Antes de abordar los procesos relativos a las facturas de proveedores, es necesario comentar que hay dos tipos de facturas:
Facturas sin pedido a proveedor. Son facturas directas, que nos llegan sin que nosotros hayamos generado antes un pedido (facturas de servicios, de suministros… como la factura de la luz, gas…). Generalmente queremos registrarlas para simplemente tenerlas en el sistema o para hacer sus pagos correspondientes.
Facturas con pedido a proveedor.Son facturas que nos llegan y hacen referencia a uno o más pedidos que hayamos generado antes a un proveedor.
En relación a la gestión de facturas, empezamos comentando que desde Menú principal / botón proveedores / botón factura proveedores accedemos a la pantalla de Facturas de proveedores en cuya parte superior, incluye las opciones buscar y opción añadir, y en cuya parte inferior recoge un cuadro con las 100 últimas facturas dadas de alta en el sistema.
Para cada factura ofrece la siguiente información:
Número de la factura: el número de factura que nuestro proveedor ha puesto en la factura
fecha de emisión: la fecha e la que el proveedor nos ha emitido la factura
Proveedor: código y razón social del proveedor que nos ha emitido la factura
Imponible: base imponible de la factura
Retención: % de retención de la factura
IVA (IGIC): IVA o IGIC de la factura
Importe de la factura
Subcuentade la factura
Pagada
Este cuadro incluye además una serie de iconos con los que podemos realizar determinadas operaciones con las facturas:
icono flecha hacia abajodesde el que podemos desplegar:
En facturas sin pedido a proveedor: La tablalíneas de la factura con la “descripción”, “cantidad”, “importe unitario”, “descuento”, “base imponible”, “IVA (IGIC)” e “importe total” de cada una de las líneas de factura de dicha factura. Desde esta tabla visualizamos las líneas de factura (capítulo 3.4 del presente manual), añadir líneas de factura mediante el icono mas (capítulo 3.1), eliminar líneas de factura mediante el icono flecha saliendo de caja (capítulo 3.6.2) y gestionar vencimientos (capítulo 4). La tabla líneas de vencimiento que incluye los vencimientos de pago que el sistema genera automáticamente tras añadir las líneas de la factura y atendiendo a las condiciones de la factura. Los vencimientos del cuadro se van actualizando conforme se añaden más líneas de factura a la factura. Incluye la información de “número de vencimiento”, “importe”, “fecha de vencimiento”, “estado” (pagado…), “forma de pago”, “fecha de pago” e icono lupa desde el que se puede acceder directamente a la gestión de vencimientos para darlos como pagados (capítulo 4).
En facturas con pedido a proveedor: La tabla pedidos en la facturacon el “número”, “importe”, “fecha”, “comentario”, “estado” (trámite…), “recepción”, icono + e icono flecha saliendo de caja. Desde esta tabla visualizamos los pedidos (capítulo 3.4 del presente manual), añadir pedidos a la factura mediante el icono mas (capítulo 3.1), eliminar pedidos de la factura mediante el icono flecha saliendo de caja (capítulo 3.6.3) y gestionar vencimientos (capítulo 4). La tabla líneas de vencimiento que incluye los vencimientos de pago que el sistema genera automáticamente tras añadir los pedidos y atendiendo a las condiciones de la factura. Los vencimientos del cuadro se van actualizando conforme se añaden más pedidos. Incluye la información de “número de vencimiento”, “importe”, “fecha de vencimiento”, “estado” (pagado…), “forma de pago”, “fecha de pago” e icono lupa desde el que se puede acceder directamente a la gestión de vencimientos para darlos como pagados (capítulo 4).
Icono papel con lápiz desde el que podemos editar la factura, fundamentalmente, para modificar sus datos generales (mediante el botón actualizar) o para eliminar la factura (mediante el botón eliminar), tal y como se describe en el capítulo 3.5.1 (modificar datos) y capítulo 3.6.1 (eliminar factura) del presente manual.
Icono 2 papeles desde el que podemos duplicar una factura a proveedor existentes, tal y como se describe en el capítulo 3.2 del presente manual.
Icono papel con docdesde el que podemos ir añadiendo documentos a la factura (por ejemplo, la propia factura escaneada, un email enviado por el proveedor en relación a las condiciones de dicha factura…) tal y como se describe en el capítulo 3.7 del presente manual.
Icono excel de la cabecera del cuadro desde el que podemos obtener un listado con todas las facturas visualizadas en pantalla. Para cada una de ellas, obtenemos, además de la información mostrada en pantalla, otros datos de interés como la empresa que emite el pedido al proveedor (en el caso de multiempresas, el CIF y dirección del proveedor, la subcuenta de compras y el comentario introducido al generar la factura proveedor).