Como acabamos de decir el proceso más habitual con el que nos vamos a encontrar es el de reasignar masivamente los trabajos generados desde una periodicidad.
Podemos hacerlo desde 3 ubicaciones distintas:
• A. Desde la bandeja no asignados / opción Mostrar • B. Desde la bandeja no asignados / opción Mapa • C. Desde el icono contador trabajos del técnico o del menú principal / icono ubicación • D. Desde el icono contador trabajos del técnico o del menú principal / iconos flujo de cajas y/o listado
A. Desde la bandeja no asignados / opción Mostrar
Este proceso tiene varias etapas:
Preselección de los posibles trabajos a reasignar, en función de una serie de filtros
Selección definitiva de los trabajos a reasignar
Reasignación de los trabajos a técnicos y fechas concretas
1. Preselección de los trabajos a reasignar
La mayoría de los trabajos periódicos a reasignar están en la carpeta no asignados de la carpeta virtual Mantenimientos periódicos (ya que tras su generación no se suele ni asignarles técnico ni fecha para su ejecución).
Pulsamos la pastilla no asignados de la bandeja virtual. Accedemos a la ventana limites tareas no asignados en la que marcamos los límites de los trabajos que queremos visualizar, es decir, en la que introducimos los filtros para seleccionar los trabajos que queremos reasignar:
campo F. de creación. Podemos elegir los trabajos a reasignar en función de su fecha de creación. Si estamos, por ejemplo, asignando los trabajos de marzo, podemos revisar si en la bolsa de trabajos sin asignar hay algún trabajo de febrero o de meses anteriores que se nos hayan escapado, aunque no es lo corriente.
campo desplegable Código postal. Podemos elegir los trabajos a reasignar en función de un código postal. Por cierto, el programa no nos muestra todos los códigos postales sino sólo aquellos asociados a los trabajos que existen en dicha bandeja.
campo Patrón código postal. Es un filtro muy útil e interesante ya que generalmente los 3 primeros dígitos de un código postal agrupan calles de barrios cercanos en una ciudad o pueblos colindantes de una zona. Podemos elegir los trabajos a reasignar en función de un patrón concreto de código o incluir más de un patrón separándolos por comas.
campo desplegable sucursal. Podemos elegir los trabajos a reasignar del cliente de servicio de una sucursal concreta.
campo desplegable zona. Podemos elegir los trabajos a reasignar de una zona concreta.
campo patrón de filtrado zona. Podemos elegir los trabajos a reasignar correspondientes a los clientes de servicio que respondan al mismo patrón de zona; por ejemplo, si un cliente tiene definidas diferentes zonas (Zona 1A, zona 1B, zona 2A…), podemos seleccionar para su posterior reasignación los trabajos de clientes asociados a la “zona 1”
campo Población. Podemos elegir los trabajos de los clientes de una determinada población. Podemos introducir textualmente el nombre o seleccionarlo de una lista; cada lista contiene exclusivamente las distintas poblaciones existentes en todos los trabajos tratados.
campo Provincia. Podemos elegir los trabajos de los clientes de una determinada provincia. Podemos introducir textualmente el nombre o seleccionarlo de una lista; cada lista contiene exclusivamente las distintas provincias existentes en todos los trabajos tratados.
campo Nombre de servicio. Podemos elegir los trabajos de un nombre de servicio concreto.
campo Código de servicio. Podemos elegir los trabajos a reasignar de un código de servicio concreto.
campo Dirección. Podemos elegir los trabajos de una dirección del cliente de servicio concreta.
campo Código cliente de facturación. Podemos elegir los trabajos a reasignar correspondientes a los servicios de un cliente de facturación concreto. Podemos seleccionar varios clientes de facturación; para ello no tenemos más que escribir sus nombres separados por comas.
campo forma de pago
campo administrador. Podemos elegir los trabajos a reasignar correspondientes a un administrador concreto.
campo desplegable Técnico que suele realizar los trabajos. Es un filtro muy útil e interesante. Podemos elegir los trabajos a reasignar que hayan sido realizados en el pasado por un técnico determinado. Estadísticamente está comprobado que un técnico que repite el mantenimiento sobre los equipos de un cliente emplea un 40% menos de tiempo que un técnico que acuda por primera vez.
campo trabajos para los que el técnico está cualificado que nos restringe los trabajos a aquellos para los que un técnico concreto está capacitado. Podemos establecer las capacitaciones de nuestros técnicos en Menú principal / botón técnicos / botón Capacitación y las requeridas en cada equipo en la Ficha del equipo.
