La verificación tiene dos etapas:
El proceso de verificación en sí mismo (de carácter técnico).
El proceso de marcar como verificado un trabajo, tras el cual la caja es morada.
Proceso de verificación en sí mismo
Como acabamos de ver, una vez finalizado un trabajo, sería interesante que nuestro responsable de producción lo verificara desde el punto de vista técnico, ayudándose de los documentos generados en el trabajo (documentos que hemos descrito en el punto 2.6 del presente capítulo).
Verificar un trabajo consiste en comprobar que todo lo que debiera de estar hecho se ha hecho, que los comentarios que ha escrito nuestro técnico son los adecuados, que las actuaciones hechas por nuestro técnico sobre los equipos son las correctas, que los materiales y recursos utilizados son los incluidos… con el objeto de corregir aquellos puntos que lo requieran (correcciones que hemos descrito en el punto 2.7 del presente capítulo). De esta forma, nos aseguramos de que la documentación que G3w genera automáticamente está perfecta, ya que la documentación no es más que el reflejo de lo que ha hecho y ha rellenado el técnico (albarán, certificado, resumen de anomalías, informe extendido de equipos…).
Verificar un trabajo puede no incluir la verificación de precios, ya que ésta puede recaer sobre otra persona de nuestra oficina.
En el caso de los trabajos dependientes, la verificación de los trabajos es a priori un proceso individual; es decir, la verificación de un trabajo principal no conlleva la verificación de sus trabajos dependientes; en este sentido, tenemos que verificar lo que hemos hecho en cada trabajo dependiente, a pesar de que la información esté en el principal.
Sin embargo, G3w ofrece la posibilidad de dar por verificados de forma automática todos los trabajos dependientes al verificar su trabajo principal. El único requisito es que no haya ningún trabajo en estado “pendiente”.
Esta posibilidad se activa en las configuraciones generales de la aplicación, de manera que aplica a todos los trabajos de todos los clientes que tengamos dados de alta en la empresa. Para activar esta posibilidad, pulsamos Menú principal / botón Mantenimiento / opción Opciones generales. En el apartado Otras opciones configurables, desplazamos el selector Verificación automática de dependientes. Al marcarlo, cuando verifiquemos un trabajo principal se verificarán automáticamente todos sus trabajos dependientes.
Evidentemente, y a pesar de tener activa esta configuración, vamos a poder también seguir verificando los trabajos dependientes de forma individual, en el caso en el que sea necesario.
Proceso de marcar como verificado un trabajo
Podemos validar la verificación de un trabajo desde 3 sitios distintos:
Desde Ficha del trabajo / opción marcar verificado de la parte inferior Cuando pulsamos esta opción, G3w nos ofrece la posibilidad de enviar un mail al cliente de facturación y/o al cliente de servicio para informarles que el trabajo ha sido verificado, de forma que ya tienen a su disposición, en el área de clientes, no sólo el albarán, sino también el certificado y el informe con detalle de equipos. Si recordamos, normalmente, al finalizar un trabajo el cliente sólo tiene a su disposición el albarán; y sólo cuando el trabajo se verifica, puede acceder al certificado y al informe de equipos. Si así lo deseamos, marcamos los selectores de los mails a los que queremos enviar el correo. Y a continuación, pulsamos la opción aceptar para validar la verificación, con o sin envío de mail.
Desde Menú principal / botón técnicos / botón trabajos cobrado efectivo (descrito en el Manual G3w y la gestión de usuarios del sistema) Como sabemos, nuestros técnicos, si así se lo permitimos, pueden hacer un trabajo, cobrarlo al contado y facturarlo. Con posterioridad, se pasarán por nuestra oficina para entregarnos el cobro. Nuestra oficina, desde esta opción de técnicos, accede a la ventana Listado de trabajos cobrados por los técnicos desde la que puede liquidar e incluso verificar y facturar dicho trabajo.El proceso se describe en el Manual G3w y la gestión de usuarios del sistema. De forma resumida, recordamos que en la ventana Listado de trabajos cobrados por los técnicos introducimos los filtros que nos van a permitir localizar el trabajo del técnico que queremos liquidar y verificar.
