Criação de Autos

É possível criar Autos de Medição, Trabalhos a Mais e Trabalhos a Menos, para os orçamentos de Clientes ou Fornecedores.

Requisitos

Para criar Autos de Medição, Trabalhos a Mais e Trabalhos a Menos para os orçamentos de Clientes ou Fornecedores é necessário que a seguintes opções estejam ativas simultaneamente:

• Adjudicado

• Utiliza Autos de Medição: esta opção apenas é apresentado nos dossiers Internos de Orçamentos configurados com as tabelas Clientes ou Fornecedores;

• Emitir Auto: permite escolher o dossier que será criado para a emissão do auto (conforme os tipos de dossiers criados para o efeito em Configuração de Dossiers Internos). Poderá criar um dossier de Auto de Medição (para Clientes ou Fornecedores), um dossier de Trabalho a Mais (para Clientes ou Fornecedores), ou um dossier de Trabalho a Menos (para Clientes ou Fornecedores). Ao selecionar um dossier configurado com tabela Clientes, tal significa que apenas será possível efetuar medições para dossiers de orçamentos configurados com tabela Clientes. Ao selecionar um dossier (Auto de Medição, Trabalho a Mais, ou Trabalho a Menos) configurado com tabela Fornecedores, tal significa que apenas será possível efetuar medições para dossiers de orçamentos configurados com tabela Fornecedores.

• Data: selecionar a data com que ficarão os documentos emitidos. Sempre que forem emitidos documentos de faturação de Autos, a aplicação considera a data definida no parâmetro Data fechada nos docs. de faturação, compras, recibos, pagamentos, adiantamentos, processos e docs. de tesouraria, fazendo com que não seja possível emitir documentos de faturação anteriores a essa data.

• Faturar Auto: escolher o documento de faturação a ser criado aquando da emissão do Auto. Esta opção só se encontra disponível se a opção Efetuar a emissão automática de faturação estiver ativa. A opção Efetuar a emissão automática de faturação apenas aparece disponível quando em Emitir Auto for selecionado um dossier configurado com tabela Clientes (CL). Não é possível efetuar emissão automática de faturação das Medições de Orçamentos de Fornecedores (FL). Para emitir documentos de faturação, é também necessário existir acesso (Acessos de Faturação) para introduzir Documentos de Faturação. Ao usar a opção Efetuar a emissão automática de faturação para faturar um auto de medição, a faturação fica ligada ao auto de medição original.

• Processo: ao ser introduzido um determinado processo neste campo, apenas ficarão disponíveis para emissão de autos os orçamentos deste processo que estejam configurados com a mesma tabela do dossier a emitir (indicado em Emitir Auto). Além disso, apenas aparecem disponíveis os orçamentos que tenham as seguintes opções ativadas simultaneamente: Adjudicado; Utiliza Autos de Medição. Ao não ser introduzido nenhum processo, ficarão disponíveis para emissão de autos todos os orçamentos de todos os processos (desde que também tenham ativadas as opções referidas anteriormente).

• Sujeito a Revisão de Preços: esta opção encontra-se disponível caso exista o Módulo de Revisão de Preços. Ao ativar esta opção, é possível configurar os autos de medição emitidos para que estes fiquem sujeitos a revisão de preços. Se existir mais do que um plano de pagamentos para o orçamento a que o auto diz respeito, é apresentada uma mensagem para que seja associado logo o(s) auto(s) ao plano de pagamentos pretendido. Deverá ser escrita a versão do plano de pagamentos ou utilizado o ?, para que surja uma lista de planos de pagamentos disponíveis.

• Filtro de Dossiers: filtrar dossiers internos a visualizar na grelha.

De realçar que não é possível:

• emitir Documentos de Faturação associados a Dossiers Internos de Trabalhos a Menos.

• emitir Documentos de Faturação de valor superior ou igual a 1.000€ sem que estejam preenchidos o nome e a morada do cliente.

