En ocasiones, nuestro técnico durante la realización de un trabajo puede precisar material para finalizar el trabajo. Si no dispone de dicho material, el trabajo queda “pendiente de material. El técnico debe de solicitar dicho material faltante desde su móvil y queda a la espera del material.
Vamos a ver cómo podemos hacer la gestión de materiales en espera.
Vamos a empezar recordando cómo es el proceso de los trabajos con materiales en espera para luego describir, de forma más detallada, cómo se gestiona el material faltante desde nuestra oficina.
Proceso de los trabajos con materiales en espera
Como acabamos de decir, hay ocasiones en las que un técnico puede precisar material para finalizar el trabajo. Si no dispone de dicho material, el trabajo queda “pendiente de material y el técnico debe de solicitarlo desde su móvil (desde el icono cuadrados ). El técnico da por finalizado el trabajo y queda a la espera del material.
En ese momento, el sistema genera automáticamente un trabajo dependiente del que el técnico acaba de finalizar para que cuando llegue el material se pueda cerrar el trabajo al que había acudido inicialmente.
En paralelo, nuestra oficina es informada del material faltante de forma automática e inmediata. De hecho, en la parte inferior de la Caja del trabajo aparece el icono pincho rojo que indica que no se puede finalizar el trabajo por falta material; si nos posicionamos sobre dicho icono nos sale un mensaje “en espera de material; y si hacemos un doble click sobre el icono accedemos a la ventana gestión de materiales en espera que nos indica el material que nuestro técnico necesita.
Se prepara el material faltante:
Puede prepararlo el responsable de almacén. En la Ficha del trabajoindica que ya está preparado. Lo indica pinchando el icono pincho rojo. En este momento, el sistema envía de forma automática un correo electrónico al técnico informándole que ya está listo el material. De cualquier forma, el técnico puede ir consultando los trabajos “pendientes de material” que ya tienen “el material preparado” en su dispositivo móvil (en el campo PEDIDO de la pantalla preselección de trabajos eligiendo la respuesta pedido preparado, tal y como se explica en el Manual G3w y los dispositivos móviles).
Puede prepararlo el responsable de taller. En la aplicación del móvil indica que ya está preparado. Lo indica marcando el campo el material pedido está preparadodel botón mover del trabajo de la pantalla trabajos preseleccionados, tal y como se explica en el Manual G3w y los dispositivos móviles.
Cuando el material está ya preparado, el icono cambia de color, viéndose el icono pincho verde . El técnico puede pasar a recogerlo para así finalizar el trabajo pendiente. Ejecuta el trabajo tal y como se describe en el Manual G3w y los dispositivos móviles.
Cómo se gestiona el material faltante desde la oficina
La gestión del material faltante se hace desde Menú principal / botón almacén / botón materiales en espera.
Accedemos a la Ventana listado de trabajos con materiales en espera en la que introducimos los criterios oportunos para filtrar lo que queremos ver:
Selector trabajos con materiales requeridos en espera. Si lo seleccionamos veremos todos los trabajos que tienen material faltante. Está marcado por defecto ya que es la opción más común (ver lo que no está preparado).
Selector trabajos con materiales requeridos disponibles. Si lo seleccionamos nos muestra los trabajos que tienen ya todo su material faltante preparado.
Campo fecha fin desde. Si lo seleccionamos, fijamos un rango de consulta, marcando como fecha inicio una en la que los técnicos han pedido material.
Campo fecha fin hasta. En este caso, marcamos como fecha final una en la que los técnicos han pedido material.
Pulsamos la opción mostrar para ver todos aquellos trabajos que cumplen los filtros introducidos. Aparece un cuadro gris con la información de dichos trabajos.
