Configurações dos Dossiers Internos

Os campos seguintes estão localizados nas linhas do Dossier Interno.

• Quantidade 1 (real): Este é o campo para indicar a quantidade nas linhas do dossier.

• Quantidade real a 1 nas novas linhas: Esta opção permite definir que cada linha nova assuma automaticamente o valor 1 no campo da quantidade.

• Quantidade 2 (previsional): Esta quantidade é alternativa, correspondendo à quantidade orçamentada ou fornecida, permitindo, assim, por exemplo, apurar desvios. Esta opção é utilizada para ser atualizada por outro documento, permitindo, desta forma, saber se o dossier já se encontra satisfeito ou fornecido.

• Quantidade 2 com valor próprio: Ao ativar esta opção, serão adicionadas duas colunas: uma para o valor unitário da segunda quantidade e outra com o total (quantidade multiplicada pelo valor unitário). Também através desta quantidade alternativa, e mediante a ativação/desativação do parâmetro respetivo, poderá ser atualizada a quantidade nos dossiers internos com valor positivo ou negativo.

• Preço indicativo: Esta opção permite definir um segundo preço, que poderá ser um preço teórico, por exemplo, orçamentado (Orçamento) ou previsto (Folha de Obra). Esta opção é bastante útil, pois permitirá obter análises com desvios entre os preços indicados.

• Preço real: Este é o preço real utilizado na linha do dossier, e será multiplicado pela quantidade para o cálculo do Total.

• Salto do preço real para a referência: Esta opção permite que, durante a introdução, o cursor se desloque do campo do preço real para o campo da referência.

• Campos numéricos 1 e 2: Estes campos permitem introduzir, nas linhas, os mais variados valores numéricos.

• Tabela de tipos nas linhas: Esta opção permite obter uma classificação nas linhas dos Dossiers, totalizando os 4 tipos possíveis, para posterior análise. Aqui, deverá ser definido a que corresponde o tipo 1, 2, 3 e 4, devendo ser tido em atenção que o software assume automaticamente o tipo 4 em todas as linhas; assim, caso se pretenda deixar o campo Tipo em branco nos dossiers internos, deverá ser definido um dos 4 tipos.

• Campo de posição: Nos dossiers que tenham esse campo preenchido na configuração, está disponível, nas linhas, uma coluna cujo nome corresponde ao que foi preenchido na configuração. Ao ser adicionada uma linha a um desses dossiers, esse campo será automaticamente preenchido com o valor numérico máximo de todas as restantes linhas, acrescido de 1. Esse campo poderá ser alterado em qualquer altura, com números, letras ou qualquer caráter pretendido.

• Nome da data nas linhas: Permite colocar uma data em cada linha.

• Nome de data de entrega de: Permite colocar uma data para determinar um prazo de entrega, neste caso, a data inicial prevista. Deste modo, será possível observar uma listagem de todos os dossiers que possuam linhas com a data de entrega preenchida.

• Nome de data de entrega até: Permite colocar uma data para determinar um prazo de entrega, neste caso, a data final prevista. Deste modo, será possível observar uma listagem de todos os dossiers que possuam linhas com a data de entrega preenchida.

• Campo de observações 1, 2 e 3: Serve para colocar um campo de observação em cada linha.

• 1ª e 2ª coluna de item: Esta opção permite colocar, em cada linha, um item para identificação da mesma. Deste modo, será possível dividir um Dossier por itens ou por pontos.

Além dos campos anteriormente discriminados, existem campos adicionais que proporcionam uma melhor gestão da informação.

Estes campos poderão e deverão ser configurados de acordo com as necessidades de cada caso — não em termos de propriedades, uma vez que os campos de texto são de texto e os numéricos são numéricos, mas sim em termos de cabeçalhos.

A opção Disponível no Extranet está visível ao serem selecionados os seguintes campos:

• Descritivo principal do dossier;

• Campo numérico 1, 2, 3 e 4;

• Nome da data inicial;

• Nome da data final;

• Texto final 1, 2 e 3;

• Campo alfanumérico 1, 2 e 3;

• Campo em Tabela 1, 2;

• Campo lógico 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 e 8.

Caso estes campos estejam preenchidos, ao ativar a respetiva opção Disponível no Extranet, os mesmos passam a estar disponíveis nos ecrãs Encomendas, Dossiers Internos e de Consulta de Dossiers na Extranet. Esta funcionalidade apenas está disponível caso exista o PHC On.

• Descritivo Principal do Dossier: Serve para definir um campo do Dossier onde constará um título identificativo, que permita uma identificação mais rápida nas listagens. Este campo é especialmente útil no processo de cópia de documentos. Ao ser copiado um dossier para dentro de outro, surgirá, na lista dos dossiers, o campo de descritivo, sendo ainda possível efetuar uma procura através da informação contida neste campo. Para mais informações, deverá ser consultado o capítulo sobre Opções na Cópia de Dossiers.

