Para que os Dossiers Internos específicos do Módulo Projeto possam ser utilizados, deverão ser previamente configurados.
Um dossier que esteja configurado como Orçamento ou Consulta de Pedido de Preços surgirá com uma página denominada Processos (ou nome definido em Parâmetros).
Dossier de Orçamento
Neste dossier, cria-se todo o articulado de um orçamento associado a um determinado processo.
Ao introduzir uma referência num dossier interno de Orçamentos configurado com a opção Permite introduzir descrição técnica ou completa no dossier, ao copiar para o dossier a descrição para documentos ou a descrição técnica da referência introduzida, a mesma será inserida na coluna do dossier referente à descrição do Item.
Não existe a possibilidade de eliminar um Dossier de Orçamento que possua documentos associados, tais como:
Condições de Pagamento do Orçamento
Custos de Orçamentos
Autos de medição associados (apenas se possuir o Medição)
Documentos de compra ou faturação (caso o orçamento já tenha sido faturado, ou já tenha sido emitida uma compra)
Nas linhas dos dossiers de Orçamento existem os seguintes campos:
Usa Margem Comercial: Este campo indica se utiliza a margem comercial na linha em vez da margem definida no cabeçalho.
Margem Comercial: Este campo serve para definir a margem comercial na linha.
Ao alterar algum destes campos na linha do Orçamento, as margens dessa linha são recalculadas.
Processo
Na página Processo (ou nome definido em Parâmetros) de um dossier de Orçamento, aparecem disponíveis os seguintes campos e grelhas:
Processo (ou nome definido em parâmetros): Neste campo é indicado o Processo ao qual o orçamento se encontra associado. O botão permite observar os processos já existentes e selecionar um deles. Ao introduzir ou alterar um Dossier de Custos Reais, ao preencher o campo Processo, serão preenchidos os campos do dossier Centro Analítico (da página Outros Dados) e Refª. Interna (da Página Principal) com os valores existentes em Processos (esta situação apenas se verifica caso estes campos ainda não possuam valores).
(Sub)Processo (ou nome definido em parâmetros): Neste campo é indicado o (Sub)Processo ao qual o orçamento se encontra associado. Este campo não é de preenchimento obrigatório. Se o campo Processo estiver preenchido, o botão permite observar todos os tipos de (Sub) Processo associados ao processo definido, que estejam introduzidos em dossiers internos configurados como É um dossier de Orçamentos. Se o campo Processo não estiver preenchido, esse botão permite observar todos os tipos de (Sub) Processo que estejam introduzidos em dossiers internos configurados como É um dossier de Orçamentos.
Adjudicado: Se o orçamento estiver adjudicado, este campo aparece ativo. Apenas os Orçamentos adjudicados são tidos em conta para os Cronogramas Financeiros (apenas disponíveis quando se possui o Módulo de Controlo) e para o Mapa de Necessidades (apenas disponível quando se possui o Módulo de Planeamento). À semelhança da impossibilidade de eliminar um orçamento que possua documentos associados, também não existe a possibilidade de inativar o campo Adjudicado de um orçamento que possua documentos associados. Se um determinado dossier de Orçamento já possuir tarefas planeadas, não será permitido desativar nesse Orçamento a opção Adjudicado. Para desativar esta opção, deverá primeiro eliminar as tarefas planeadas para o orçamento.
Permite Planear: Esta opção permite definir que o Orçamento poderá ser planeado (mesmo que não esteja adjudicado). Esta opção apenas aparece disponível quando se possui o Módulo de Planeamento e quando o Orçamento não está adjudicado, pois quando um Orçamento está adjudicado aparece logo disponível para ser planeado (no ecrã de Constituição da Tabela Planeamento de Processos). Se um determinado dossier de Orçamento já possuir tarefas planeadas, não será permitido desativar nesse Orçamento a opção Permite planear. Para desativar esta opção, deverá primeiro eliminar as tarefas planeadas para o orçamento. Apesar de se poderem planear Orçamentos não adjudicados, continuam a ser apenas os Orçamentos adjudicados a ser tidos em conta para os cálculos dos Cronogramas Financeiros e do Mapa de Necessidades.