campo Comercial. Podemos elegir los trabajos a reasignar asignados a un comercial concreto.
campo desplegable Tipo de cliente de facturación
campo desplegable Tipo de servicio (residencial, oficina, fábrica, hotel, hospitalario…). Podemos elegir los trabajos a reasignar correspondientes a un tipo de servicio concreto. Estos tipos viene precargados si bien se pueden crear en Menú principal / botón Mantenimiento / botón Gestión de tablas / tipo de servicio
campo desplegable Tipo (periódicos, contadores, avisos). Podemos elegir los trabajos a reasignar correspondientes a un tipo de generación de trabajo concreto, si bien el 99% suelen ser periódicos.
campo desplegable Tipo de trabajo (incidencia, instalación, correctivo, recogida… formación, firma de contrato… anual, diario, semestrales… clima, PCI…). Podemos elegir los trabajos a reasignar correspondientes a un tipo de trabajo concreto.
campo Comentario. Podemos elegir los trabajos a reasignar pertenecientes a un cliente de servicio que contenga un comentario concreto.
campo Nº equipos mínimo. Es un filtro muy útil e interesante. Podemos elegir los trabajos que queremos reasignar correspondientes a cualquier cliente de servicio que tenga un número mínimo de equipos. Este filtro intenta satisfacer una necesidad muy habitual como es la de asegurarnos de que nuestros clientes más importantes (que coinciden con los que más equipos tienen) se hacen a primero de mes, evitando así que nuestra competencia pueda quitárnoslos.
campo importe mínimo cuota. Es un filtro útil para elegir aquellos trabajos que queremos reasignar correspondientes a cualquier cliente de servicio que tenga un importe mínimo de cuota. Este filtro satisface una necesidad muy habitual como es la de priorizar nuestros clientes más importantes.
selector equipo asociado / que dispongan. Podemos elegir los trabajos a reasignar correspondientes a cualquier cliente de servicio que tenga equipos de una tipología determinada (por ejemplo, un grupo de presión). Si sólo tenemos un técnico capacitado para hacer el mantenimiento de dicha tipología, será a dicho técnico al que tendremos que asignar los trabajos de dicho cliente.
selector equipo asociado / que sólo dispongan. Podemos elegir los trabajos a reasignar correspondientes a cualquier cliente de servicio que sólo tenga equipos de un tipo. En muchas ocasiones, tenemos técnicos que sólo están capacitados para hacer el mantenimiento de un tipo concreto de equipo; si les asignamos trabajos de un servicio que tiene equipos de más tipologías, no tendremos más remedio que enviar otro técnico para que mantenga el resto de las tipologías.
Selector equipo asociado / que NO dispongan. Podemos elegir los trabajos a reasignar correspondientes a cualquier cliente de servicio que no disponga de unas determinadas tipologías de equipos. Esto nos asegura que no vamos a enviar un técnico a ningún cliente que disponga de unequipo para el que no esté cualificado expresamente. Si ajustamos correctamente las capacitaciones de nuestros técnicos, este control se hace de forma automática.
Pulsamos la opción mostrar. G3w buscará y nos mostrará en la ventana Tareas no asignadas del técnico xxx todos los trabajos no asignados que cumplan las condiciones establecidas.
2. Selección definitiva de trabajos a reasignar
Ahora vamos a proceder a elegir, de todos los trabajos que hemos preseleccionado, cuáles realmente son los que queremos reasignar a un técnico y/o a una fecha concreta. Para ello los vamos a marcar:
De forma individual, trabajo a trabajo, pulsando la casilla en blanco de la esquina superior izquierda de la caja de un trabajo
De forma global, todos los trabajos a la vez, desplazando el selector Seleccionar todos los trabajos de esta página
Para proceder a desmarcar todos los trabajos, desplazamos a la izquierda este selector.
Antes de proseguir con el proceso de reasignación definitiva podemos revisar los trabajos para asegurarnos que son realmente los trabajos seleccionados. Podemos revisarlos consultando sus cajas: podemos ver cuántos equipos tiene un trabajo, ver su post-it, ir a la ficha del cliente desde el código de cliente, ir a la ficha de la tarea con toda la información del trabajo… Debemos prestar especial atención a aquellos trabajos que tengan una banda amarilla y negra en la parte superior, ya que, como se describe en el Manual G3w y la gestión de clientes, corresponden a trabajos de clientes con los que tenemos problemas de impago.
