acrescentado de 1. Esse campo poderá ser alterado em qualquer altura com nºs, letras ou qualquer caracter desejado.

• Nome da data nas linhas: Permite colocar uma data em cada linha. Ao colocar neste campo uma data diferente da data do documento, esta será a data que irá movimentar os stocks do artigo desta linha, e não a data do documento.

• Nome de data de entrega de: Permite colocar uma data para determinar um prazo de entrega, neste caso a data inicial prevista. Deste modo, será possível observar uma listagem de todos os dossiers que possuem linhas com a data de entrega preenchidas.

• Nome de data de entrega até: Permite colocar uma data para determinar um prazo de entrega, neste caso a data final prevista. Deste modo, será possível observar uma listagem de todos os dossiers que possuem linhas com a data de entrega preenchidas.

• Campo de observações 1, 2 e 3: Serve para colocar um campo de observação em cada linha.

• 1ª e 2ª coluna de item: Esta opção permite colocar em cada linha um item para identificação da mesma. Deste modo será possível dividir um Dossier por itens ou por pontos.

• Descritivo principal do Dossier: Serve para definir um campo do Dossier onde irá constar um título identificativo que permita uma identificação mais rápida nas listagens. Este campo é especialmente útil no processo de cópia de documentos. Quando se copia um dossier para dentro de outro, surgirá na lista dos dossiers o campo de descritivo e será ainda possível efetuar uma procura através da informação contida neste campo.

• Campo numérico 1,2,3 e 4: Estes campos permitem realizar associações a outros ficheiros, como por exemplo o dos vendedores e dos técnicos (caso possua o módulo PHC CS Suporte desktop). Assim, ao abrir um cliente neste Dossier, irá ser preenchido de forma automática o nome do vendedor/técnico. Para este campo funcionar de forma automática é necessário ativar a opção O campo num. 1 é o vendedor ou O campo num. 4 é o técnico. Será portanto decidir quais os campos a incluir em cada tipo de Dossier. Relativamente ao campo 3, O campo num.3 é o campo da propriedade, este só é incluído se possuir os módulos PHC CS Gestão desktop e PHC CS Imóveis desktop ou o módulo PHC CS Obras desktop. O campo em referência faz a ligação dos Dossiers Internos à propriedade.

• Nome da data inicial/final: Estas datas serão colocadas no dossier, onde poderão servir de data de início, data de execução, data de limite, data entrega, etc.

• Sugere primeiro armazém com stock: Se esta opção estiver ativa ao inserir a referência de um artigo ou depois quando se altera a quantidade, é inserido automaticamente, o primeiro armazém que satisfaça as quantidades pedidas para esse artigo.

  Nota: É necessário que o documento esteja configurado para originar um movimento de saída de stock.

• Armazém por defeito: Permite definir o armazém habitual para este tipo de dossier. Caso este campo não esteja preenchido, o sistema utilizará o parâmetro de faturação que determina o armazém habitual. Esta opção só se encontra disponível se possuir o Módulo PHC CS Stocks desktop. Se também possuir o Módulo PHC CS Logística desktop e alterar ou limpar o Armazém por defeito automaticamente é limpo o campo Zona por defeito na página Logística.

• Sugere armazém habitual (entradas): Se esta opção estiver ativa ao dar entrada de uma referência é sugerido o armazém onde já tenha existido movimento do artigo.

• Texto final 1,2 e 3: Estes campos servem para escrever um texto livre que irá constar no Dossier em Outros dados. Deverá indicar os nomes dos campos neste local (por exemplo Condições de pagamento, Modo de entrega, Local de entrega, Observações, etc.). Se estes campos no seu nome possuírem as palavras Local e Entrega, aquando da introdução de um dossier a informação do Local de Descarga da ficha do cliente passa para esse campo no dossier.

• Campo Aprovado: Este campo apenas se encontra disponível na gama Enterprise e deverá ser preenchido quando se pretende usar o Sistema de Aprovações. Permite dar uma outra designação ao campo Aprovado que existe nos dossiers internos.

• Controla cópias: Este campo só se encontra disponível na gama Enterprise e só fica ativo quando o Campo Aprovado, explicado anteriormente, se encontra preenchido. Esta opção controla a cópia de dossiers, caso estes não se encontrem aprovados; ou seja, quando está ativa apenas é possível copiar documentos aprovados.