Utiliza Autos de Medição: Esta opção apenas aparece disponível se possuir o Medição e apenas nos Orçamentos configurados para utilizar a tabela de CL – Clientes ou de FL – Fornecedores. Só será possível a emissão de Autos (Autos de Medição, Trabalhos a Mais e Trabalhos a Menos) para os orçamentos que tiverem esta opção ativa. Este campo tem uma utilidade adicional caso se possua o Cronogramas Financeiros, pois serão os Orçamentos Adjudicados de Clientes que utilizem Autos de Medição que serão tidos em conta para o Cronograma Previsto Receber. Ao ativar num dossier de orçamento a opção Utiliza Autos de Medição, ficam disponíveis os campos Periodicidade (Dias / Mensal) e Prazo de Vencimento em dias. O campo Periodicidade (Dias / Mensal) é de preenchimento obrigatório, pois é com base no valor indicado neste campo que será calculada a periodicidade da previsão de recebimentos de um determinado Processo, através do Cronograma Previsto Receber (apenas disponível se possuir o Módulo de Controlo). É a Periodicidade que definirá a distribuição temporal dos valores do orçamento no Cronograma Previsto Receber. Por exemplo:
Supondo um orçamento que Utiliza Autos de Medição, com uma Periodicidade de 10 Dias: significa que, de 10 em 10 dias, a partir da data inicial do orçamento até à data final do orçamento, será previsto receber a totalidade do valor do orçamento.
Supondo um orçamento que Utiliza Autos de Medição, com uma Periodicidade de 25 Mensal: significa que será previsto receber a totalidade do valor do orçamento, distribuído por todos os dias 25 compreendidos entre a data inicial e a data final do orçamento.
Margem de Comercialização: Neste campo define-se a Margem Comercial a aplicar à totalidade do orçamento. Por defeito, neste campo aparece o valor definido no parâmetro. Apenas nos dossiers de orçamentos é possível introduzir e alterar a margem de comercialização. Nos dossiers de Autos de Medição, Trabalhos a Mais e Trabalhos a Menos, este campo apenas está disponível para consulta. Caso o valor da Margem Comercial seja alterado no documento de origem (dossier de Orçamento), esta alteração não se reflete nos dossiers de Autos de Medição, Trabalhos a Mais e Trabalhos a Menos já introduzidos; ou seja, nestes dossiers, a margem comercial é a definida no documento de origem no momento em que estes são introduzidos.
Reorçamentos subsequentes deste documento: Este campo apenas está disponível em Dossiers Internos de Orçamentos que tenham Reorçamentos associados e em Dossiers Internos de Reorçamentos. Se, no Dossier Interno de Orçamento, clicar no botão lista, são apresentados todos os Reorçamentos criados a partir do Orçamento em questão (se selecionar um registo e clicar em OK, a aplicação navega para o respetivo Reorçamento). Se, no Dossier Interno de Reorçamento, clicar no botão lista, são apresentados todos os Reorçamentos subsequentes, ou seja, os Reorçamentos com data igual ou superior ao corrente Reorçamento (se selecionar um registo e clicar em OK, a aplicação navega para o respetivo Reorçamento).
Versão: Este campo está disponível em Dossiers Internos de Orçamentos e em Dossiers Internos de Reorçamentos e deverá ser preenchido com a versão do Orçamento/Reorçamento. Atenção: ao copiar um Orçamento para um Reorçamento, o conteúdo deste campo não é copiado.
Ligações entre Orçamentos e Reorçamentos
Esta zona está disponível em Dossiers Internos de Orçamentos que tenham Reorçamentos associados e em Dossiers Internos de Reorçamentos, disponibilizando informação relativa às ligações entre o Orçamento e o(s) Reorçamento(s) e vice-versa. Nesta zona estão disponíveis os seguintes textos:
Este documento é um reorçamento do Orçamento Nº XX de DD/MM/AAAA, versão: YYY: Este texto apenas está disponível no Reorçamento e indica o Orçamento ao qual o Reorçamento em causa está associado (ao efetuar duplo clique sobre este texto, a aplicação navega para o respetivo Orçamento). XX é o número do Orçamento, DD/MM/AAAA é a data do Orçamento e YYY é a versão do Orçamento.
Último reorçamento associado: ReOrçamento nº XX, de DD/MM/AAAA, versão: YYY: Este texto está disponível no Orçamento e no Reorçamento e indica qual o Reorçamento mais recente do Orçamento em questão (ao efetuar duplo clique sobre este texto, a aplicação navega para o respetivo Reorçamento). XX é o número do Reorçamento, DD/MM/AAAA é a data do Reorçamento e YYY é a versão do Reorçamento.