• avançar para o ecrã de Medições ao tentar emitir documentos de faturação configurados como Série de documentos de faturação fechada.

• eliminar um dossier do tipo Auto de Medição ou Trabalho a Mais, caso estes tenham sido faturados.

• retirar a adjudicação de um dossier do tipo Trabalho a Mais que já tenha sido faturado.

Se, após faturar um auto de medição, se pretender realizar uma nota de crédito, de forma a anular a fatura emitida na sua totalidade, a aplicação questiona sobre a atualização dos documentos de faturação que possam ter autos de medição associados. Ao ser respondido afirmativamente, a aplicação remove as ligações entre as faturas e os autos de medição, de forma a permitir que o auto de medição seja novamente faturado.

Botões e Navegação na Grelha de Orçamentos

Junto à grelha que apresenta os orçamentos para os quais poderão vir a ser emitidos Autos, existem vários botões que permitem:

• atualizar a grelha. Sempre que for alterado o campo Processo, o Filtro de Dossiers, ou que, em Emitir Auto, se mude de um dossier configurado com uma tabela para um que esteja configurado com outra tabela, será sempre necessário atualizar.

• realizar uma procura na grelha, por processo ou orçamento.

• abrir todos os nós da grelha.

• fechar todos os nós da grelha.

Junto à grelha existe ainda um campo que permite visualizar apenas os dossiers abertos (que não estejam fechados).

Ao selecionar na grelha um determinado orçamento, ficará disponível a página Linhas do dossier escolhido, onde poderão ser observadas todas as linhas desse orçamento.

Exemplo: na página Qual o dossier, seleciona-se um orçamento (o orçamento está selecionado quando estiver a azul, conforme o exemplo). Depois de selecionado o orçamento, poderão ser observadas as linhas do mesmo.

Autos de Medição

Depois de selecionado o Auto a emitir (Auto de Medição, Trabalho a Mais, ou Trabalhos a Menos) e o orçamento ou orçamentos para os quais se pretenda emitir o Auto escolhido, deverá abrir o ecrã Autos de Medição, onde serão inseridas as medições para cada orçamento selecionado.

Quando existem demasiados parâmetros ativos para os Autos de Medição, é apresentada uma mensagem indicando que, para ativar a funcionalidade de introduzir medições nos Autos de Medição, deverá ser desativado pelo menos "X" parâmetro(s) nos Parâmetros Gerais do Software, pasta Projetos, referentes aos Autos de Medição.

A introdução de autos a partir do processo admite mais um parâmetro do que a realizada através da opção de menu, uma vez que, nesta última, a introdução é efetuada para vários processos simultaneamente e, como tal, por esta via, tem obrigatoriamente mais uma coluna (a do processo, para os distinguir entre eles), admitindo, por isso, menos um parâmetro.

A grelha do ecrã de Autos de Medição é composta por várias colunas. As colunas que surgem a branco são destinadas à introdução dos valores das medições, enquanto as colunas a cinzento não podem ser alteradas, sendo apenas para consulta.

Quando, no início da medição, em Emitir Auto (no ecrã Emissão de Autos), for selecionado um dossier de Auto de Medição, aparecerão, no ecrã Emissão de Autos, todas as colunas visualizadas na imagem acima, exceto se estiver ativo o parâmetro Trabalhos a Mais são sempre lançados como Orçamentos por aprovar. Se este parâmetro estiver ativo, a coluna Trb+ não aparece neste ecrã, e todos os Trabalhos a Mais são criados como Orçamentos de Trabalhos a Mais (não adjudicados, sujeitos a aprovação) na coluna Orçamentar (+).

Quando, em Emitir Auto (no ecrã Emissão de Autos), for escolhida a opção de Auto de Medição, poderão vir a ser emitidos dossiers de Autos de Medição, Trabalhos a Mais e/ou Trabalhos a Menos, consoante as medições atinjam ou não o valor adjudicado.