• Permite Aprovar Doc. Aprovado sem nível: Este campo só se encontra disponível na gama Enterprise e depende do preenchimento do Campo Aprovado. Esta opção permite alterar dossiers aprovados sem nível definido de aprovação. Quando se utiliza o Sistema de Aprovações é sempre possível copiar um dossier aprovado para outro que não utilize o Sistema de Aprovações.

• Impede Impressões: Este campo só se encontra disponível na gama Enterprise e só fica ativo quando o Campo Aprovado se encontra preenchido. Esta opção permite inibir o botão de impressão de documentos que usem o Sistema de Aprovações e que não se encontrem aprovados. Com esta opção selecionada (caso o documento não esteja aprovado), o botão de Imprimir fica desabilitado e as opções de menu Impressões Definidas e Impressões Definidas de seguida não aparecem.

  Nota: Se tiver esta opção inativa e o parâmetro Ao introduzir um dossier pergunta se quer imprimir ativo, ao gravar o dossier é apresentada a janela que permite imprimir o dossier interno.

• Campo alfanumérico 1,2 e 3: Esta opção tem um funcionamento semelhante aos campos numéricos, podendo estes campos serem associados a outros ficheiros. Para tal deverá possuir o módulo PHC CS Suporte desktop. Neste caso, esses campos deverão estar preenchidos com os mesmos valores dos parâmetros dos equipamentos relativos ao nome a adotar para Marca, Modelo e Nome do Nº série principal. Uma vez cumpridos estes requisitos, sempre que numa Intervenção ou num Pedido de Assistência se abrir um dossier interno, estes campos são automaticamente atualizados no dossier com os valores existentes nos mesmos campos na Intervenção ou no Pedido de Assistência.

• Campo em tabela 1 e 2: Esta opção é idêntica à anterior mas o campo é apresentado em formato de tabela. O campo em tabela 2 poderá ser utilizado, por exemplo, como o Status do dossier, assim para as encomendas poderá dizer que está em aberto, em produção, cancelada, etc. Este campo tem um outro campo associado: observações da tabela 2, o qual poderá ser útil para colocar uma justificação ou outra informação sobre o conteúdo do campo em tabela.

• Campos lógicos 1 a 8: Esta opção permite criar campos lógicos, isto é campos do tipo sim/não. Poderá por exemplo criar os campos lógicos Adjudicado para o Dossier Proposta ou Confirmado para o Dossier da encomenda.

Utiliza desconto nas linhas

Ao ativar esta opção poderá introduzir descontos comerciais nas linhas do documento. Esta opção permite ainda definir a quantidade de descontos a utilizar, podendo definir até 6 descontos. Quando esta opção se encontra ativa e se encontram descontos definidos, passa a existir nas opções das linhas dos dossiers duas outras opções relacionadas com a atribuição de descontos.

Sempre que se substitui um artigo, que já esteja registado na linha do Dossier Interno, os campos destes descontos são atualizados de acordo com o estipulado para o novo artigo.

Se um dossier possuir mais descontos do que outro documento/compra/dossier para onde é copiado, o desconto é copiado e considerado para os cálculos, contudo, como não fica visível pode dar a sensaçã que os valores estão errados. Esta opção influencia todas as outras existentes na aplicação que funcionem com descontos, nomeadamente os dossiers de preços.

Utiliza descontos em valor nas linhas

Ao ativar esta opção passa a ser possível utilizar descontos em valor nas linhas do dossier, ficando disponível nas linhas mais uma coluna Valor de Descontos em Euros. O desconto em valor, entra nos cálculos com os outros descontos da seguinte forma, primeiro são aplicados os descontos percentuais à linha e posteriormente subtrai-se o desconto em valor multiplicado pela quantidade.

Pergunta se quer copiar de outro Dossier

Quando criar um novo Dossier e se tiver esta opção ativa, então será perguntado se quer copiar os dados de outro Dossier.

Não controla a data de emissão do documento

Esta opção permite introduzir documentos que tenham data de emissão inferior a documentos já existentes, ou data de emissão superior a documentos posteriores ao introduzido. Esta opção apenas está disponível se uma das opções Série para registo manual de documentos produzidos externamente ou Série para cópia de documentos originais estiver ativa.