3. Proceso de reasignación de trabajos
Una vez que hemos marcado los trabajos a reasignar, procedemos a su reasignación definitiva a un técnico
concreto y a una fecha determinada (si así lo requerimos). Para ello cumplimentamos los siguientes campos:
Campo Asignar a. Introducimos el técnico al que queremos asignar los trabajos seleccionados. A la derecha de este campo, vemos el recuadro sólo técnicos capacitados. Si lo pulsamos, el sistema G3w nos va a mostrar sólo aquellos técnicos que están capacitados para realizar el trabajosobre cualquier equipo que esté incluido en todos los trabajos que hemos seleccionado. Si pulsamos el recuadro Eliminar filtros eliminamos las restricciones que hayamos marcado en Sólo técnicos capacitados.
Campo Fecha asignada. Desplegamos el calendario para seleccionar la fecha en la que queremos que nuestros técnicos lleven a cabo el trabajo; los trabajos irán a un día concreto del calendario del técnico. La fecha que acabamos de seleccionar es la fecha “dominante”; en este sentido, es la fecha en la que se ejecutarán todos los trabajos, tanto los que no tuvieran ninguna fecha asignada como los trabajos que tuvieran previamente asignada una fecha. Si nos hemos equivocado al introducir la fecha podemos o seleccionar otra fecha o borrar la fecha que acabamos de seleccionar (posicionándose sobre la fecha y pulsando la tecla back del ordenador); en este segundo caso, se respetarán las fechas que pudieran tener asignadas los trabajos. Si no seleccionamos ninguna fecha se respetarán las fechas de aquellos trabajos que ya tuvieran asignada una fecha.
En cuanto elijamos el técnico al que queremos asignar los trabajos, su fecha y, evidentemente los trabajos a reasignar, aparece a la derecha del campo Fecha asignada el nuevo campo Trabajos asignados (nº) y el campo Tiempo teórico de trabajo (xh xm), que nos informa respectivamente del número de trabajos que tiene asignados ese técnico para la fecha indicada (incluyendo los de la página actual) así como el tiempo estimado de su ejecución.
Selector Eliminar fecha asignada. Si desplazamos este selector, dejamos a todos los trabajos sin fecha asignada. Esta opción es muy útil cuando nos interesa que todos los trabajos vuelvan a la Pastilla No asignados de la Bandeja de mantenimientos periódicos o de la bandeja de un técnico, desde las que podemos volver a repartir los trabajos.
Campo desplegable Marca como imposible de realizar. Este campo nos permite marcar como “imposible” un trabajo. Los trabajos se pueden marcar como imposibles durante su ejecución o previamente a su realización cuando, por ejemplo, llamamos a un cliente para confirmar la cita y nos anuncia que ya no requiere nuestros servicios.
Selector Seleccionar todos los trabajos de esta página. Como hemos dicho anteriormente, si desplazamos este selector seleccionamos todos los trabajos mostrados en la página para hacer una asignación masiva de los mismos atendiendo los requisitos introducidos.
Casilla Generar dependientes y asignarlo. Desde esta casilla podemos generar un trabajo dependiente para otro técnico de nuestra empresa, inmediatamente después de haber asignado el trabajo a un técnico (en el primer campo técnico). Imaginemos que tenemos un cliente de servicio a cuyas instalaciones siempre enviamos más de un técnico a realizar los trabajos; en estos casos, al mismo tiempo que podemos hacer una reasignación masiva de trabajos para un técnico, podemos hacer una generación masiva de dependientes para otro técnico
Pulsamos la opción Actualizar. Los trabajos preseleccionados con los filtros iniciales se reasignan definitivamente al técnico seleccionado y a una fecha o no (en función de si hemos fijado o no una fecha).
Si hemos introducido una fecha, los trabajos aparecerán en la coordenada técnico-fecha, correspondiente al técnico y a la fecha asignada.
Si no hemos seleccionado fecha, los trabajos estarán en la pastilla no asignados de la bandeja del técnico. Desde esta carpeta podemos proceder a asignar los trabajos a fechas concretas, repitiendo todo el proceso descrito en este capítulo:
Visualización de todos los trabajos no asignados tras pulsar la pastilla no asignados
Preselección de trabajos no asignados tras introducir los pertinentes filtros de selección en la ventana limites tareas no asignados
Selección definitiva de trabajos en la ventana Tareas no asignadas del técnico xxx desde la que se determina el técnico y la fecha de asignación.
