Na tabela Regularizações de letras a receber poderá regularizar as faturas de clientes por contrapartida da emissão de uma ou mais letras a receber.
O programa utiliza internamente códigos Predefinidos para efetuar os respetivos movimentos em conta-corrente. Se o código não estiver criado, o software não lança corretamente quando se realizam os movimentos das letras. No caso das Regularizações de letras a receber deverá ser criado na Tabela de códigos de Conta-Corrente um código com o número 80.
Existem ainda outras opções disponíveis, como a impressão da regularização e a ligação a um processador de texto. Após emitida a letra (ou as letras), todos os movimentos serão introduzidos, consultados ou alterados através da opção letras a receber. Esta tabela possui acessos próprios.
Poderá impedir/autorizar a execução de operações sobre esta tabela (apagar, introduzir, consultar, alterar, mapas definidos, alterar mapas desenhados e impressões definidas, imprimir mapas desenhados e impressões definidas, textos e supervisão).
Constituição da tabela
A tabela de Regularizações de letras a receber contém a seguinte informação:
Série do título de dívida: Permite escolher qual a série correspondente do título de dívida (letra, cheque, etc.).
Regularização nº: É o número interno da regularização. Se se selecionar este campo quando se cria um novo registo poderá alterar o número interno com o qual será gravada a próxima regularização.
Cliente: Nome do cliente envolvido na emissão da letra. Quando se escolhe o nome do cliente, o software preenche automaticamente os dois campos à direita (número do cliente e estabelecimento - este permanece vazio quando o seu valor é zero). Se der duplo clique no campo Nome do cliente poderá visualizar a ficha do mesmo. Para selecionar um cliente poderá utilizar uma das seguintes formas:
Introduzindo o nome de um cliente novo, o programa pergunta se se pretende criar uma ficha nova no ficheiro de clientes.
Clicar no ícone que permite consultar uma listagem dos clientes existentes em formato de tabela e escolher o cliente pretendido ao efetuar duplo-clique na respetiva linha.
Procura incremental, digitando as primeiras letras do nome do cliente.
Digitar o número do cliente na linha do nome. Para esse efeito deverá utilizar sempre o número 0 (zero) antes do número. Alternativamente poderá ainda colocar o número de estabelecimento no fim. Exemplo: 025+2 | vai procurar a filial número 2 do cliente número 25.
Data de emissão: Data em que a letra é emitida.
Data de vencimento: Data em que a letra é vencida (sempre posterior à data de emissão).
Intervalo em dias: No caso de ser emitida mais do que uma letra, deverá ser indicado o intervalo em dias para o vencimento de cada letra.
Nº de letras: Número de letras a que a regularização irá dar origem.
Letra inicial: Número da letra inicial para a criação da (s) letra(s) emitida(s) pela regularização (i.e. se forem criadas 3 letras e à letra inicial for atribuído o número 5, serão criadas as letras 5, 6 e 7). O número da primeira letra proposto pelo programa é sempre o máximo número livre (i.e. se já existirem as letras 4, 5 e 6 o número proposto para a primeira letra é 7 e nunca 1, 2 ou 3, mesmo que não existam letras com estes números).
Situação final: Estado final da letra. Existem operações que realizam automaticamente um ou mais movimentos na letra, por exemplo, quando se emite uma letra a partir das regularizações e se escolhe como situação final o Status 2. No cliente para aceite, o programa irá realizar um movimento de Nova letra a receber e o movimento Envio de letra a receber para aceite.
Linhas da Emissão de Regularizações: As linhas poderão ser preenchidas automaticamente através das opções disponíveis no ecrã de regularizações de letras a receber. Além de poder inserir linhas automaticamente a partir de movimentos de conta corrente e letras já existentes do cliente, poderá também inserir movimentos manuais nas linhas da emissão de regularizações. Nesta situação e se possuir o Módulo de Contabilidade para a integração das letras, deverá nas linhas preenchidas manualmente colocar a respetiva conta snc para a correta integração do movimento da regularização de letras a receber. Os campos Outros, Reformas, C/C e Total (campos só de leitura) são preenchidos automaticamente pelo programa com a informação contida nas linhas.
Referência Interna: Permite relacionar a regularização com uma determinada referência interna (campo parametrizável) para, posteriormente, ter a possibilidade de obter uma análise global de referência interna, através do módulo de Gestão. Se o campo Referência Interna estiver preenchido na ficha do cliente, será automaticamente preenchido na regularização da letra a receber quando se inserir o nome do cliente.