Sem acesso à opção de não passar a referência dos artigos

Se estiver ativa, não permite que qualquer perfil ao copiar as linhas de outro dossier (seja nos dossiers internos, na faturação, nas compras), tenha a possibilidade de escolher se quer copiar ou não a referência dos artigos do documento utilizado na cópia.

É um Dossier de avenças ou quotas

Serve para definir que o Dossier controla a emissão periódica de avenças ou quotas.

Permite alterar o número sequencial de Dossier

Esta opção possibilita alterar o número sequencial do Dossier durante a introdução. Para alterar o número basta simplesmente digitar o novo número no respetivo campo. Em séries de dossier certificados apenas será possível alterar o número do dossier se for o 1º do ano.

Mostra o botão de conferência de quantidades

Ao ativar esta opção surge mais um botão no dossier, permitindo assim executar a conferência de quantidade.

Conferência de quantidades com descontos

Se esta opção estiver ativa surgirão mais colunas na conferência de quantidades, para assim se poder indicar os descontos. A quantidade de colunas de descontos depende da configuração acima indicada (utiliza descontos nas linhas). Esta opção só se encontra disponível se possui o módulo de PHC CS Stocks desktop.

Conferência de quantidades com preços

Se esta opção estiver ativa surgirá mais uma coluna na conferência de quantidades, para assim se poder indicar o preço dos artigos. Esta opção só se encontra disponível se possui o módulo PHC CS Stocks desktop.

Permite introduzir a descrição técnica ou completa no dossier

Através desta opção é possível automatizar a introdução de uma descrição longa da referência no dossier interno.

Utiliza opções de impressão de proposta

Com esta opção é possível criar uma exportação para o Microsoft Word que produza um ficheiro com os dados da proposta. O ficheiro contém todos os dados do dossier, assim como a descrição técnica do artigo, o preço unitário, total e acumulado por linha, e os extensos (no mesmo campo da descrição técnica). Esta opção só se encontra disponível se possui o módulo PHC CS Stocks desktop.

Passou a estar existir no MENU de dossiers internos a opção de menu, Proc.texto com opções de impressão, que irá gerar um ficheiro de exportação a ser usado no Word. No dossier interno na página de Outros dados, aparecem os campos relacionados com esta exportação e que são os seguintes:

IVA incluído - indica se os campos criados na exportação PPRUNIT (preço unitário), PPTOTAL (total na linha) e PACUMULADO (acumulado na linha) têm ou não o IVA incluído. Para que estes campos sejam criados, é necessário incluir no mapa os campos: DEBITO (venda), EDEBITO (Euro: venda), TTDEB (total venda), ETTDEB (Euro: total venda), IVA (taxa iva), IVAINCL (iva incluído).

Se as opções Pr. Unit extenso, Pr.totais extenso, Iva Pr.totais extenso ou Iva Pr.Unit extenso estão selecionadas é criado um registo que irá conter os extensos no campo de descrição técnica

• Pr.Unit extenso: Coloca por extenso o preço unitário;

• Pr.totais extenso: Coloca por extenso o preço total da linha;

• Iva Pr.Unit extenso: Coloca por extenso o iva do preço unitário;

• Iva Pr.totais extenso: Coloca por extenso o iva do preço total da linha.

Para que se processem todos estes dados é necessário existir o campo REF (referência), que irá dar origem ao campo POBSTEC (observações técnicas do artigo). Todos os registos são separados por um espaço em branco, terminado o ficheiro com a palavra FIM no campo WORDFIM.

Controla dívidas do cliente c/ idades acima do limite máximo

Permite controlar as dívidas de clientes além do limite estabelecido na ficha do mesmo. Desta forma, caso o limite esteja mesmo ultrapassado, não será possível emitir o dossier.

Documento para adicionar ao arquivo morto

Esta opção marca o tipo de dossier interno para ser utilizado na opção Transferir para arquivo.

Controla encomendas canceladas de clientes

Este campo permite efetuar o controlo das encomendas canceladas. Com esta opção ativa em conjunto com a opção Encomendas Canceladas na ficha do cliente, fica impedido de elaborar novas encomendas a clientes, sendo mostrada uma mensagem informativa da situação do cliente, sempre que tentar realizar encomendas para esse cliente. As Encomendas Canceladas são válidas para introdução direta em dossiers internos, cópia de dossiers internos via opções diversas ou através das linhas, emissão automática de dossiers internos, processamento especial de encomendas. Se o cliente tiver o visto na opção Encomenda Canceladas e o dossier não fizer esse controlo, o dossier é lançado sem ser emitida qualquer mensagem. Para que o dossier efetue o controlo das Encomendas Canceladas, é apenas necessário ter um visto nesta opção.

