É possível comunicar à AT via Web Service os documentos de faturação, documentos de conferência e recibos de IVA de caixa.
Caso no momento da criação do documento tenha existido algum problema e o mesmo não tenha sido comunicado ou caso a empresa pretenda comunicar os documentos apenas a partir do monitor, poderá realizá-lo a partir da web no Monitor de Comunicação de Documentos via webservice à AT.
A comunicação e apresentação do monitor no menu depende das seguintes configurações:
PHC ON ativo;
Acesso ao package Gestão;
Configuração do parâmetro Método de envio de Facturas Emitidas do módulo Documentos Eletrónicos como Webservice.
Comunicação de Documentos
É obrigatório comunicar os seguintes documentos:
Documentos de faturação;
Adiantamentos de clientes;
Documentos de conferência (Working documents);
Recibos de IVA de caixa (Payments).
Os documentos podem assumir os estados Normal, Anulado e Faturado (exclusivo para documentos de conferência)
Para que a comunicação via webservice destes documentos ocorra com sucesso, é necessário efetuar as seguintes configurações:
Data de início da comunicação de documentos de conferência e recibos: permite definir a data em que começam a ser comunicados os documentos de conferência e os recibos de IVA de Caixa via Web Service à AT. Por defeito, a data é preenchida com 01/01/2023.
Envia apenas através do Monitor de Comunicação de Documentos ou alertas: permite definir se a comunicação dos documentos é efetuada no momento em que o documento é assinado ou apenas através do monitor;
Password;
URL da AT para comunicação de documentos;
Utilizador;
Método de envio de documentos emitidos: permite configurar a comunicação como Web Service. A partir da data em que se configura este parâmetro, os documentos comerciais, os de conferência e os recibos de IVA de caixa passam a ser comunicados via webservice.
Cenário 1
Configuração do parâmetro Método de envio de documentos emitidos com Web Service em 01/01/2022;
Configuração do parâmetro Data de início da comunicação de documentos de conferência e recibos com 01/01/2023;
Resultado: entre 01/01/2022 e 01/01/2023 apenas se poderá comunicar via web service os documentos de faturação e recibos de adiantamento (documentos comerciais). A partir de 01/01/2023, serão comunicados os documentos de conferência e os recibos de IVA de caixa emitidos a partir de 01/01/2023.
Cenário 2
Configuração do parâmetro Método de envio de documentos emitidos com Web Service em 15/01/2023;
Configuração do parâmetro Data de início da comunicação de documentos de conferência e recibos com 01/01/2023;
Resultado: apenas serão comunicados via web service os documentos comerciais, documentos de conferência e recibos de IVA de caixa emitidos a partir de 15/01/2023.
Comunicação
Existem duas formas de comunicar os documentos:
Comunicação automática: se o parâmetro Envia apenas através do Monitor de Comunicação de Documentos ou alertas estiver inativo, a comunicação via webservice dos documentos é realizada na gravação;
Comunicação via Monitor de Comunicação de Documentos via Webservice à AT: se o parâmetro Envia apenas através do Monitor de Comunicação de Documentos ou alertas estiver ativo, os documentos de faturação, conferência e recibos de IVA de caixa são comunicados via web service apenas quando configura para tal.
Monitor de Comunicação
Ao aceder ao Monitor de comunicação de documentos via webs ervice à AT, poderá:
Selecionar o tipo de documento que pretende visualizar/comunicar (documentos de faturação, recibos de adiantamento, dossiers internos ou recibos de IVA de caixa);
Selecionar se pretende ver todos os documentos do tipo anteriormente selecionado ou se pretende ver apenas os documentos filtrados.
Depois de selecionar o tipo de documento, são apresentados todos os documentos que:
Ainda não foram comunicados à AT;
Que já foram comunicados à AT, mas que estão atualmente com um Estado diferente do que está na AT.
Neste monitor, na Tabela com documentos poderá aceder aos documentos em questão clicando na coluna Documento. A tabela permite a ordenação e alteração das posições das colunas.
Em caso de erro no envio do(s) documento(s), será alertado do resultado da comunicação para cada documento. Independentemente do resultado da comunicação, o monitor é sempre atualizado automaticamente para se refletirem as últimas alterações.
Os estados possíveis de aparecer no monitor são Normal, Anulado ou Faturado. Apenas são apresentados os documentos cujo estado atual é diferente do estado na AT. Por exemplo, um documento emitido e não comunicado à AT será apresentado no monitor com o estado atual Normal e com o Estado AT por preencher. Ao comunicar corretamente este documento, o estado na AT passa a Normal e nessa altura deixa de ser apresentado no monitor.
Nesse sentido, os estados são alterados nas seguintes situações:
Ao comunicar um documento de faturação, de conferência ou recibo de IVA de caixa emitido, será comunicado à AT o estado Normal. O documento passa a ter o mesmo estado;
O estado Faturado só se aplia aos documentos de conferência (WorkingDocuments) quando estes são copiados para algum documento do tipo 1 (documento de faturação) com o tipo para SAF-T igual a FT, FR ou FS.
O estado Anulado só é apresentado quando se anula o documento.
No cenário em que um documento de conferência que tem o estado atual e estado AT Faturado e todos os documentos de faturação para o qual ele foi copiado foram anulados, o estado desse documento de conferência passa a Normal. Por exemplo, se copiar uma consulta de mesa para um documento de faturação do tipo 1e tipo para SAF-T igual a FT:
Ao gravar a fatura, o estado da consulta de mesa passa de Normal - caso já tenha sido anteriormente comunicada- para estado Faturado;
Caso não tenha sido comunicada anteriormente passa de sem estado para o estado Faturado;
Ao anular um documento de faturação, de conferência ou recibo de IVA de caixa, o estado do documento passa a Anulado. Ao aceder ao monitor de comunicação de documentos via web service à AT, esse documento irá estar com o Estado atual igual a Anulado e o Estado AT igual a Normal - caso já tenha sido anteriormente comunicado ou sem estado caso ainda não tenha sido comunicado. Ao comunicá-lo, o documento sairá do monitor.
Neste momento, a AT não permite comunicar as seguintes alterações de estado:
Comunicar um documento de conferência que esteja com estado atual Anulado e estado AT Faturado.
Comunicar um documento de conferência que esteja com estado atual Normal e estado AT Faturado.
Ao tentar comunicar nestas situações, o sistema irá indicar que ocorreu um erro ao atualizar o estado do documento.