Enquadramento
No Módulo de Contabilidade existe a possibilidade de se visualizar duas datas distintas, são elas a Data Fiscal (contabilística) e a Data Civil (Calendário).
Estas datas encontram-se:
Em todas as análises de Contabilidade que permitem definir o período por mês ou por data (entre datas), estão disponíveis controlos que permitem definir esses períodos quer pela data fiscal, quer pela data civil.
Em todas as integrações na Contabilidade, a data dos movimentos contabilísticos é também definida dessa forma (no caso das integrações, a definição dos períodos dos documentos a integrar continua a corresponder às datas reais).
Nos documentos/movimentos contabilísticos e movimentos da contabilidade orçamental, que pode ser observada / alterada quer via data fiscal, quer via data civil.
O funcionamento destas datas é conforme o Parâmetro (Nº do 1º mês (calendário) da contabilidade (verificar totais dos movimentos).
Parâmetro igual a 1
Caso o parâmetro seja igual a 1, significa que a data fiscal e data civil são iguais. Logo não existe qualquer alteração no funcionamento do módulo de contabilidade.
Parâmetro diferente de 1
Caso o parâmetro seja diferente de 1, tal significa que o ano contabilístico é diferente do ano civil. Para que tudo funcione correctamente terá que alterar alguns parâmetros.
Exemplo: Caso o Ano Contabilístico inicie a sua actividade no mês de Abril, terá que proceder ás seguintes parametrizações:
Nº do 1º mês (de calendário) da contabilidade (verificar totais dos movimentos) = 4, pois o 1º mês da contabilidade será o mês de abril.
Nome do mês 00 (até 16): O mês 00 e do mês 13 ao mês 16 mantêm os mesmos nomes, as alterações serão efectuadas nos meses de 1 a 12. No exemplo apresentado o ano contabilístico inicia-se em Abril, como tal terá que se proceder á seguinte alteração:
Nome do mês 01 = Abril
Nome do mês 02 = Maio
Nome do mês 03 = Junho
Nome do mês 04 = Julho
Nome do mês 05 = Agosto
Nome do mês 06 = Setembro
Nome do mês 07 = Outubro
Nome do mês 08 = Novembro
Nome do mês 09 = Dezembro
Nome do mês 10 = Janeiro
Nome do mês 11 = Fevereiro
Nome do mês 12 = Março
Após definidas as parametrizações necessárias, consoante a actividade poderá iniciar a utilização do módulo de contabilidade. Permitindo assim a introdução de documentos contabilísticos com data fiscal (01.01.2003 a 31.12.2003) diferente da data civil (01.Abril.2003 a 31.Março.2004).
Conforme o exemplo indicado acima, ou seja, o ano contabilístico inicia-se em Abril.
Introdução de documentos e movimentos
No ecrã de introdução de movimentos em documentos contabilísticos, basta introduzir apenas uma das datas pois será efetuada a conversão correspondente na outra data, consoante o parâmetro.
O prefixo do nº de lançamento é igual ao mês da data fiscal. Porque o parâmetro Se a numeração dos diários é mensal, a numeração é precedida pelo mês encontra-se ativo.
No ecrã de Contabilidade Constituição da Tabela de Contabilidade Orçamental o procedimento é idêntico.
De seguida, é descrito o comportamento em determinados campos e integrações:
Análises
Nas análises além de existir a data fiscal e civil, existe também o campo mês.
Campo Mês
Este campo é composto da seguinte forma P03-Junho 2003, significa que o 3º mês fiscal corresponde ao mês de Junho de 2003 do ano civil.
Campos de datas
Por exemplo: Nas Análises de Diários, visualizar uma listagem entre as seguintes datas.
Data Fiscal Inicial = 31.02.2003?????, como é possível retirar-se uma análise no dia 31 do mês de Fevereiro???? Pois bem o mês 02, é um mês contabilístico que corresponde ao mês de Maio do ano civil, o mês de Maio tem 31 dias, logo é possível retirar uma análise a partir do dia 31 do mês 02 da contabilidade.
Caso a data fiscal fosse 31.08.2003, seria possível?? Não. Pois o mês 08 da Contabilidade (fiscal) corresponde ao mês de Novembro do ano civil e este mês apenas tem 30 dias, logo não é possível visualizar uma análise a partir deste dia.
Integrações
A data inicial e final que se coloca nas integrações é sempre a data real do documento, ou seja, a data civil.
A opção usa a data do documento original para a data na contabilidade
Caso esteja ativa – Irá utilizar a data interna do documento convertendo-a para a data fiscal correspondente (consoante o parâmetro do mês).
Caso esteja inativa – terá em conta com a data fiscal do movimento que se encontra no respectivo campo.
Para as integrações que não têm esta opção, nomeadamente, pagamentos a vendedores, recibos de vencimento....., têm sempre em consideração com a Data do Movimento que se encontra preenchida no respectivo campo.
Listas das Integrações
Na listagem com os documentos integrados e os seus totais, aparece a data original do documento, ou seja, a data civil.
Na listagem com os documentos e movimentos criados, aparece a data fiscal do documento.
Após a integração efectuada, o movimento fica registado nos documentos contabilístico com a data civil e fiscal correspondente. No documento original, ou seja, se efectuar a integração de uma factura, depois da integração, no documento de facturação (no módulo de Gestão) a opção Contabilizado ficará ativa, ao efetuar o clique direito sobre o campo visualizará os dados da contabilização, nomeadamente a data fiscal e nº de lançamento do documento contabilístico.