Pulsamos la opción mostrar y nos sale la relación de trabajos que cumplen esos criterios. Para cada trabajo el sistema nos informa de su identificación, del cliente de servicio, de la fecha, del técnico que lo ha realizado, del nº de factura (si ya se ha facturado), … En esta ventana tenemos la posibilidad de marcar el trabajo como verificado y/o liquidado desplazando los selectores correspondientes. Por cierto, en cuanto marcamos el selector de verificado, el sistema nos pregunta si queremos informar al cliente de facturación y al de servicio de que hemos procedido a verificar el trabajo. Si así lo deseamos, marcamos los selectores de los mails a los que queremos enviar el correo. Y a continuación, pulsamos la opción aceptar para validar la verificación, con o sin envío de mail.
Desde Menú principal / botón Facturación / botón verificación de trabajos Adelantamos que, desde esta opción, es posible verificar varios trabajos de forma simultánea, siendo de gran utilidad para muchas empresas. Se introducen los filtros de selección de los trabajos que queremos verificar. Los campos son:
Campo desplegable técnico. Introducimos el técnico cuyos trabajos queremos verificar.
Campo desplegable tipo de trabajo. Introducimos el tipo de trabajo que queremos verificar.
Selector incluye no facturables. Generalmente vamos a verificar los facturables. Sin embargo, en este caso podemos elegir también seleccionar trabajos entre los no facturables.
Campo fecha desde. Introducimos el rango de fechas de finalización.
Campo fecha hasta. Introducimos el rango de fechas de finalización. Tras introducir los criterios de búsqueda, pulsamos la opción en cajas (si queremos visualizar los trabajos que cumplen esos criterios en cajas) o la opción en listado (si queremos visualizar los trabajos en un listado).
Si los visualizamos en listado, accedemos a una ventana con la relación de los trabajos que cumplen los requisitos.Para cada uno de ellos obtenemos la siguiente información: información relativa al trabajo (nº, fecha de finalización, técnico, tipo de trabajo, cliente de facturación y de servicio), relación de los equipos del trabajo agrupados por tipología, relación de los equipos revisados en el trabajo agrupados por tipología, materiales utilizados en la tarea, incidencia de la tarea, comentario de la tarea (es lo que le hemos comentado al técnico que tiene que hacer: el post-it), comentario para el cliente (que aparece en el albarán) y comentario entre técnicos.A la derecha de todos estos campos, encontramos el campo correo (en el que podemos seleccionar los correos a los que queremos notificar que hemos procedido a verificar el trabajo) y el selector verificar.Desplazamos el selector verificar en todos aquellos trabajos que queremos verificar y pulsamos la opción continuar de la parte inferior de la pantalla para validar la verificación y el envío de mails.Por cierto, verificando un trabajo, la persona que lo está haciendo puede estimar necesario hacer una intervención adicional en el cliente. Desde esta misma ventana, el verificador puede informar a la persona responsable de presupuestos nuestra empresa que considera conveniente enviar un presupuesto a dicho cliente. Para ello no tiene más que desplazar el selector email a presupuestos. Recordemos que los técnicos también tienen esta posibilidad. El técnico, al finalizar un trabajo, pueden indicar que, a su juicio, ese trabajo requiere un presupuesto. G3w saca el icono cohete rojo para resaltar este tema; en paralelo, G3w envía un mail a nuestro responsable de presupuestos informándole que uno de nuestros técnicos en un trabajo concreto estima que se requiere un presupuesto y le adjunta las notas.
Si los visualizamos en cajas, accedemos a una pantalla con todas las cajas que cumplen los requisitos.Marcamos la casilla superior izquierda de aquel trabajo que queremos verificar. Pulsamos doble click en el número del trabajo para acceder a la ficha de la tarea. Pulsamos la opción marcar verificado de la parte inferior. Procedemos como el punto 1 de este apartado.
Proceso de marcar como NO verificado un trabajo
Una vez verificado el trabajo, podemos desmarcar como verificado (la caja vuelve a pasar de morada a amarillo). Puede ser necesario si, por ejemplo, nos damos cuenta que necesitamos generar un dependiente, pero no podemos generar un dependiente desde un trabajo verificado, porque se supone que está correcto; la solución es desmarcarlo como verificado.
Para desmarcarlo como verificado vamos a la Ficha del trabajo y pulsamos la opción eliminar verificado de la parte inferior.
La desverificación es un proceso individual. En este sentido, aunque tengamos seleccionado el selector Verificación automática de dependientes en Menú principal / botón Mantenimiento / opción Opciones generales / apartado Otras opciones configurables, la desverificación de un principal no conlleva la desverificación de sus consecuentes.