• Campo numérico 1, 2, 3 e 4: Estes campos permitem realizar associações a outros ficheiros, como, por exemplo, o dos vendedores e dos técnicos (caso exista o módulo PHC CS Suporte desktop). Assim, ao ser aberto um cliente neste Dossier, será automaticamente preenchido o nome do vendedor/técnico. Para que este campo funcione de forma automática, é necessário ativar a opção O campo num.1 é o vendedor ou O campo num.4 é o técnico. Caberá, portanto, a decisão sobre quais os campos a incluir em cada tipo de Dossier. Relativamente ao campo 3, O campo num.3 é o campo da propriedade, este apenas é incluído caso existam os módulos PHC CS Gestão desktop e PHC CS Imóveis desktop, ou o módulo PHC CS Obras desktop. O campo em referência faz a ligação dos Dossiers Internos à propriedade.

• Nome da data inicial/final: Estas datas serão colocadas no dossier, podendo servir de data de início, data de execução, data limite, data de entrega, etc.

• Sugere primeiro armazém com stock: Caso esta opção esteja ativa, ao ser inserida a referência de um artigo, ou depois, ao ser alterada a quantidade, é inserido automaticamente o primeiro armazém que satisfaça as quantidades pedidas para esse artigo. Nota: É necessário que o documento esteja configurado para originar um movimento de saída de stock.

• Armazém de origem por defeito: Permite definir o armazém habitual para este tipo de dossier. Caso este campo não esteja preenchido, o programa utilizará o parâmetro Stock: Armazém Habitual, que determina o armazém habitual.

• Armazém de destino por defeito: Permite definir o armazém de destino habitual para o dossier de transferência de armazém. Caso este campo não esteja preenchido, o programa utilizará o parâmetro Dossiers: Segundo armazém habitual, que determina o armazém habitual.

• Sugere armazém habitual (entradas): Caso esta opção esteja ativa, ao ser dada entrada de uma referência, é sugerido o armazém onde já tenha existido movimento do artigo.

• Texto final 1, 2 e 3: Estes campos servem para escrever um texto livre, que constará no Dossier em Outros Dados. Deverão ser indicados os nomes dos campos neste local (por exemplo, Condições de Pagamento, Modo de Entrega, Local de Entrega, Observações, etc.). Caso estes campos, no seu nome, possuam as palavras "Local" e "Entrega", aquando da introdução de um dossier, a informação do Local de Descarga da ficha do cliente transita para esse campo no dossier.

• Campo Aprovado: Este campo apenas se encontra disponível na gama Enterprise, devendo ser preenchido quando se pretenda usar o Sistema de Aprovações. Permite atribuir uma outra designação ao campo Aprovado existente nos dossiers internos.

• Controla Cópias: Este campo apenas se encontra disponível na gama Enterprise, ficando ativo apenas quando o campo Aprovado, explicado anteriormente, se encontrar preenchido. Esta opção controla a cópia de dossiers, caso estes não se encontrem aprovados; ou seja, quando ativa, apenas é possível copiar documentos aprovados.

• Permite Aprovar Doc. Aprovado sem Nível: Este campo apenas se encontra disponível na gama Enterprise, e depende do preenchimento do campo Aprovado. Esta opção permite alterar dossiers aprovados sem nível de aprovação definido. Ao ser utilizado o Sistema de Aprovações, é sempre possível copiar um dossier aprovado para outro que não utilize o Sistema de Aprovações.

• Impede Impressões: Este campo apenas se encontra disponível na gama Enterprise, ficando ativo apenas quando o campo Aprovado se encontrar preenchido. Esta opção permite inibir o botão de impressão de documentos que usem o Sistema de Aprovações e que não se encontrem aprovados. Com esta opção selecionada (caso o documento não esteja aprovado), o botão de Imprimir fica desativado, e as opções de menu Impressões Definidas e Impressões Definidas de Seguida não aparecem. Nota: Caso esta opção esteja inativa e o parâmetro Ao introduzir um dossier pergunta se quer imprimir esteja ativo, ao gravar o dossier, é apresentada a janela que permite imprimir o dossier interno. Dica: Para mais informações relativamente a estes campos, caso exista a gama Enterprise, deverá ser consultado o tópico relativo ao Sistema de Aprovações.

• Campo alfanumérico 1, 2 e 3: Esta opção tem um funcionamento semelhante ao dos campos numéricos, podendo estes campos ser associados a outros ficheiros. Para tal, deverá existir o módulo PHC CS Suporte desktop. Neste caso, esses campos deverão estar preenchidos com os mesmos valores dos parâmetros dos equipamentos relativos ao nome a adotar para Marca, Modelo e Nome do número de série principal. Uma vez cumpridos estes requisitos, sempre que, numa Intervenção ou num Pedido de Assistência, seja aberto um dossier interno, estes campos são automaticamente atualizados no dossier, com os valores existentes nos mesmos campos na Intervenção ou no Pedido de Assistência.

