Este Monitor permite a reconciliação dos documentos de compras na aplicação com os documentos que se encontram no portal e-Fatura.
Existem dois métodos de o utilizar:
Utilizar um ficheiro com formato .CSV com as informações sobre as compras existentes no portal e-Fatura (este ficheiro é extraído do portal e-Fatura);
Importar via Portal (exclusivo de Advanced e Enterprise, a partir da versão 31), para que a aplicação aceda diretamente aos dados que estão no Portal e-Fatura. Tal só é possível se:
o NIF que está na Ficha Completa da Empresa, no separador Dados Oficiais, coincidir com o NIF da empresa;
o parâmetro E-Fatura: Password estiver preenchido com a palavra-passe do e-Fatura.
Ficheiro Excel
Para utilizar o ficheiro excel, siga os seguintes passos:
Selecionar o ficheiro .CSVa utilizar, carregando no ícone da pasta e procurando o ficheiro pretendido;
Carregar no ícone de pasta para apresentar os documentos nas grelhas;
Validar os campos Da data .. à data. Estes campos são preenchidos automaticamente quando importa o ficheiro .CSV com a data mais antiga do ficheiro e a data mais recente. No entanto, poderá procurar ficheiros entre outras datas. Caso efetue a Importação via Portal, poderá selecionar datas do mesmo ano civil;
Selecionar qualquer Fornecedor existente na base de dados e, de seguida, clicar no botão Importar para atualizar a informação constante nas grelhas. Também poderá preencher o NIF do fornecedor neste campo e automaticamente o produto reconhece de que fornecedor se trata;
As grelhas são preenchidas com os documentos para reconciliar;
Selecionar o documento da grelha da esquerda pretendido (o documento selecionado está representado a amarelo) e outro da grelha da direita e, de seguida, clicar em Gravar e Reconciliar.
Caso este processo decorra corretamente, o documento irá passar para o separador Lista de Documentos Reconciliados, isto é, já foi conferido manualmente. Para selecionar um documento, basta clicar em OK? disponível na grelha Documentos E-Fatura. Para auxiliar no processo, poderá utilizar os campos de pesquisa das grelhas.
Contudo, poderá reverter a reconciliação no separador Lista de Documentos Reconciliados e carregar no botão X. Assim, o documento volta para o separador Lista de Documentos por Reconciliar. Poderá aceder diretamente ao documento existente ou criado no PHC.
Importação via e-Fatura
A Importação via Portal permite ver na grelha da direita todas as compras existentes no e-Fatura, podendo conferir de forma fácil se são as mesmas que tem criadas no PHC. Além disso, caso a aplicação esteja bem configurada, podem ser criadas compras de serviços diretamente no software de forma automática com base nos dados preenchidos do e-Fatura.
Caso apareça o botão X numa coluna, tal indica que existe alguma configuração em falta referente ao fornecedor ou ao tipo de fatura definida. Com esta indicação, não será possível criar o documento de compra de forma automática. Para verificar o motivo, basta clicar no botão para criar o documento de compra para a fatura selecionada.
A configuração do fornecedor implica escolher uma referência de serviço por cada taxa de IVA, bem como o documento a usar para lançar a compra. Estas definições estão visíveis na ficha do fornecedor no separador Import. Docs.
Por exemplo, se definir que para o fornecedor ABC a taxa de IVA 6% está ligada à referência A001, quando existir uma compra para lançar com essa taxa, a aplicação já sabe a referência a usar. Caso a referência para determinada taxa de IVA não esteja preenchida na ficha do fornecedor, a aplicação irá analisar a referência visível no ecrã Taxas de IVA. Se algum dado não estiver preenchido, não é possível criar a compra automaticamente através do Monitor de Reconciliação E-Fatura.
A integração automática na contabilidade das compras depende também da informação configurada no separador Import Docs, nomeadamente as colunas Documento Pré-definido e Diário. Se estiverem corretamente preenchidas, ao clicar em Pasta será apresentada a compra na grelha da esquerda. E após clicar em Gravar e Reconciliar, a compra será criada.