Nota: O campo Reorçamentos subsequentes deste documento e a zona Ligações entre Orçamentos e Reorçamentos apenas estão visíveis em Reorçamentos criados a partir da introdução direta no ecrã de Dossiers Internos do tipo Reorçamento e a partir da opção diversa Copiar para outro Dossier no ecrã de Dossiers Internos do tipo Orçamento.
Encargos
Nesta grelha são indicados os encargos fixos ou percentuais que serão imputados ao Orçamento.
Ao clicar neste botão, é aberto o ecrã Encargos de Orçamento – Introduzindo..., onde poderá ser criado um encargo específico para este dossier. Cada encargo deverá ter uma Descrição e um Tipo de encargo, sendo este último definido de forma personalizada. O campo Valor serve para introduzir o valor do encargo, no caso de ser um valor fixo. Caso contrário, é possível definir o Valor (%) (um valor em percentagem).
Ao clicar neste botão, é eliminado o encargo que estiver selecionado.
Ao clicar neste botão, procede-se à consulta do encargo que estiver selecionado.
Aquando da introdução do encargo no Orçamento, é possível copiar esse encargo diretamente da tabela de Encargos gerais de orçamentos. Através desta opção, será pedida a referência e o tipo de encargo. O não preenchimento de qualquer dos campos representa pedir todos os registos.
Depois de introduzir ou alterar um encargo num Orçamento, é necessário proceder ao recálculo do mesmo, através das Opções no menu das linhas de dossiers internos.
Condições de Pagamento
Nesta grelha são indicadas as condições de pagamento associadas ao orçamento: adjudicação, garantia e pagamentos normais. Para mais informações, consultar Condições de Pagamento do Orçamento.
Impressão dos Encargos Gerais de Orçamentos e das Condições de Pagamento
Para que os Encargos Gerais de Orçamentos e as Condições de Pagamento possam ser impressos, deverá configurar o IDU do dossier de Orçamento, com os seguintes campos de cabeçalho:
Euros: Encargos do Orçamento (apresenta valores em Euros), ou Encargos do Orçamento (apresenta valores em Escudos)
Euros: Pagamentos do Orçamento (apresenta valores em Euros), ou Pagamentos do Orçamento (apresenta valores em Escudos)
Ao imprimir um IDU de um dossier de Orçamento configurado com o campo referente aos Encargos Gerais do Orçamento, é apresentada a seguinte informação correspondente:
Descrição, Tipo, Valor/Percentagem
Ao imprimir um IDU de um dossier de Orçamento configurado com o campo referente às Condições de Pagamento do Orçamento, é apresentada a seguinte informação correspondente:
Descrição, Tipo, Valor/Percentagem/Data Emissão, Se emitido
Nota: Ao configurar o IDU de um dossier de Orçamento com um destes campos, deverá aumentar o campo (quer na horizontal, quer na vertical) para se poder observar a totalidade da informação. Para que os dados destes campos surjam no IDU de forma alinhada (no que se refere às colunas), é aconselhável utilizar nestes campos o tipo de letra Courier.
Dossier de Consulta de Preços
Através deste dossier serão efetuados os Pedidos de Preços a Fornecedores, bem como a Atribuição / Consulta de Preços.
Ao introduzir uma referência num dossier interno de Consulta de Preços do tipo Subempreitadas, configurado com a opção Permite introduzir descrição técnica ou completa no dossier, ao copiar para o dossier a descrição para documentos ou a descrição técnica da referência introduzida, a mesma será inserida na coluna do dossier referente à descrição do Item.
Ao introduzir uma referência num dossier interno de Consulta de Preços do tipo Materiais e Serviços, configurado com a opção Permite introduzir descrição técnica ou completa no dossier, ao copiar para o dossier a descrição para documentos ou a descrição técnica da referência introduzida, a mesma será inserida na coluna do dossier referente à descrição geral da referência.
Na página Processo de um dossier de Consulta de Preços, aparecem disponíveis os seguintes campos:
Processo (ou nome definido em parâmetros): Neste campo é indicado o Processo ao qual o orçamento se encontra associado. O botão permite observar os processos já existentes e selecionar um deles. Ao introduzir ou alterar um Dossier de Consulta de Preços, ao preencher o campo Processo, serão preenchidos os campos do dossier Centro Analítico (da página Outros Dados) e Refª. Interna (da Página Principal) com os valores existentes em Processos (esta situação apenas se verifica caso estes campos ainda não possuam valores).