Quando, no início da medição, em Emitir Auto (no ecrã Emissão de Autos), for selecionado um dossier de Trabalho a Mais, a coluna de Trabalho a Menos (Trb-) não aparecerá no ecrã Autos de Medição. Se estiver ativo o parâmetro Trabalhos a Mais são sempre lançados como Orçamentos por aprovar, a coluna Trb+ também não aparecerá neste ecrã, e todos os Trabalhos a Mais são criados como Orçamentos de Trabalhos a Mais (não adjudicados, sujeitos a aprovação) na coluna Orçamentar (+).

Quando, em Emitir Auto (no ecrã Emissão de Autos), for escolhida a opção de Trabalho a Mais, apenas poderão vir a ser emitidos dossiers de Trabalho a Mais.

Quando, no início da medição, em Emitir Auto (no ecrã Emissão de Autos), for selecionado um dossier de Trabalho a Menos, a coluna de Trabalho a Mais (Trb+) não aparecerá no ecrã Autos de Medição.

Quando, em Emitir Auto (no ecrã Emissão de Autos), for escolhida a opção de Trabalho a Menos, apenas poderão vir a ser emitidos dossiers de Trabalho a Menos.

Na grelha do ecrã Autos de Medição, existe uma coluna de Observações (Obs.). Quando esta coluna é preenchida, o seu conteúdo transita para os dossiers internos emitidos. Para que isto aconteça, os dossiers devem ter configurado, nos Campos das Linhas, o campo Observações 1.

Assim que for clicado o botão Gravar, são gerados os respetivos Dossiers Internos com as medições efetuadas, apresentando toda a hierarquia superior do item medido.

As seguintes colunas (apresentadas a cinzento) refletem a informação de medições anteriores:

• Trb-Ant (Trabalhos a menos anteriores): Esta coluna apresenta o somatório dos valores dos dossiers de Trabalho a Menos anteriormente emitidos.

• Trb+Ant (Trabalhos a mais anteriores): Esta coluna apresenta o somatório dos valores dos dossiers de Trabalho a Mais anteriormente emitidos. Estes trabalhos a mais são adjudicados e já foram medidos.

• Med.Ant (Medições Anteriores): Esta coluna apresenta o somatório dos valores das medições anteriormente efetuadas. A partir do momento em que o valor desta coluna atingir o valor da coluna Adjudicado, apenas poderão ser emitidos dossiers de Trabalho a Mais.

• Trb+n.Adj (Trabalhos a mais não adjudicados): Quando, na medição anterior, foi colocado um valor na coluna Orçamentar(+), na próxima medição, o valor surgirá na coluna Trb+n.Adj.

• Trb+Adj (Trabalhos a mais adjudicados): Ao ser adjudicado, ou seja, ao ser ativada a opção Adjudicado da página de processo do dossier, o valor que se encontrava na coluna Trb+n.Adj passará para a coluna Trb+Adj. Uma vez que os valores desta coluna aumentam a quantidade adjudicada, aumenta também a quantidade disponível para medição.

As colunas Medição e Orçamentar(+) são utilizadas para a introdução dos valores das medições.

Medição

• Quando, no início da medição, em Emitir Auto (no ecrã Emissão de Autos), for selecionado um dossier do tipo Auto de Medição, ao ser colocado um valor na coluna Medição, sucederá o seguinte:

  • Se a soma do valor introduzido na coluna Medição com o valor de Med. Ant. for inferior ao valor que se encontra na coluna Adjudicado, ao gravar, será criado um dossier de Auto de Medição.

  • Se a soma do valor introduzido na coluna Medição com o valor de Med. Ant. for superior ao valor que se encontra na coluna Adjudicado, o valor da diferença será colocado na coluna Trb+. Ao gravar, será criado um dossier de Trabalho a Mais.

  • Se a soma do valor introduzido na coluna Medição com o valor de Med. Ant. for superior ao valor que se encontra na coluna Adjudicado, e estiver ativo o parâmetro Trabalhos a Mais são sempre lançados como Orçamentos por aprovar, o valor da diferença será colocado na coluna Orçamentar(+). Ao gravar, será criado um dossier de Trabalho a Mais (Orçamento de Trabalho a Mais, não adjudicado).