Estos procesos no son más que un reflejo del día a día de nuestra empresa y de las diferentes formas en las que podemos repartir los trabajos: asignándolos a un técnico sin fecha para que él los gestione, asignándolos a un técnico en una fecha concreta, metiéndoles en una bandeja desde la que cada día o semana nuestro responsable de producción los reparte…
B. Desde la bandeja no asignados / opción Mapa
Este proceso tiene varias etapas:
Preselección de los posibles trabajos a reasignar, en función de una serie de filtros
Selección definitiva de los trabajos a reasignar en un mapa donde aparecen ubicados los trabajos
Reasignación de los trabajos a técnicos y fechas concretas
1. Preselección de trabajos a reasignar
Se describe en el apartado A.
2. Selección desde el mapa
Pulsamos la opción Mapa en la ventana Limites tareas no asignadas. Accedemos a la ventana Asignación de las tareas seleccionadas que tiene 3 partes:
Parte superior con los campos que utilizaremos para hacer la reasignación (campo asignar a, campo fecha…)
Parte intermedia con un cuadro que incluye los trabajos que no se han podido geolocalizar en el mapa porque la dirección del cliente de servicio no se ha introducido con coordenadas GPS sino de forma escrita.
Parte inferior con un mapa con los trabajos “pendientes” de la pastilla no asignados que hemos elegido. Los trabajos, representados con bolas rojas, están ubicados en la dirección de su cliente de servicio (dirección introducida con coordenadas GPS).
Si hay muchos trabajos (bolas rojas) concentrados en una zona, podemos hacer un zoom sobre el mapa para facilitar la visualización de todos los trabajos. Para ello no tenemos más que pulsar el botón zoom + o el botón zoom – situado a la izquierda del mapa.
Además de visualizar los trabajos en el mapa, podemos dibujar una zona sobre el mapa para seleccionar todos los trabajos incluidos en dicho área, de cara a su posterior asignación masiva.
Tenemos 3 herramientas de dibujo en la parte izquierda del mapa: el icono círculo, el icono cuadrado y el icono polígono. Vamos a ver cómo podemos dibujar el área.
Primero ajustamos el zoom a nuestras necesidades.
Después seleccionamos la herramienta de dibujo más adecuada (círculo, cuadrado o polígono).
En el caso en el que queramos dibujar una zona cuadrada sobre el mapa, pulsamos sobre el icono cuadrado. Posicionamos el cursor sobre el mapa, sobre una de las esquinas de la zona cuadrada que nos gustaría dibujar. Arrastramos el cursor hasta el otro extremo del cuadrado que nos gustaría marcar. Una vez hayamos marcado la zona de nuestro interés, soltamos el ratón. En este mismo momento, todos los trabajos contenidos en esta zona cuadrada, se visualizan en la parte inferior de la ventana. Si el área marcada no es la de nuestro interés, pulsamos el botón desplegar para repetir el proceso de dibujar y marcar una nueva zona sobre el mapa.
En el caso en el que queramos dibujar una zona circular sobre el mapa, pulsamos sobre el icono círculo y procedemos como en el caso anterior.
En el caso en el que queramos dibujar una zona de otra forma en el mapa, pulsamos el icono polígono. Posicionamos el cursor sobre una de las esquinas de la zona a dibujar; pulsamos nuevamente el cursor en otra de las esquinas de la zona que queremos dibujar; y así sucesivamente hasta que volvemos con el cursor pulsemos en uno de los puntos anteriores y cerremos así el área de dibujo.
Tras marcar la zona de nuestro interés en el mapa, todos los trabajos contenidos en esta zona se visualizan en la parte inferior de la ventana.
Ahora, no tenemos más que seleccionar de entre todas las cajas, los trabajos que queramos asignar a un técnico y a una fecha concreta. Podemos seleccionar todos los trabajos (desplazando el selector seleccionar todos los trabajos de esta página) o trabajos de forma individual (marcando el cuadrado blanco situado en la parte superior izquierda de la caja del trabajo).