(Sub)Processo (ou nome definido em parâmetros): Neste campo é indicado o (Sub)Processo ao qual o orçamento se encontra associado. Se o campo Processo estiver preenchido, o botão permite observar todos os tipos de (Sub) Processo associados ao processo definido, que estejam introduzidos em dossiers internos configurados como É um dossier de Orçamentos. Se o campo Processo não estiver preenchido, esse botão permite observar todos os tipos de (Sub) Processo que estejam introduzidos em dossiers internos configurados como É um dossier de Orçamentos.
Nota: Os campos Processo e (Sub)Processo não são preenchidos quando o Pedido de Preços é efetuado a mais que um Processo.
Pedido de Preços: Neste campo surge o nome do Pedido de Preços que deu origem à criação deste Dossier de Pedido de Preços.
Tipo de Pedido de Preços: Um Pedido de Preços criado pelo Assistente de Pedido de Preços poderá ser referente a Materiais e Serviços ou Subempreitadas. Neste campo surge o tipo do Pedido de Preços que deu origem à criação deste Dossier de Pedido de Preços.
Dossier de Custos Reais
Os dossiers de Custos de Orçamentos têm como objetivo a imputação direta de custos a um determinado Processo.
Na página Processo de um dossier de Custos Reais, aparecem disponíveis os seguintes campos:
Processo (ou nome definido em parâmetros): Neste campo é indicado o Processo ao qual o orçamento se encontra associado. O botão permite observar os processos já existentes e selecionar um deles. Ao introduzir ou alterar um Dossier de Consulta de Preços, ao preencher o campo Processo, serão preenchidos os campos do dossier Centro Analítico (da página Outros Dados) e Refª. Interna (da Página Principal) com os valores existentes em Processos (esta situação apenas se verifica caso estes campos ainda não possuam valores).
(Sub)Processo (ou nome definido em parâmetros): Neste campo é indicado o (Sub)Processo ao qual o orçamento se encontra associado. Se o campo Processo estiver preenchido, o botão permite observar todos os tipos de (Sub) Processo associados ao processo definido, que estejam introduzidos em dossiers internos configurados como É um dossier de Orçamentos. Se o campo Processo não estiver preenchido, esse botão permite observar todos os tipos de (Sub) Processo que estejam introduzidos em dossiers internos configurados como É um dossier de Orçamentos.
Configurações
Na configuração de dossiers internos, é possível criar os dossiers necessários ao funcionamento do Módulo de Orçamentação. Possuindo o Módulo de Orçamentação, passa a existir no ecrã de Configuração de Dossiers Internos uma página denominada Processos (ou o nome definido no parâmetro).
É um dossier de Pedido de Preços: Esta opção está disponível se o dossier em questão utilizar a tabela de Fornecedores (FL). Ao ativar este campo, o dossier fica configurado para ser utilizado como um dossier de Pedido de Preços a Fornecedores.
Documento a utilizar na emissão das encomendas: Esta opção está disponível se o dossier em questão utilizar a tabela de Fornecedores (FL) e se o dossier estiver configurado como sendo um dossier de Pedido de Preços. Este campo permite indicar qual o documento a emitir aquando da consulta do pedido de preços.
É um dossier de Custos de Orçamentos (Custos de Orçamentos): Esta opção está disponível se o dossier em questão utilizar a tabela de Clientes (CL) ou Fornecedores (FL) ou Entidades (AG) ou Contactos (EM). Ao ativar este campo, o dossier fica configurado como sendo um Dossier de Custos de Orçamentos, no qual poderão ser atribuídos custos às linhas de orçamentos. Se a tabela utilizada no dossier for de Clientes (CL), Entidades (AG) ou Contactos (EM), a coluna Preço Real deverá estar configurada para Valor e, na página Integração, na opção Preço utilizado para pr. unitário, deverá estar escolhida a opção de preço de custo pretendida.
Retira custos ao dossier de Custos de Orçamentos: Esta opção está disponível se o dossier em questão utilizar a tabela de Clientes (CL) ou Fornecedores (FL) ou Entidades (AG) ou Contactos (EM) e se o dossier estiver configurado como sendo um dossier de Custos de Orçamentos. Ao ativar esta opção, é possível efetuar o lançamento de dossiers, sendo esses custos subtraídos aos documentos de custos de orçamentos.