  • Se o valor introduzido na coluna Medição for negativo, ao gravar, será criado um dossier de Trabalho a Menos. Apenas é possível a emissão de Trabalhos a Menos enquanto a quantidade adjudicada não estiver totalmente medida.

• Quando, no início da medição, em Emitir Auto (no ecrã Emissão de Autos), for selecionado um dossier do tipo Trabalho a Mais, ao ser colocado um valor na coluna Medição, ao gravar, será emitido um dossier de Trabalho a Mais, com o valor da medição introduzida.

• Quando, no início da medição, em Emitir Auto (no ecrã Emissão de Autos), for selecionado um dossier do tipo Trabalho a Menos, ao ser colocado um valor negativo na coluna Medição, ao gravar, será emitido um dossier de Trabalho a Menos, com o valor da medição introduzida. Apenas é possível a emissão de Trabalhos a Menos enquanto a quantidade adjudicada não estiver totalmente medida.

Orçamentar(+)

Quando, no início da medição, em Emitir Auto (no ecrã Emissão de Autos), for selecionado um dossier do tipo Auto de Medição, ou do tipo Trabalho a Mais, ao ser colocado um valor na coluna Orçamentar(+), ao gravar, será criado um dossier de Trabalho a Mais (Orçamento de Trabalho a Mais, não adjudicado), com a seguinte opção ativa: Só orçamento de Trabalho a Mais.

As seguintes colunas refletem o resultado das medições introduzidas:

• Trb- (Trabalhos a menos): Nesta coluna, surgem os valores de Trabalhos a Menos de uma determinada medição.

  • Quando, no início da medição, em Emitir Auto (no ecrã Emissão de Autos), for escolhido um dossier de Trabalho a Menos, ou Auto de Medição, deverá ser colocado o valor total do Trabalho a Menos na coluna Medição. Este valor terá de ser negativo, caso contrário o campo será limpo.

  • Só é possível emitir dossiers de Trabalhos a Menos enquanto a quantidade adjudicada ainda não estiver totalmente medida.

• Trb+ (Trabalhos a mais): Nesta coluna, surgem os valores de Trabalhos a Mais de uma determinada medição.

  • Quando, no início da medição, em Emitir Auto (no ecrã Emissão de Autos), for escolhido um dossier de Trabalho a Mais, deverá ser colocado o valor total do Trabalho a Mais na coluna Medição. Quando um Trabalho a Mais é lançado desta forma, o valor colocado na coluna Medição corresponderá ao valor total do Trabalho a Mais emitido, mesmo que a soma do valor das Med.Ant com o valor da medição introduzida seja inferior ao valor adjudicado.

  • Quando, no início da medição, em Emitir Auto (no ecrã Emissão de Autos), for escolhido um dossier de Auto de Medição, deverá ser colocado o valor total da medição na coluna respetiva. Se a soma do valor da medição introduzida com o valor de Med. Ant. for superior ao valor que se encontra na coluna Adjudicado, o valor dessa diferença será colocado na coluna Trb+ (se o parâmetro Trabalhos a Mais são sempre lançados como Orçamentos por aprovar estiver inativo).

Nota: Ao ser emitido um Auto de Medição, ou um Trabalho a Mais (Adjudicado), para um determinado Orçamento, é automaticamente atualizada a Quantidade 2 (previsional) desse orçamento, refletindo as medições efetuadas. Para que se verifique este funcionamento, é necessário definir um nome para o campo Quantidade 2 (previsional), na Configuração do Dossier Interno do Orçamento. As quantidades medidas de um determinado Orçamento, através da emissão de um Orçamento de Trabalho a Mais ou de um Trabalhos a Menos, não são refletidas na Quantidade 2 (previsional) dos Orçamentos.

Depois de emitido um Trabalho a Mais, caso seja transformado num Orçamento de Trabalho a Mais, ou vice-versa, a Quantidade 2 (previsional) do orçamento é atualizada.