3. Reasignación de trabajos
Una vez que hemos marcado los trabajos a reasignar, procedemos a su reasignación definitiva a un técnico
concreto y a una fecha determinada (si así lo requerimos). Para ello cumplimentamos los siguientes campos:
campo asignar a. Introducimos el técnico al que queremos asignar los trabajos seleccionados.
campo Fecha asignada. Desplegamos el calendario para seleccionar la fecha en la que queremos que nuestros técnicos lleven a cabo el trabajo; los trabajos irán a un día concreto del calendario del técnico. La fecha que acabamos de seleccionar es la fecha “dominante”; en este sentido, es la fecha en la que se ejecutarán todos los trabajos, tanto los que no tuvieran ninguna fecha asignada como los trabajos que tuvieran previamente asignada una fecha. Si nos hemos equivocado al introducir la fecha podemos o seleccionar otra fecha o borrar la fecha que acabamos de seleccionar (posicionándose sobre la fecha y pulsando la tecla back del ordenador); en este segundo caso, se respetarán las fechas que pudieran tener asignadas los trabajos. Si no seleccionamos ninguna fecha se respetarán las fechas de aquellos trabajos que ya tuvieran asignada una fecha.
En cuanto elijamos el técnico al que queremos asignar los trabajos, su fecha y, evidentemente los trabajos a reasignar, aparece a la derecha del campo Fecha asignada el nuevo campo Trabajos asignados (nº) y el campo Tiempo teórico de trabajo (xh xm), que nos informa respectivamente del número de trabajos que tiene asignados ese técnico para la fecha indicada (incluyendo los de la página actual) así como el tiempo estimado de su ejecución.
Selector Seleccionar todos los trabajos de esta página. Como hemos dicho anteriormente, si desplazamos este selector seleccionamos todos los trabajos mostrados en la página para hacer una asignación masiva de los mismos atendiendo los requisitos introducidos. Desde esta ventana podemos también enviar los trabajos a la carpeta no asignados de la bandeja del técnico correspondiente (desplazando el selector eliminar fecha asignada) y marcar como “imposible” un trabajo (desplazando el selector marca como imposible de realizar). Pulsamos el botón actualizar para validar la reasignación.
NOTA IMPORTANTE:
En el mapa SÓLO se visualizan aquellos trabajos cuyas coordenadas GPS han sido establecidas previamente y de forma explícita en la dirección de su correspondiente Cliente de servicio.
No se visualizan en el mapa, los trabajos correspondientes a clientes de servicio cuya dirección haya sido introducida de forma escrita. El motivo es que el sistema podría bloquearse intentando determinar la ubicación en el mapa de una dirección introducida de forma escrita, ya que, en ocasiones, puede ser ambigua o incluir errores ortográficos o indicaciones adicionales que hacen imposible su estandarización.
En estos casos, en la pantalla, justo encima del mapa, se muestra un listado con todos los trabajos pendientes que no han podido ser ubicados en el mapa al no disponer de su dirección GPS. El listado va encabezado con una llamada que dice “ATENCIÓN: estas tareas o se han podido geolocalizar. Localice las coordenadas de los clientes de servicio para una correcta asignación”.
Si no tenemos interés en visualizar dicho listado, podemos ocultarlo pulsando el botón ocultar. En el caso en el que queramos visualizarlo de nuevo, no tenemos más que pulsar el botón mostrar.
Aprovechamos para recordar las 2 formas que tenemos para introducir una dirección GPS en la ficha de un
cliente.
Desde el panel de control, usando la herramienta G3wMaps al editar la Ficha de cliente de servicio, tal y como se explica en el Manual G3w y la Gestión de clientes.
Desde el dispositivo móvil, concretamente pulsando el icono antena parabólica verde cuando el técnico se encuentre en el cliente y vaya a proceder a iniciar el trabajo, tal y como se explica en el Manual G3w y la Gestión de dispositivos móviles.
C. Desde el icono contador trabajos del técnico / icono ubicación
Pulsamos el icono contador trabajos de la bandeja de un técnico. Accedemos a la ventana trabajos pendientes, iniciados o interrumpido de la bandeja del técnico o de la bandeja virtual correspondiente que nos da la información de los “trabajos no finalizados” agrupada por diferentes criterios e indicando el nº de trabajos pendientes (en cantidad y en %) y el importe estimado a facturar de dichos trabajos pendientes.
Elegimos la agrupación cuyos trabajos queremos reasignar (mes y año, día, mes y año, mes y tipo, usuario y tipo, tipo de mantenimiento, zonas, provincias…).
Pulsamos el icono ubicación.