Calcula descontos por quantidade ou valor Just in time

Permite configurar, para cada dossier, que a percentagem de descontos por quantidade ou valor é calculada no momento da introdução do artigo nas linhas. Esta configuração só funciona quando o dossier está em modo de introdução. Ao alterar um documento já existente para obter o mesmo resultado tem que selecionar a opção Descontos por Quantidade ou Valor no menu de opções das linhas.

Utiliza Armazém apenas no Cabeçalho

Ao ativar esta opção o campo Armazém ficará disponível no cabeçalho do Dossier. Se possuir o módulo PHC CS Logística desktop (disponível nas gamas Advanced e Enterprise) e se tiver o Dossier configurado como Utiliza Armazém apenas no Cabeçalho e como Utiliza as quantidades do próprio documento na sugestão automática de Alvéolos, irá constatar que após alterar o armazém no cabeçalho do Dossier Interno, a aplicação pergunta se deseja tentar atualizar automaticamente os Alvéolos. Caso responda afirmativamente, inicia-se o processo de sugestão automática de Alvéolos para todas as linhas do documento, de acordo com o novo armazém indicado no documento. Em termos visuais, é disponibilizado um ecrã que indica uma previsão do tempo restante para que termine a atualização. Ao nível de performance, o método utilizado para a sugestão automática dos alvéolos é muito mais rápido na sugestão automática de Alvéolos em Dossiers Internos com muitas linhas. É possível interromper o processamento, pressionando a tecla ESC.

Dica: Em Dossiers Internos de Transferência entre Armazéns, com os armazéns no cabeçalho, caso se pretenda alterar o armazém de origem e o armazém de destino, aconselha-se a que não se atualize os Alvéolos após a alteração do armazém de origem, mas apenas após a alteração do armazém de destino. Dessa forma, a atualização dos alvéolos de origem e destino é efetuada de uma só vez.

Quando já existem dossiers do mesmo tipo lançados, não é possível ativar esta opção. Nesta situação apenas é possível inativar.

Controla artigos bloqueados para entrada

Esta opção permite definir se o dossier controla artigos bloqueados, independentemente das opções de movimento de stocks e da tabela que utiliza (fornecedores...) que deixam de interferir neste controlo.

Controla artigos bloqueados para saída

Esta opção permite definir se o dossier controla artigos bloqueados, independentemente das opções de movimento de stocks e da tabela que utiliza (clientes, contactos...) que deixam de interferir neste controlo.

Estas duas configurações que permitem controlar se o artigo está bloqueado para entrada/saída, produzem efeitos não só na emissão direta de Dossiers, no ecrã de Dossiers Internos, mas também no Lançamento Rápido de Dossiers, na Emissão de Encomendas ao Fornecedor, à Entidade e ao Armazém Central e para quem possui a Gama Enterprise na Emissão Automática de Dossiers Internos. Relativamente à cópia de Dossiers Internos, aqui a opção que prevalece é a definida nas opções de cópia. Ou seja, mesmo que o dossier de destino esteja configurado para bloquear artigos, se a opção Não passa artigos bloqueados se encontrar inativa, os artigos passam na mesma. Só não passam se esta opção se encontrar ativa.

Utiliza campo para IVA nas linhas

Ao ativar esta opção passa a ser possível visualizar três campos: IVA, taxa de IVA e se o artigo tem ou não IVA incluído. Além da consulta é possível alterar o valor de cada um destes campos na linha do artigo. Deverá ter em conta que quando a opção está inativa o artigo poderá ou não ter IVA, tudo depende da forma como este se encontra configurado.

Utiliza Refª interna nas linhas

Através desta opção é possível utilizar o campo da Refª interna nas linhas do dossier. Este campo de Refª interna é atualizado em algumas tabelas, por exemplo movimentos de stocks e produtos vendidos, consoante a configuração do documento, isto é, se estiver configurada neste local (nas linhas) então passa o valor das linhas, caso contrário passa o do cabeçalho.

Nota: o campo Refª interna poderá ter um nome diferente, uma vez que pode ser configurado.