É possível, depois de criado um Auto de Medição, consultá-lo ou alterá-lo através da opção Consultar/Alterar medições deste documento. Esta opção permite consultar ou alterar o último documento de Auto de Medição efetuado, assim como os respetivos documentos criados através dessa medição.

Emissão de Autos

Para que, no ecrã de Emissão de Autos, existam as opções de emissão (Auto de Medição, Trabalho a Mais e Trabalho a Menos), é necessário realizar a respetiva configuração destes dossiers internos:

Auto de Medição

• Utiliza a tabela de Clientes ou Fornecedores:

  • Cria-se um dossier de Auto de Medição com tabela de Clientes, para medições de Orçamentos de Clientes.

  • Cria-se um dossier de Auto de Medição com tabela de Fornecedores, para medições de Orçamentos de Fornecedores.

Na página Processos:

• Deverá ser ativada a opção É um dossier de Auto de Medição.

• Na opção Dossier interno a utilizar como Trabalho a Mais na emissão, deverá ser indicado o dossier a utilizar para a emissão de Trabalhos a Mais (o dossier aqui selecionado deverá estar configurado com a mesma tabela — Clientes ou Fornecedores — que o próprio Auto de Medição).

• Na opção Dossier interno a utilizar como Trabalho a Menos na emissão, deverá ser indicado o dossier a utilizar para a emissão de Trabalhos a Menos (o dossier aqui selecionado deverá estar configurado com a mesma tabela — Clientes ou Fornecedores — que o próprio Auto de Medição).

Trabalhos a Mais

• Utiliza a tabela de Clientes ou Fornecedores:

  • Cria-se um dossier de Trabalhos a Mais com tabela de Clientes, para medições de Orçamentos de Clientes.

  • Cria-se um dossier de Trabalhos a Mais com tabela de Fornecedores, para medições de Orçamentos de Fornecedores.

Na página Processos:

• Deverá ser ativada a opção É um dossier de Trabalhos a Mais.

• Na opção Documento de faturação a utilizar na emissão, deverá ser indicado o documento de faturação a utilizar.

Trabalhos a Menos

• Utiliza a tabela de Clientes ou Fornecedores:

  • Cria-se um dossier de Trabalhos a Menos com base de dados de Clientes, para medições de Orçamentos de Clientes.

  • Cria-se um dossier de Trabalhos a Menos com base de dados de Fornecedores, para medições de Orçamentos de Fornecedores.

Na página Processos:

• Deverá ser ativada a opção É um dossier de Trabalhos a Menos.

Para mais informações acerca destas configurações, deverão ser consultadas as Configurações de Dossiers Internos (módulo Medição), necessárias para o funcionamento do Módulo Medição.

Nota: Poderão ser efetuadas medições por Item/capítulo em Valor (Medições em Valor e Percentagem) e em percentagem.

Opções Disponíveis no Ecrã de Criação de Autos

• Exportar a listagem para um ficheiro: Esta opção permite exportar a listagem dos valores inseridos no auto de medição em causa.

• Importar medições a partir de um ficheiro externo: Esta opção apenas se encontra disponível se o documento tiver a coluna Item. Esta opção permite importar valores de um ficheiro externo, associados a um Item.

Estrutura do Ficheiro a Importar

Nota: O campo Item é obrigatório e deverá existir correspondência entre o valor do campo Item a importar e o valor do campo Item do documento. Qualquer um dos outros campos é facultativo, sendo que, se existir mais do que um e estiverem preenchidos na mesma linha, apenas é atualizado um valor por linha, correspondente ao primeiro preenchido, tendo em conta a seguinte ordem: QTTNEW; VALNEW; PERCNEW.

Se existirem Itens repetidos no mesmo ficheiro de importação, o valor atualizado será o do último desse ficheiro. Caso esteja a ser importado um ficheiro ASCII, o mesmo não deverá conter linhas em branco.