Centro Analítico: Permite relacionar a regularização de letras a receber com um centro analítico. Se o campo Centro Analítico estiver preenchido na ficha do cliente, será automaticamente preenchido na regularização da letra a receber quando se inserir o nome do cliente.
Nº Interno: Este campo é preenchido automaticamente pelo servidor com o número interno do registo na tabela. Ao contrário do número da regularização, este campo não é alterável.
Local: Local de tesouraria onde entra (m) a(s) letra(s) a receber.
Imposto de selo: Modo de pagamento do imposto de selo.
Identificação interna: Este campo permite agrupar regularizações de letras a receber segundo uma determinada identificação (este campo está disponível para mapas definidos pelo utilizador).
Documentos: Documentos que estão na origem da regularização.
Descrição: É um campo de observações onde se regista informação adicional sobre a regularização de letras a receber.
Contabilizado: Campo lógico preenchido automaticamente pelo programa (no caso de estar integrado com o módulo de Contabilidade) após se processarem as integrações de regularizações de letras a receber.
Arredondamento Euro:Este campo permite saber o valor do arredondamento (se tiver existido) em Euros.
Ao gravar a regularização, caso tenham sido criadas diversas letras, é apresentado um quadro onde poderá alterar os valores das letras pertencentes à regularização introduzida, os números das novas letras a emitir e as suas datas de vencimento. Clicando no botão poderá imprimir o quadro.
Se porventura se enganar nalguma informação da regularização e pretender alterá-la, só será permitido alterar letra a letra, ou seja, nas próprias letras emitidas. Poderá no entanto anular a emissão e voltar a introduzir uma nova regularização.
De salientar que apagar uma regularização implica que irá apagar todas as letras emitidas pela mesma, incluindo os movimentos já realizados nas letras, ficando a informação no computador relativamente às c/c e tesouraria como estava antes de emitir a regularização e efetuar os movimentos nas letras. Se apagar uma regularização em que uma das suas letras emitidas já tenha sido reformada, o programa não apaga a nova letra criada a partir dessa reforma nem nenhum dos seus movimentos, tendo de abrir o ecrã respetivo (letras a receber) e apagar a nova letra que foi criada a partir da reforma.
Opções disponíveis no ecrã
No ecrã de Regularizações de letras a receber existem diversas opções:
Imprimir a ficha: Este ícone permite imprimir a ficha.
Processador de texto externo: Este ícone permite imprimir um texto num processador de texto externo.
Listagem das letras emitidas: Este botão permite observar uma listagem das letras emitidas pela regularização, identificadas pelo número da letra, qual a sua data de emissão e data de vencimento, o valor de cada letra, situação em que se encontra, nome do cliente, local de entrada na tesouraria e o valor regularizado.
Adicionar linha: Esta opção permite adicionar uma linha no documento.
Apagar linha: Esta opção permite apagar a linha selecionada no documento.
Selecionar movimentos a regularizar: Esta opção permite aceder ao ecrã onde poderão ser selecionados os movimentos da conta corrente do cliente (Faturas, Notas de Crédito, exceto movimentos referentes a devoluções de cheques). Para selecionar os movimentos a regularizar poderá proceder de diversas formas: A primeira maneira de escolher um ou vários movimentos individuais é clicando na coluna Introduzir, à esquerda de pago, ficando assim um visto dentro do respetivo quadrado. Outra maneira de executar uma seleção é clicar em Selecionar todos, assim irá escolher todos os movimentos existentes. A opção Selecionar por valor permite indicar o valor total que se pretende regularizar. A partir deste valor o programa irá selecionar os movimentos que poderão ser liquidados, começando pelos movimentos mais antigos. Para terminar basta clicar em Introduzir movimentos na regularização após definido o que está pago.
Introduzir letras a receber na regularização: Este botão permite introduzir na regularização as letras a receber, ou seja, criar novas letras a partir de outras já existentes (i.e. quando o cliente regulariza parte de uma letra e se deseja criar outra que será regularizada mais tarde).
Visualizar documento de origem: Esta opção permite visualizar o documento que deu origem ao movimento (linha selecionada). Se a linha selecionada tiver tido origem num documento de faturação, será apresentado um ecrã contendo o movimento de conta-corrente originado por esse documento de faturação. Se neste ecrã clicar de novo no botão poderá então visualizar o documento original. Quando o documento que consta na linha selecionada é uma letra, ao clicar no botão acede ao ecrã de letras a receber.