• Campo em Tabela 1 e 2: Esta opção é idêntica à anterior, mas o campo é apresentado em formato de tabela. O campo em Tabela 2 poderá ser utilizado, por exemplo, como o Status do dossier; assim, para as encomendas, poderá indicar-se que está Em Aberto, Em Produção, Cancelada, etc. Este campo tem um outro campo associado, Observações da Tabela 2, que poderá ser útil para colocar uma justificação ou outra informação sobre o conteúdo do campo em tabela.

• Campos Lógicos 1 a 8: Esta opção permite criar campos lógicos, ou seja, campos do tipo sim/não. Poderão, por exemplo, ser criados os campos lógicos Adjudicado, para o Dossier Proposta, ou Confirmado, para o Dossier da encomenda.

• Utiliza desconto nas linhas: Ao ativar esta opção, será possível introduzir descontos comerciais nas linhas do documento. Esta opção permite ainda definir a quantidade de descontos a utilizar, podendo ser definidos até 6 descontos. Quando esta opção se encontra ativa e existem descontos definidos, passam a existir, nas opções das linhas dos dossiers, duas outras opções relacionadas com a atribuição de descontos. Nota: Sempre que seja substituído um artigo já registado na linha do Dossier Interno, os campos destes descontos são atualizados de acordo com o estipulado para o novo artigo. Atenção: Se um dossier possuir mais descontos do que outro documento/compra/dossier para onde é copiado, o desconto é copiado e considerado para os cálculos; contudo, uma vez que não fica visível, poderá parecer que os valores estão incorretos. Esta opção influencia todas as outras existentes na aplicação que funcionem com descontos, nomeadamente os dossiers de preços.

• Utiliza descontos em valor nas linhas: Ao ativar esta opção, passa a ser possível utilizar descontos em valor nas linhas do dossier, ficando disponível, nas linhas, mais uma coluna, Valor de Descontos em Euros. O desconto em valor entra nos cálculos com os outros descontos da seguinte forma: primeiro, são aplicados os descontos percentuais à linha e, posteriormente, é subtraído o desconto em valor multiplicado pela quantidade.

• Pergunta se quer copiar de outro Dossier: Ao ser criado um novo Dossier, caso esta opção esteja ativa, será perguntado se se pretende copiar os dados de outro Dossier.

• Não controla a data de emissão do documento: Esta opção permite introduzir documentos que tenham data de emissão inferior à de documentos já existentes, ou data de emissão superior à de documentos posteriores ao introduzido. Nota: Esta opção apenas está disponível se uma das opções Série para registo manual de documentos produzidos externamente ou Série para cópia de documentos originais estiver ativa.

• Sem acesso à opção de não passar a referência dos artigos: Caso esteja ativa, não permite que, ao copiar as linhas de outro dossier (seja nos dossiers internos, na faturação, ou nas compras), exista a possibilidade de escolher se se pretende, ou não, copiar a referência dos artigos do documento utilizado na cópia.

• É um Dossier de Avenças ou Quotas: Serve para definir que o Dossier controla a emissão periódica de avenças ou quotas. Para mais informações sobre este tipo de dossiers, deverá ser consultado o capítulo sobre Avenças. Esta opção apenas se encontra disponível caso exista o módulo PHC CS Gestão desktop.

• Permite alterar o número sequencial de Dossier: Esta opção possibilita alterar o número sequencial do Dossier durante a introdução. Para alterar o número, bastará digitar o novo número no respetivo campo. Em séries de dossier certificados, apenas será possível alterar o número do dossier caso seja o primeiro do ano.

• Mostra o botão de conferência de quantidades: Ao ativar esta opção, surge mais um botão no dossier, permitindo, assim, executar a conferência de quantidade. Para mais informações sobre esta opção, deverá ser consultado o tópico de Conferência de Quantidades. Esta opção apenas se encontra disponível caso exista o módulo PHC CS Stocks desktop.

• Conferência de quantidades com descontos: Caso esta opção esteja ativa, surgirão mais colunas na conferência de quantidades, para que possam ser indicados os descontos. A quantidade de colunas de descontos depende da configuração acima indicada (Utiliza descontos nas linhas). Esta opção apenas se encontra disponível caso exista o módulo PHC CS Stocks desktop.

• Conferência de quantidades com preços: Caso esta opção esteja ativa, surgirá mais uma coluna na conferência de quantidades, para que possa ser indicado o preço dos artigos. Esta opção apenas se encontra disponível caso exista o módulo PHC CS Stocks desktop.

