El proceso de inicio, realización y finalización del trabajo desde el panel de control es exactamente igual al descrito en el capítulo 2.4 del presente manual. El proceso de inicio, realización y finalización del trabajo desde el dispositivo móvil se describe íntegramente en el Manual G3w y la gestión de dispositivos móviles, si bien presentamos un breve resumen por las implicaciones que tiene.
Cada técnico tiene en su dispositivo móvil la caja del trabajo que le hemos asignado (uno tendrá la caja del principal y otro la caja del dependiente).
En el ejemplo anterior, el primer día del trabajo, los 2 técnicos ven en sus móviles la totalidad de los equipos del cliente (1.000 extintores).
Cada técnico inicia el trabajo de la misma forma, con independencia de si tiene asignado un trabajo principal o un trabajo dependiente. No hay riesgo de duplicar trabajos si el reparto se ha hecho con lógica (por plantas, por tipología de equipo…) y si cada técnico, tras la revisión, marca sobre el propio equipo la fecha de chequeo (procedimiento obligatorio por ley en muchos casos).
Al finalizar la jornada, los técnicos pueden haber terminado completamente su trabajo o no.
Si lo han terminado completamente, finalizan el trabajo en su dispositivo móvil.
Si no lo han terminado completamente, pueden optar por:
interrumpir el trabajo hasta el día siguiente.Al día siguiente, cuando el técnico vuelva al cliente, reanudará el trabajo y se le descargarán otra vez en su móvil la totalidad de los equipos (1.000 extintores): los que haya hecho él estarán en color verde y el resto en rojo (los no hecho o los hechos por su compañero). Este técnico proseguirá con el chequeo de los equipos de la zona asignada.
finalizar el trabajo y generar a continuación un trabajo dependiente.Al día siguiente, cuando el técnico vuelva al trabajo, iniciará el nuevo trabajo dependiente y en su móvil se le descargarán sólo los equipos pendientes de hacer equipos, omitiéndose los equipos ya realizados tanto por él como por su compañero. Este técnico proseguirá con el chequeo de los equipos de la zona asignada.
Aconsejamos finalizar y generar trabajos dependientes en lugar de interrumpir un trabajo por las numerosas e importantes ventajas que conlleva:
a nivel de oficina.
con los trabajos dependientes cada día de trabajo obtenemos un albarán o parte parcial que nos indica qué ha hecho un técnico en un día concreto. Se tiene un control exhaustivo de lo que un técnico hace al día.
con los trabajos interrumpidos cada día sabemos las horas que el técnico ha estado en las instalaciones del cliente, pero no lo que ha hecho concretamente en ese día, porque no obtenemos partes parciales. Podemos conocer el trabajo acumulado día tras día, pero no el trabajo de un día concreto; de hecho, si queremos saber con precisión qué ha hecho en un día concreto, tendríamos que “restar” mentalmente del trabajo acumulado a una fecha, el trabajo acumulado la víspera.
a nivel técnico.
con los trabajos dependientes, al técnico sólo se le descargan los equipos que tiene pendientes de hacer en el trabajo del cliente, siendo más cómodo el trabajo.
con los trabajos interrumpidos, al técnico se le descarga la totalidad de los equipos, estén o no chequeados. Esto ralentiza mucho el proceso, ya que es más difícil localizar un equipo, y satura el dispositivo móvil.
a nivel de seguridad.
con los trabajos dependientes, al haberse ido finalizando los trabajos previos, el inventario de los equipos se va actualizando con las intervenciones que ha hecho el técnico. No hay riesgo de perder el trabajo realizado hasta la fecha.
con los trabajos interrumpidos, el inventario de equipos no se actualiza con las actuaciones acometidas por el técnico durante el trabajo, porque el sistema no considera la interrupción como un estado final; por este motivo, no va grabando las actuaciones en el inventario de equipos, sino que se limita en subirlas al servidor. Esto conlleva un riesgo de perder el trabajo.Pero además, este hecho unido al de que cada día se le descargan al técnico la totalidad de sus equipos, puede conllevar un riesgo aún mayor. Imaginemos que al iniciar un trabajo al técnico no se le descargan todos los equipos (porque se satura la memoria, se pierde la comunicación…). Cuando el técnico vuelva a interrumpir el trabajo, el sistema grabará en el servidor la información con la foto de esta nueva interrupción; y la información de aquellos equipos que se habían chequeado en días anteriores pero que no se habían descargado al iniciar la jornada se “machacará” con la de esta nueva interrupción.
El único inconveniente asociado con los trabajos dependientes es que en la pantalla principal tenemos tantas cajas como trabajos dependientes hay, mientras que con los trabajos interrumpidos sólo hay una caja.
El proceso se repite hasta que llega un día en el que todos los trabajos dependientes se han finalizado. En este momento, en la caja del trabajo principal aparece el icono flor sin fondo (círculo naranja con flechas saliendo) que significa que todos sus trabajos dependientes se han terminado. En este caso, si el principal estuviera también terminado, ya podríamos facturar el trabajo.
En cuanto a la captura de la firma, es el último técnico en terminar el trabajo el que la captura (tanto lleve un trabajo principal como dependiente).
Y en cuanto al envío del albarán sucede lo mismo. En el caso en el que queramos enviar el albarán al cliente es el último técnico en finalizar el trabajo (sea principal o dependiente) el que lo envía. Los técnicos tienen en su móvil una opción que les permite enviar el albarán aun cuando tengan asignado un dependiente; la única condición es que todos los trabajos estén finalizados.