Para cada trabajo, este cuadro nos ofrece la siguiente información y posibilidades:
Trabajo para el que se ha solicitado el material faltante, informando del tipo de trabajo (P de periódico, A de aviso) y del nº de trabajo (que es clicable para acceder a la Ficha de la tarea)
Cliente de servicio con su código (que es clicable para acceder a la Ficha del cliente) y su nombre
Fecha de finalización del trabajo, que nos indica la urgencia para preparar el material faltante
Técnico que ha solicitado el material faltante
Icono pincho rojo(siempre aparece) que nos permite indicar cuándo el material faltante ya está disponible. Si pinchamos sobre dicho icono accedemos a la ventana gestión de materiales en espera con la relación del material faltante para ese trabajo. Para cada material se indica su código de material, su descripción y las unidades solicitadas. Cuando están disponibles se desplaza el selector disponible. Es posible además añadir algún comentario para cada material. El usuario de oficina puede además borrar algún material si considera que no es necesario para la realización del trabajo pulsando el icono papelera situado a la derecha de cada material. Conforme vamos indicando los materiales que van estando disponibles pulsamos la opción actualizar para conservar la información. Cuando todos los materiales de un trabajo estén ya disponibles, pulsamos la opción actualizar. El sistema nos saca el mail del técnico y un mensaje en el que nos pregunta “¿desea enviar un email al técnico indicando que todos los materiales están disponibles?”. Pulsamos la opción enviar para informar al técnico, la opción omitir para actualizar el cambio sin enviar el mail y la opción cancelar para abortar el proceso. Tras validarlo, el icono pincho rojo se sustituye por el icono pincho verde (que indica que ese trabajo tiene ya todo el material preparado).
Icono rombo amarillo con llave inglesa y destornillador (opcional). Aparece cuando el técnico ha retirado material del cliente, lo que implica que hay que continuar el trabajo en taller (por ejemplo, retimbrados, recargas…). Imaginemos que el técnico, durante la realización del trabajo, no sólo ha solicitado material para completar el trabajo, sino que además ha retirado equipos para su envío a taller. Esta información es importante si queremos optimizar el desplazamiento a las instalaciones del cliente: nos interesa que el técnico acuda una única vez al cliente con el material faltante (para completar el trabajo) y con los equipos ya manipulados en taller (para devolverlos). Gracias a este icono somos conscientes que hay que preparar el material faltante para la misma fecha en la que el técnico acuda al almacén a recoger los equipos que tiene que devolver al cliente. Como sabemos, cuando el técnico solicita material faltante, el sistema genera un trabajo dependiente para que, cuando el material esté disponible, el técnico acuda al cliente a terminar el trabajo inicial. Por otro lado, cuando el técnico retira equipos para ser manipulados en taller (recarga, retimbrado…), el sistema genera automáticamente untrabajo dependiente correctivo de tipo taller para el usuario de taller. Y una vez que el técnico de taller ha terminado la manipulación de estos equipos, el sistema genera un trabajo consecuente de tipo entrega. En el caso en el que se junten estas 2 situaciones (solicitud de material faltante y retirada de equipos para su envío a taller), y con el objeto de optimizar el desplazamiento final al cliente, el sistema no genera el trabajo dependiente para finalizar el trabajo cuando el material faltante está preparado; el sistema sólo genera el trabajo dependiente correctivo de tipo taller que se traducirá en un trabajo consecuente de tipo entrega cuando los equipos estén manipulados. Y será con este trabajo consecuente de entrega con el que el técnico devuelva al cliente los equipos y finalice el trabajo que tenía el material pendiente. Es decir, sin retirada de equipos a taller, el sistema lanzaría un trabajo dependiente para terminar el trabajo una vez estuviera disponible el material faltante; pero con retirada de equipos a taller, el sistema no genera este trabajo dependiente. Así evitamos que el técnico pueda acudir 2 veces al cliente.
Iconoárbol sobre sin fondo (opcional aunque aparece en un 99% de las veces).
Recordemos que cuando a un técnico le falta material para terminar un trabajo, solicita el material y finaliza el trabajo. El sistema genera automáticamente un trabajo dependiente para que, cuando esté preparado el material preparado, el técnico pueda terminar el trabajo inicial. Si hacemos doble click sobre el icono accedemos a la ventana estructura jerárquica de los trabajos.