É um Dossier de Orçamentos: Esta opção está disponível se o dossier em questão utilizar a tabela de Clientes (CL) ou Fornecedores (FL) ou Entidades (AG) ou Contactos (EM). Ao ativar esta opção, o dossier fica definido como um Orçamento.
É um dossier apenas ligado a Processos (ou o nome definido no parâmetro): Esta opção está disponível se o dossier em questão utilizar a tabela de Clientes (CL) ou Fornecedores (FL) ou Entidades (AG) ou Contactos (EM). Esta opção liga este dossier ao ficheiro de processos, para que possa ser introduzido/consultado pelo ecrã de processos.
Se copia os componentes da referência para a estrutura de custos do Item: Esta opção está disponível se o respetivo parâmetro estiver ativo, se o dossier em questão utilizar a tabela de Clientes (CL) ou Fornecedores (FL) ou Entidades (AG) ou Contactos (EM), e se as opções É um dossier de Pedidos de Preços e É um dossier de Custos de Orçamentos estiverem inativas. Quando ativa, esta opção permite lançar, nas linhas do dossier, uma referência de um produto composto e lançar automaticamente essa estrutura na coluna Est. Custos.
Permite manter os encargos da linha: Esta opção está disponível se o dossier em questão utilizar a tabela de Clientes (CL) ou Fornecedores (FL) ou Entidades (AG) ou Contactos (EM) e se o dossier estiver configurado como sendo um dossier de Orçamentos. Ao ativar esta opção, é criada a opção Mantém encargo nas linhas de um dossier de orçamentos, de forma a poder definir-se para que linhas serão recalculados os encargos de todo o orçamento.
É um dossier de Reorçamento: Esta opção está disponível se o dossier em questão estiver configurado como É um dossier de Orçamentos. Ao ativar esta opção, o dossier fica definido como um Reorçamento, o que faz com que, na grelha do respetivo dossier, estejam disponíveis colunas com os valores referentes ao Orçamento e às diferenças entre o Reorçamento e o Orçamento (em valor e %). Uma vez que poderão existir itens no Orçamento com estrutura de custo, também este ecrã, e o ecrã de edição de toda a estrutura de custo, mostram as quantidades e diferenças entre o Orçamento e o Reorçamento (em valor e %), bem como os campos referentes às diferenças da linha do dossier. Estas colunas são apenas de leitura e são atualizadas quando são alterados alguns dos respetivos campos no Reorçamento ou na Estrutura de Custo do Reorçamento. Estes campos não aparecem em Mapas Definidos e Filtros, por se tratarem de campos virtuais. Para criar um Reorçamento, deverá clicar-se no botão de introduzir um novo registo, o que abre automaticamente o ecrã de cópia de Dossiers Internos, onde deverá ser selecionado o Orçamento pretendido e clicado em Copiar só o dossier escolhido. Desta forma, o Orçamento pretendido é copiado para o Reorçamento, fazendo com que os dois Dossiers sejam exatamente iguais, à exceção das colunas que apresentam os valores do Reorçamento e os valores das diferenças entre o Reorçamento e o Orçamento. Nota: Se, depois de criado o Reorçamento, o Orçamento for alterado, será emitido um aviso de que já existe Reorçamento para o Orçamento em causa. As alterações efetuadas no Orçamento não serão atualizadas no Reorçamento.
As margens no documento são calculadas sobre: Esta opção está disponível se o dossier em questão utilizar a tabela de Clientes (CL) ou Fornecedores (FL) ou Entidades (AG) ou Contactos (EM) e se o dossier estiver configurado como sendo um dossier de Orçamentos. Esta opção permite alterar a fórmula de cálculo do valor unitário da venda. Poderão ser selecionadas duas fórmulas de cálculo, Preço de Venda e Preço de Custo, sendo efetuados, com base na opção escolhida, os seguintes cálculos:
Preço de Venda: Valor = Preço de Custo / (1 − (Margem de comercialização / 100))
Preço de Custo: Valor = Preço de Custo × ((Margem de comercialização / 100) + 1)
Nota: Se pretendido, poderá ser consultado um conjunto de exemplos em Exemplos D. Internos a utilizar com o Módulo de Orçamentação.