• Permite introduzir a descrição técnica ou completa no dossier: Através desta opção, é possível automatizar a introdução de uma descrição longa da referência no dossier interno. Para mais informações sobre esta opção, deverá ser consultado o manual de Stocks. Esta opção apenas se encontra disponível caso exista o módulo PHC CS Stocks desktop.

• Utiliza opções de impressão de proposta: Com esta opção, é possível criar uma exportação para o Microsoft Word que produza um ficheiro com os dados da proposta. O ficheiro contém todos os dados do dossier, assim como a descrição técnica do artigo, o preço unitário, total e acumulado por linha, e os extensos (no mesmo campo da descrição técnica). Esta opção apenas se encontra disponível caso exista o módulo PHC CS Stocks desktop. Passou a existir, no menu de Dossiers Internos, a opção de menu Proc. Texto com Opções de Impressão, que gerará um ficheiro de exportação a utilizar no Word. No dossier interno, na página Outros Dados, surgem os campos relacionados com esta exportação, sendo os seguintes:

  • IVA Incluído: indica se os campos criados na exportação — PPRUNIT (preço unitário), PPTOTAL (total na linha) e PACUMULADO (acumulado na linha) — têm, ou não, o IVA incluído. Para que estes campos sejam criados, é necessário incluir, no mapa, os campos: DEBITO (venda), EDEBITO (Euro: venda), TTDEB (total venda), ETTDEB (Euro: total venda), IVA (taxa IVA), IVAINCL (IVA incluído).

  Caso as opções Pr.Unit extenso, Pr.totais extenso, Iva Pr.totais extenso ou Iva Pr.Unit extenso estejam selecionadas, é criado um registo que conterá os extensos no campo de descrição técnica:

  • Pr.Unit extenso: coloca por extenso o preço unitário.

  • Pr.totais extenso: coloca por extenso o preço total da linha.

  • Iva Pr.Unit extenso: coloca por extenso o IVA do preço unitário.

  • Iva Pr.totais extenso: coloca por extenso o IVA do preço total da linha.

  Para que se processem todos estes dados, é necessário existir o campo REF (Referência), que dará origem ao campo POBSTEC (Observações Técnicas do Artigo). Todos os registos são separados por um espaço em branco, terminando o ficheiro com a palavra FIM no campo WORDFIM. Para mais informações sobre o funcionamento de impressão de texto para o Word, deverá ser consultado o capítulo Ligação a Processador de Texto.

• Controla dívidas do cliente c/ idades acima do limite máximo: Permite controlar as dívidas de clientes além do limite estabelecido na respetiva ficha. Desta forma, caso o limite esteja ultrapassado, não será possível emitir o dossier.

• Documento para adicionar ao arquivo morto: Esta opção marca o tipo de dossier interno para ser utilizado na opção Transferir para Arquivo.

• Controla encomendas canceladas de clientes: Este campo permite efetuar o controlo das encomendas canceladas. Com esta opção ativa, em conjunto com a opção Encomendas Canceladas na ficha do cliente, fica impedida a elaboração de novas encomendas a esse cliente, sendo apresentada uma mensagem informativa sobre a situação do cliente, sempre que sejam tentadas encomendas para esse cliente. As Encomendas Canceladas são válidas para introdução direta em dossiers internos, cópia de dossiers internos via opções diversas ou através das linhas, emissão automática de dossiers internos, e processamento especial de encomendas. Caso o cliente tenha o visto na opção Encomendas Canceladas e o dossier não realize esse controlo, o dossier é lançado sem que seja emitida qualquer mensagem. Para que o dossier efetue o controlo das Encomendas Canceladas, é apenas necessário existir um visto nesta opção.

• Calcula descontos por quantidade ou valor Just in Time: Permite configurar, para cada dossier, que a percentagem de descontos por quantidade ou valor seja calculada no momento da introdução do artigo nas linhas. Esta configuração apenas funciona quando o dossier está em modo de introdução. Para obter o mesmo resultado ao alterar um documento já existente, deverá ser selecionada a opção Descontos por Quantidade ou Valor, no menu de opções das linhas.

• Utiliza Armazém apenas no Cabeçalho: Ao ativar esta opção, o campo Armazém ficará disponível no cabeçalho do Dossier. Caso exista o módulo PHC CS Logística desktop (disponível nas gamas Advanced e Enterprise), e o Dossier esteja configurado como Utiliza Armazém apenas no Cabeçalho e como Utiliza as quantidades do próprio documento na sugestão automática de Alvéolos, será possível constatar que, após ser alterado o armazém no cabeçalho do Dossier Interno, a aplicação questiona se se deseja tentar atualizar automaticamente os Alvéolos. Ao ser respondido afirmativamente, inicia-se o processo de sugestão automática de Alvéolos para todas as linhas do documento, de acordo com o novo armazém indicado no documento. Em termos visuais, é disponibilizado um ecrã que indica uma previsão do tempo restante para que termine.